Garante per la protezione
    dei dati personali


Le attestazioni di stato civile nondevono riportare annotazioni sulle adozioni

PROVVEDIMENTO DEL 8 NOVEMBRE 2012

Registro dei provvedimenti
n. 329 dell'8 novembre 2012

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI

NELLAriunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, delladott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna BianchiClerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. GiuseppeBusia, segretario generale;

VISTOil Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n.196, di seguito "Codice");

VISTAla nota con cui il Difensore civico della Provincia di Arezzo (prot. n. 185/FBdel 23 luglio 2012 e prot. n. 374/FB del 14 novembre 2011), nel prospettare"il blocco del trattamento ove lo stesso risultasse illecito", hachiesto chiarimenti in ordine:

-    allalegittimità della condotta tenuta dal Comune di Firenze, che nel 2005 avrebberilasciato "copia integrale dell'atto di nascita  Š con l'annotazionedell'adozione" riguardante il sig. XY ad un legale il quale, privo didelega, ne aveva fatto "apparente richiesta motivata dalla necessità diavviare una "causa civile per motivi successori"" per contodella sig.ra HJ e della sig.ra KW;

-    all'applicabilitàal caso di specie della vigente disciplina sul diritto del minore a unafamiglia in quanto "il sig. XY è stato adottato nel 1957, in base ad unregime, quello dell'adozione ordinaria, allora regolato dall'art. 291 c.c. e inteoria diverso rispetto a quello dettato dalla legge 184/1983";

VISTAla nota con cui il Difensore civico della Toscana (prot. n. 2303/12.VII.6 n. 2del 2 maggio 2012), nel sottoporre la medesima questione sopra rappresentata aquesta Autorità, ha precisato che il Comune di Firenze ha rilasciato ilsuddetto atto nell'anno 2005 "nella piena vigenza della L. 184/1983"e che, pertanto, nel caso in esame non ha alcuna rilevanza "la circostanzache l'adozione de qua sia stata pronunciata nel 1957";

VISTAla nota dell'Ufficio con la quale è stato chiesto al Comune di Firenze difornire ogni informazione utile alla valutazione del caso, avuto riguardo aglispecifici limiti introdotti dalla normativa di settore in materia di adozione (prot.n. 21590/46939 del 24 agosto 2012);

VISTAla nota con la quale il Direttore dei Servizi Demografici presso il Comune diFirenze (prot. n. 0121483 del 20 settembre 2012), nel fornire riscontro, harappresentato che, "Il fatto risale al 2005 ... tutta la documentazioneufficiale è stata a suo tempo trasmessa alla Procura della Repubblica diFirenze dove pende a detta del responsabile della P.O. Stato civile dell'epoca,dott. Danilo Lombardi, un procedimento nei suoi confronti per violazione dellariservatezza dei dati e/o del segreto d'ufficio, nonché una causa civile inmerito Š Sostanzialmente fu considerato prevalente l'art. 177 del D.Lgs.196/03, visto che le richiedenti nipoti di KK non avevano altro modo di farvalere i propri diritti di eredi, essendo a conoscenza che XY era figlioadottivo di JJi ma non della moglie di questo, KK Š attualmente i dati del XYsono trattati secondo normativa e non vi è pericolo di ulteriori contenziosi inmerito";

VISTA,altresì, la nota con la quale il responsabile pro tempore della posizioneorganizzativa Stato civile presso il Comune di Firenze (prot. n. 0119316 del 17settembre 2012) -nel riferire al suddetto Direttore dei Servizi Demografici -ha precisato, a sua volta, che "L'art. 177 del DLgs. 196 dispone che "ilrilascio degli atti dello stato civile di cui all'art. 107 del decreto delPresidente della Repubblica 3 Novembre 2000, n. 396 (fra i quali si annoveranogli estratti degli atti di nascita-copia integrale) è consentito solo Š sumotivata istanza comprovante l'interesse personale e concreto del richiedente afini di tutela di una situazione giuridicamente rilevante ... il legalegiustificava tale richiesta con la motivazione "necessaria di avviare unacausa successoria". Tale motivazione è stata ritenuta dall'Ufficioperfettamente in linea con la previsione normativa in quanto "comprovantel'interesse personale e concreto del richiedente a fini di tutela di unasituazione giuridicamente rilevante"";

