Garante per la protezione
    dei dati personali


Trattamento di datipersonali mediante sistemi di localizzazione

PROVVEDIMENTO DEL 1AGOSTO 2012

Registro dei provvedimenti
n. 134 del 1°agosto 2012

IL GARANTE PER LAPROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro,presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, e della dott.ssaGiovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e deldott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezionedei dati personali);

VISTA la segnalazione con la quale XY e KW, guardie giurate dipendentidi Vigilanza Giurata s.r.l., lamentano l'illiceità del trattamento di datipersonali a sé riferiti effettuato mediante il sistema di localizzazione deiveicoli aziendali in essere presso la menzionata società;

ESAMINATA la documentazione acquisita agli atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensidell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1. Trattamento di dati personali mediantesistemi di localizzazione
XY e KW, guardie giuratedipendenti di Vigilanza Giurata s.r.l., hanno segnalato presunti profili diviolazione della disciplina di protezione dei dati personali in relazioneall'avvenuta installazione, a bordo di alcuni autoveicoli in dotazione allasocietà, di un sistema di localizzazione.

In particolare i segnalanti, lamentando la mancata richiesta da partedella società di verifica preliminare ai sensi dell'art. 17 del Codice el'inidoneità dell'informativa dalla medesima fornita, hanno rappresentato che,in relazione al sistema installato, la società avrebbe messo a parte idipendenti mediante l'affissione nella bacheca aziendale di una comunicazionedi servizio (avvenuta il 20 febbraio 2010) nella quale si specificava di averinstallato "su tutte le autovetture di servizio il localizzatoresatellitare al fine di offrire a tutti maggiore sicurezza e di poter esseresempre in grado di rilevare, in caso di incidente stradale e in caso di furto,l'esatta ubicazione degli automezzi di servizio". Di tale comunicazionenon sarebbe stato messo a parte KW.

Quale ulteriore profilo di illiceità nel trattamento veniva segnalatal'inosservanza dell'art. 4, l. 20 maggio 1970, n. 300, sull'assunto che idispositivi installati consentirebbero un controllo a distanza dell'attivitàdei lavoratori.

2. Le osservazioni della società e gliaccertamenti effettuati

2.1. Con nota del 18 maggio 2011 (inviata anche ai segnalanti, pereventuali controdeduzioni, che non risultano essere pervenute all'Autorità), ilrappresentante della società, in relazione alla vicenda oggetto disegnalazione, ha dichiarato che:

a. il sistema di rilevazione della posizione geografica si basasu "una semplice scheda M2M (machine to machine)" che "nonpermette nessun tipo di trasferimento dati video o audio ma solo un sempliceinput, rilevato dalla centrale operativa, che accende una spia luminosa su diuna carta geografica indicando l'esatto posizionamento del veicolo";

b. esclusivamente il presidente della società, mediante appositecredenziali, è in grado di attivare il sistema di localizzazione "solonell'eventualità in cui [dovesse essere perso] il contatto con una pattugliaper oltre trenta minuti";

c. "gli operatori della centrale operativa sonocostantemente in contatto radio/telefonico con le guardie" ed allertano incaso di necessità il presidente della società affinché proceda allalocalizzazione della pattuglia;

d. il dispositivo, al tempo non utilizzato, "non hacarattere continuativo [e] non ha alcun tipo di memoria";

e. "i dipendenti residenti a Corato hanno avuto lacomunicazione dell'installazione affissa in bacheca per due mesi; i dipendentiresidenti ad Andria hanno avuto la comunicazione brevi manu e hanno firmato perpresa visione";

f. il trattamento è stato notificato al Garante, come peraltrorisulta dal registro dei trattamenti, in data 16 agosto 2010.

2.2. Le circostanze appena riferite sono state confermate dagliaccertamenti in loco effettuati il 28 marzo 2012 tramite la Guardia di Finanza,dai quali è risultato che:

g. "il sistema non consente la visualizzazione in temporeale degli spostamenti dei veicoli dotati di rilevatore. L'unica informazioneche si evince dall'interrogazione al sistema sono le coordinate geografiche delpunto esatto in cui è ubicata l'autovettura nel preciso momento in cui vieneeffettuata la comunicazione ovvero il collegamento";

h. l'informativa ai dipendenti (il cui contenuto corrisponde aquello riferito nella segnalazione) ha formato oggetto di affissione inbacheca; di essa risulta aver preso visione XY (avendo sottoscritto il testoaffisso dalla società), mentre KW non ne avrebbe preso conoscenza perché"non frequenta la sede legale della società non prendendo pertanto visionedelle comunicazioni affisse nella bacheca societaria".

3. Profili di illiceità del trattamento

3.1. La segnalazione ha ad oggetto il trattamento di dati personalieffettuato per il tramite di sistemi di localizzazione basati su "unasemplice scheda M2M (machine to machine)", installata a bordo diautoveicoli aziendali.

La società, attraverso il sistema di cui si è dotata – checonsente la localizzazione di veicoli di servizio in caso di necessità –tratta dati personali dei dipendenti (segnatamente la loro possibileposizione), essendo le informazioni relative alla posizione del veicoloassociabili ad altri dati (nel caso di specie, quelli relativi al conducentecui il mezzo risulta assegnato o ai componenti della pattuglia con la quale ilpersonale della sala operativa è in contatto), sì da rendere riconducibile lafattispecie concreta all'art. 4, comma 1, lett. b), del Codice.

3.2. Con riferimento ai profili lamentati nella segnalazione, dallerisultanze istruttorie emerge che la società non ha preventivamente fornitoun'idonea informativa agli interessati ai sensi dell'art. 13 in ordine altrattamento, essendosi limitata a rendere note, in modo approssimativo, lefinalità del trattamento e, indirettamente, il titolare dello stesso mediantele menzionate comunicazioni di servizio. Nessun riferimento è in queste ultimecontenuto in relazione ad altri elementi che, in base al menzionato art. 13 delCodice, devono esse comunicati, con particolare riferimento a quelli indicatialle lett. d) ed e).

Peraltro, in base al principio di correttezza del trattamento (art.11, comma 1, lett. a), del Codice), l'informazione fornita ai dipendentidovrebbe essere in grado di mettere in condizione gli interessati dicomprendere compiutamente le "modalità" e le circostanze rilevantidel trattamento che li riguarda, con una più chiara descrizione delfunzionamento del sistema installato, dei casi nei quali lo stesso può essereattivato e dei soggetti che possono venire a conoscenza dei dati. A tal fine,il titolare del trattamento, dovrebbe pertanto provvedere alla formalizzazioneed alla comunicazione agli interessati di un apposito protocollo nel qualesiano specificati i casi e le procedure di attivazione di tale meccanismo.

Inoltre, in ragione delle modalità comunicative utilizzate, non èstata offerta la prova che tutti i dipendenti siano stati adeguatamenteinformati, risultando al contrario confermato che non sono state adottateopportune misure affinché uno dei segnalanti (che si è dichiarato nonfrequentare abitualmente la sede della società) venisse compiutamente informatocirca il trattamento che la società ha inteso intraprendere.

Al riguardo,  va pertanto prescritto alla società di fornire aipropri dipendenti una completa informativa circa il trattamento in esame, primadell'inizio del trattamento, riservandosi, questa Autorità, ogni valutazione inordine all'eventuale applicazione della sanzione di cui all'art. 161 delCodice. Tenuto inoltre conto delle prescrizioni formulate dal Garante al punto4 del Provv. 4 ottobre 2011, n. 370, deve prescriversi alla società dicollocare all'interno dei veicoli vetrofanie recanti la dizione "VEICOLOSOTTOPOSTO A LOCALIZZAZIONE" o comunque un avviso ben visibile che segnalila possibilità di geolocalizzare il veicolo, anche avvalendosi del modelloriportato in fac-simile nell'allegato 1 del menzionato provvedimento.