RITENUTOcondivisibile l'orientamento espresso dal Difensore civico della Toscana nellacitata nota del 2012 in base al quale il trattamento in questione, segnatamentel'operazione di comunicazione a terzi dei dati relativi all'adozione del sig.XY tramite il rilascio dell'estratto dell'atto di nascita per copia integrale,effettuato dal Comune di Firenze nell'anno 2005, deve essere valutato alla lucedelle specifiche disposizioni di settore vigenti in tale periodo in materia distato civile (d.P.R. 3 novembre 2000, n. 396) e di adozione (legge 4 maggio1983, n. 184), nonostante il provvedimento giudiziario con cui è statapronunciata l'adozione dell'interessato sia stato pronunciato nell'anno 1957 incostanza di un diverso quadro normativo;

VISTOche il trattamento dei dati personali deve essere effettuato nel rispetto deidiritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell'interessato,con particolare riferimento alla riservatezza, all'identità personale e aldiritto alla protezione dei dati personali (art. 2, comma 1, Codice);

CONSIDERATOche la questione in esame concerne il rilascio da parte di un comune diun'attestazione dello stato civile riferita ad un adottato a soggetti privatidiversi dall'interessato e che tale flusso di dati personali configura, aisensi del Codice, una comunicazione da parte di un soggetto pubblico a soggettiprivati, operazione ammessa unicamente quando è prevista da una norma di leggeo di regolamento (art. 19, comma 3, Codice);

CONSIDERATO,in particolare, che il Comune di Firenze ha rilasciato nel 2005 l'estrattodell'atto di nascita per copia integrale riguardante il sig. XY, recantel'annotazione riguardante il provvedimento giudiziario che pronuncial'adozione, al legale della sig.ra HJ e della sig.ra KW;

VISTOche gli estratti degli atti dello stato civile rilasciati per riassuntoriportano "le indicazioni contenute nell'atto stesso e nelle relativeannotazioni. Se nell'atto sono state fatte annotazioni o apportaterettificazioni o correzioni che modificano o integrano il testo dell'atto,l'estratto è formato avuto riguardo alle annotazioni e alle rettificazioni ocorrezioni tralasciando qualsiasi riferimento a quelle parti dell'attomodificate o integrate in base alle annotazioni o rettificazioni o correzionimedesime" (art. 106 d.P.R. n. 396/2000 citato);

VISTOche "gli estratti degli atti dello stato civile possono essere rilasciatidall'ufficiale dello stato civile per copia integrale soltanto quando ne èfatta espressa richiesta da chi vi ha interesse e il rilascio non è vietatodalla legge" e che i medesimi devono contenere "le singoleannotazioni che si trovano sull'atto originale" (art. 107, commi 1 e 2,lett. b), d.P.R. n. 396/2000 citato);

VISTO,inoltre, che il rilascio degli estratti degli atti dello stato civile per copiaintegrale "è consentito solo ai soggetti cui l'atto si riferisce, oppuresu motivata istanza comprovante l'interesse personale e concreto delrichiedente a fini di tutela di una situazione giuridicamente rilevante, ovverodecorsi settanta anni dalla formazione dell'atto" (art. 177, comma 3, delCodice);

VISTOche sono fatte salve "le disposizioni di legge e di regolamento chestabiliscono divieti o limiti più restrittivi in materia di trattamento ditaluni dati personali" (art. 184, comma 3, Codice);

VISTOche "qualunque attestazione di stato civile riferita all'adottato deveessere rilasciata con la sola indicazione del nuovo cognome e con l'esclusionedi qualsiasi riferimento alla paternità e alla maternità del minore edell'annotazione" riguardante la sentenza definitiva che pronuncia l'adozione(artt. 26, comma 4, e 28, comma 2, legge n. 184/1983 citata);

VISTOche "l'ufficiale di stato civile, l'ufficiale di anagrafe Š autorità opubblico ufficio debbono rifiutarsi di fornire notizie, informazioni,certificazioni, estratti o copie dai quali possa comunque risultare il rapportodi adozione, salvo autorizzazione espressa dell'autorità giudiziaria"(art. 28, comma 3, legge n. 184/1983 citata);

VISTO,inoltre, che:

-    "chiunqueessendone a conoscenza in ragione del proprio ufficio fornisce qualsiasinotizia atta a rintracciare un minore nei cui confronti sia stata pronunciataadozione o rivela in qualsiasi modo notizie circa lo stato di figlio legittimoper adozione è punito con la reclusione fino a sei mesi o con la multa da euro103 a euro 1.032" (art. 73, comma 1, legge n. 184/1983 citata);