3.3. Deve altresì rilevarsi che il  trattamento in esame persegue finalità di sicurezza sul lavoro dei dipendenti, essendo lo stesso utilizzato –in base alle dichiarazioni rese, della cui veridicità si può essere chiamati arispondere ai sensi dell'art. 168 del Codice – in caso di perdita delcontatto con la pattuglia per un predeterminato intervallo temporale, nonché alfine individuare la posizione del veicolo nel caso in cui lo stesso risultirubato. Come, peraltro, confermato dall'accertamento svolto dal nucleo specialedella Guardia di Finanza, per le caratteristiche e le modalità difunzionamento, il sistema descritto non consente la visualizzazione in temporeale degli spostamenti dei veicoli sui quali è installato, non è operativo inmaniera continuativa, né attiva alcun tipo di memoria. Occorre, pertanto,tenere presente che le finalità dell'istallazione del sistema digeolocalizzazione sono legate alla tutela della sicurezza e incolumità deidipendenti della Vigilanza privata s.r.l. e che il titolare del trattamento haregolarmente notificato al Garante l'istallazione di tale dispositivo (registrodelle notificazioni n. 2010081200168469).

Il sistema di localizzazione in uso può quindi contribuire alconseguimento delle legittime finalità che la società dichiara di perseguire ead incrementare la sicurezza delle persone (anche in ragione di quantoprevisto, in particolare, dagli artt. 15, comma 1, lett. c), e 18, comma 1,lett. f), del d.lg. n. 81/2008), considerata altresì la peculiare attivitàsvolta dalle guardie giurate e la loro eventuale partecipazione, nei limitiprevisti dalla legge, allo svolgimento di servizi di "sicurezzacomplementare".

Nondimeno, l'impiego di tali strumenti deve comunque avvenire nelrispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali. Occorre,infatti, rilevare che il sistema installato consente di monitorare –ancorché non in modo continuo – la posizione del veicolo e, quindi,indirettamente, del lavoratore cui lo stesso è assegnato (o dei lavoratorifacenti parte di una pattuglia presenti sullo stesso) sì che, in caso di suaattivazione, è possibile al datore di lavoro controllare a distanza laposizione del lavoratore interessato. A tal proposito, tra l'altro, non emergeche la società abbia proceduto agli adempimenti necessari ai sensi dell'art. 4,comma 2, della legge n. 300/1970, così come richiamato dall'art. 114 delcodice.

TUTTO CIŅ PREMESSO ILGARANTE

a) ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), 144 e 154, comma 1lett. c), del Codice, prescrive a Vigilanza Giurata s.r.l., all'esitodell'eventuale definizione degli adempimenti di cui all'art. 4 della l. n.300/1970, di fornire ai lavoratori una compiuta informativa ai sensi degliartt. 11, comma 1, lett. a) e 13 del Codice con riguardo al trattamento deidati personali effettuati mediante il sistema di localizzazione, nonché dicollocare all'interno dei veicoli aziendali vetrofanie recanti la dizione"VEICOLO SOTTOPOSTO A LOCALIZZAZIONE" o comunque un avviso benvisibile che segnali la possibilità di geolocalizzare il mezzo, ancheavvalendosi del modello riportato in fac-simile nell'allegato 1 delprovvedimento del 4 ottobre 2011, n. 370;

b) ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), 144 e 154, comma 1,lett. c), del Codice, prescrive a Vigilanza Giurata s.r.l.,di dare riscontro aquesta Autorità degli adempimenti effettuati in conformità alle prescrizionicontenute nella precedente lett. a) entro e non oltre il termine di 90 giornidalla ricezione del presente provvedimento.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011,avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all'autoritàgiudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogoove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine ditrenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero disessanta giorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 1° agosto 2012

Il presidente
Soro

Il relatore
Iannini

Il segretario generale
Busia