-    "seil fatto è commesso da un pubblico ufficiale o da un incaricato di pubblicoservizio, si applica la pena della reclusione da sei mesi a tre anni"(art. 73, comma 2, legge n. 184/1983 citata);

TENUTOCONTO che il Ministero dell'interno ha fornito taluni chiarimentiinterpretativi in ordine alla materia dello stato civile e dell'adozioneevidenziando che "per quanto riguarda la materia delle adozioni, l'art. 73della legge 4 maggio 1983, n. 184 prevede sanzioni penali a carico di"chiunque essendone a conoscenza in ragione del proprio ufficio forniscequalsiasi notizia atta a rintracciare un minore nei cui confronti sia statapronunciata adozione o rivela in qualsiasi modo notizie circa lo stato difiglio legittimo per adozione". Tale disposizione rafforza quantostabilito all'art. 28, commi 2 e 3, della medesima legge, come modificata dallalegge 28.3.2001, n. 149 che vieta anche all'ufficiale di stato civile difornire notizie, informazioni, certificazioni, estratti o copie dai quali possacomunque risultare il rapporto di adozione, salvo autorizzazione espressadell'autorità giudiziaria. Non è necessaria l'autorizzazione qualora larichiesta provenga da altro ufficiale di stato civile, per verificare sesussistano impedimenti matrimoniali" (v. par. 3.1.2., "Il Regolamentodello Stato Civile: guida all'applicazione - Massimario per l'ufficiale distato civile", Ministero dell'interno, edizione 2011);

CONSIDERATOche, sulla base delle disposizioni suesposte, il rilascio da parte del Comunedi Firenze al legale della sig.ra HJ e della sig.ra KW dell'estratto dell'attodi nascita per copia integrale relativo al sig. XY, recante l'annotazione delprovvedimento di adozione che lo riguarda, configura una comunicazione dei datipersonali illecita in quanto non conforme alle citate norme di settore vigenti(artt. 11, comma 1, lett. a), e 19, comma 3, Codice; legge n. 184/1983 citata);

CONSIDERATOaltresì che, alla luce delle medesime disposizioni sopra richiamate, i datipersonali relativi al provvedimento di adozione riguardante il sig. XYcontenuti nell'estratto dell'atto di nascita rilasciato per copia integrale,acquisiti in conseguenza della predetta comunicazione illecita effettuata dalComune di Firenze dalla sig.ra HJ e dalla sig.ra KW per il tramite del lorolegale, non possono essere utilizzati (art. 11, comma 2, Codice);

VISTOche il Garante ha il compito di prescrivere, anche d'ufficio, le misurenecessarie o opportune al fine di rendere il trattamento conforme alledisposizioni vigenti (artt. 143, comma 1, lett. b), e 154, comma 1, lett. c),Codice);

RILEVATAla necessità di prescrivere al Comune di Firenze, ai sensi dei citati artt.143, comma 1, lett. b), e 154, comma 1, lett. c), del Codice, di fornire alpersonale di stato civile istruzioni affinché qualunque attestazione di statocivile riferita all'adottato sia rilasciata con la sola indicazione del nuovocognome e con l'esclusione di qualsiasi riferimento alla paternità e allamaternità del minore e dell'annotazione riguardante la sentenza definitiva chepronuncia l'adozione, salvo autorizzazione espressa dell'autorità giudiziaria(artt. 26, comma 4, e 28, commi 2 e 3, legge 4 maggio 1983, n. 184);

VISTO,inoltre, che il Garante ha il compito di vietare anche d'ufficio il trattamentoillecito o non corretto dei dati o disporne il blocco, nonché di adottare,altresì, gli altri provvedimenti previsti dalla disciplina applicabile altrattamento di dati personali (artt. 143, comma 1, lett. c), e 154, comma 1,lett. d), Codice);

RILEVATAla necessità di vietare alla sig.ra HJ e alla sig.ra KW, ai sensi dei citatiartt. 143, comma 1, lett. c), e 154, comma 1, lett. d), del Codice, l'ulterioreutilizzo dei dati personali riguardanti il sig. XY contenuti nell'estrattodell'atto di nascita rilasciato per copia integrale dal Comune di Firenze –nellaparte in cui reca l'annotazione del provvedimento giudiziario di adozione- inragione dell'inutilizzabilità dei dati personali sopradescritti derivantedall'illecita comunicazione da parte del predetto Comune accertata nel presenteprovvedimento (art. 11, comma 2, del Codice);

VISTOche la validità, l'efficacia e l'utilizzabilità di atti, documenti eprovvedimenti nell'eventuale procedimento giudiziario basati sul trattamento didati personali non conforme a disposizioni di legge o di regolamento restanodisciplinate dalle pertinenti disposizioni processuali nella materia civile epenale (art. 160, comma 6, del Codice);

VISTO,altresì, che resta impregiudicata la facoltà per gli interessati di far valerei propri diritti in sede civile, ove ne ricorrano i presupposti, in relazionealla condotta illecita accertata con specifico riguardo agli eventuali profilidi danno (art. 15 del Codice);

VISTOche, salvo che il fatto costituisca più grave reato, chiunque, al fine ditrarne per sé o per altri profitto o di recare ad altri un danno, procede altrattamento di dati personali in violazione di quanto disposto, tra gli altri,dall'art. 19 del Codice, è punito, se dal fatto deriva nocumento, con lareclusione da sei a diciotto mesi o, se il fatto consiste nella comunicazione odiffusione, con la reclusione da sei a ventiquattro mesi (art. 167, comma 1,Codice);

VISTOche il Garante è tenuto a denunciare i fatti configurabili come reatiperseguibili d'ufficio, dei quali viene a conoscenza nell'esercizio o a causadelle funzioni (art. 154, comma 1, lett. i), del Codice);

RILEVATAquindi la necessità di trasmettere gli atti e copia del presente provvedimentoall'autorità giudiziaria per le valutazioni di competenza in ordine agliilleciti penali che riterrà eventualmente configurabili in relazione allafattispecie di cui all'art. 167, comma 1, del Codice, nonché per la violazionedell'art. 73, commi 1 e 2, della legge n. 184/1983 citata;

TENUTOCONTO che, ai sensi dell'art. 170 del Codice, chiunque essendovi tenuto nonosserva il presente provvedimento è punito con la reclusione da tre mesi e dueanni e che ai sensi dell'art. 162, comma 2-ter del Codice, in caso diinosservanza del medesimo provvedimento, è altresì applicata in sedeamministrativa, in ogni caso, la sanzione del pagamento di una somma datrentamila a centottantamila euro;

VISTAla documentazione in atti;

VISTE le osservazioni dell'Ufficio, formulate dalsegretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000del 28 giugno 2000;

Relatoreil dott. Antonello Soro;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ritenutoillecito il trattamento dei dati effettuato dal Comune di Firenze –che harilasciato nel 2005 l'estratto dell'atto di nascita per copia integraleriguardante il sig. XY, recante l'annotazione riguardante il provvedimentogiudiziario che pronuncia l'adozione, al legale della sig.ra HJ e della sig.raKW- nei termini indicati in premessa:

1)prescrive, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), e 154, comma 1, lett.c), del Codice, al Comune di Firenze di fornire al personale di stato civileistruzioni affinché qualunque attestazione di stato civile riferitaall'adottato sia rilasciata con la sola indicazione del nuovo cognome e conl'esclusione di qualsiasi riferimento alla paternità e alla maternità delminore e dell'annotazione riguardante la sentenza definitiva che pronuncial'adozione, salvo autorizzazione espressa dell'autorità giudiziaria;

2)vieta, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. c), e 154, comma 1, lett. d),del Codice, alla sig.ra HJ e alla sig.ra KW l'ulteriore utilizzo dei datipersonali riguardanti il sig. XY contenuti nell'estratto dell'atto di nascitarilasciato per copia integrale dal Comune di Firenze -nella parte in cui recal'annotazione del provvedimento giudiziario di adozione- in ragione dell'inutilizzabilitàdei dati personali sopradescritti derivante dall'illecita comunicazione daparte del predetto Comune accertata nel presente provvedimento (art. 11, comma2, del Codice).

Disponela trasmissione degli atti e di copia del presente provvedimento all'autoritàgiudiziaria per le valutazioni di competenza in ordine agli illeciti penali cheriterrà eventualmente configurabili in relazione alla fattispecie di cuiall'art. 167, comma 1, del Codice, nonché per la violazione dell'art. 73, commi1 e 2, della legge 4 maggio 1983, n. 184.

Aisensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011 avverso il presenteprovvedimento può essere proposta opposizione all'autorità giudiziariaordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha laresidenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trentagiorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessantagiorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 8 novembre 2012

Il presidente
Soro

Il relatore
Soro

Il segretario generale
Busia