Garante per la protezione
    dei dati personali


In bagno senza il permesso dell'azienda

PROVVEDIMENTO DEL 24 FEBBRAIO 2010

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale reggente;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

VISTE le notizie di stampa relative a presunti illeciti trattamenti di dati personali svolti da Sistemi Sospensioni S.p.A. presso il proprio stabilimento di Sulmona;

ESAMINATA la documentazione acquisita agli atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale reggente ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Giuseppe Fortunato;

PREMESSO

1. Trattamento di dati personali per finalitł di allontanamento dalla postazione di lavoro.
1.1. A seguito delle notizie di stampa riportate da un quotidiano a diffusione nazionale –secondo cui Sistemi Sospensioni S.p.A. (di seguito, la societł), presso il proprio stabilimento di Sulmona, avrebbe adottato modalitł organizzative dell'attivitł lavorativa che prevedono la compilazione, da parte dei dipendenti, di appositi "tagliandi" volti ad autorizzare gli allontanamenti temporanei dalla postazione di lavoro, ivi compresi quelli per recarsi alle toilettes–, questa Autoritł ha provveduto ad avviare accertamenti presso la societł onde valutarne l'operato (limitatamente all'utilizzo dei predetti tagliandi) alla luce della disciplina in materia di protezione dei dati personali.

Le risultanze istruttorie hanno preliminarmente evidenziato che la societł, che produce sistemi di sospensione per autoveicoli, opera secondo modalitł organizzative che prevedono l'articolazione dell'attivitł produttiva "su 3 turni lavorativi" e "secondo la logica JIT (Just in Time) che prevede la fornitura del prodotto finito ai clienti dello stabilimento con frequenza predeterminata al fine di limitare eccessivi stock di prodotto finito".

Secondo quanto dichiarato dalla societł, "la logica di produzione JIT prevede un flusso produttivo costante ed ininterrotto, al fine di assicurare al cliente una fornitura di prodotti continua, determinata sulla base delle necessitł produttive del cliente stesso", sô da non costringerlo a "doversi dotare di eccessive scorte". Ciś comporterebbe la necessitł di assicurare la tempestiva e costante "organizzazione dei cicli di lavorazione, [╔]la sincronia delle linee produttive, [i]l corretto calcolo dei tempi di lavorazione", onde garantire "il raggiungimento dei dovuti obiettivi di efficacia ed efficienza" da parte dello stabilimento produttivo.

In questo contesto, la societł ha ritenuto opportuno che "l'allontanamento di qualsiasi addetto dedicato direttamente o indirettamente al ciclo produttivo [fosse] adeguatamente segnalato in modo tale che la produzione [potesse] essere organizzata diversamente in quello stesso lasso di tempo ed indipendentemente dalla brevitł del medesimo".

Le modalitł prescelte dalla societł per il perseguimento di detto obiettivo sono state individuate nell'utilizzo di appositi tagliandi scritti da parte dei dipendenti.

1.2. Secondo quanto dichiarato dalla societł, l'utilizzo dei tagliandi all'interno dello stabilimento risponderebbe a "ragioni di opportunitł ed evidenza", costituendo il tagliando scritto "titolo valido per il lavoratore per dimostrare che il proprio allontanamento Ć avvenuto nel rispetto delle procedure aziendali, con la debita segnalazione al proprio capo [╔] e nel rispetto dell'intero ciclo di produzione". I dati ivi contenuti (segnatamente riconducibili a: nome e cognome del dipendente; reparto di appartenenza; data e ora di rilascio; luogo ove si reca il dipendente; firma di convalida del responsabile), infatti, consentirebbero di perseguire tale finalitł e risulterebbero altresô necessari per garantire "l'ottemperanza [╔] alla normativa vigente in tema di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro". Peraltro, secondo la societł, "la semplice richiesta ed informazione data in modo verbale [╔] potrebbe [╔] dare luogo a non attenta considerazione e valutazione da parte del responsabile della linea produttiva" (cfr. nota del 15 gennaio 2010).

Inoltre, a dire della societł, la presentazione di un tagliando in forma scritta consentirebbe di valutare se "la presenza di personale presso aree o edifici che sono normalmente inibiti all'accesso generalizzato [ad esempio, la centrale termica] [sia stato] debitamente autorizzato". In quest'ottica, l'indicazione del luogo ove si reca il lavoratore risponderebbe ad esigenze di verifica della "corrispondenza di quanto dichiarato dal lavoratore in sede di richiesta di permesso ed il comportamento concreto" dallo stesso tenuto; ciś, anche in considerazione della presenza di aree "ad accesso ristretto" (ad esempio, gli uffici direzionali), come pure di aree accessibili subordinatamente alla previa dotazione di dispositivi di protezione individuale.

Secondo la societł, peraltro, "le richieste per l'allontanamento temporaneo sono [generalmente] effettuate affinchÄ il dipendente possa recarsi negli spogliatoi, presso gli uffici direzionali, allo sportello informazioni [╔], all'ufficio che provvede alla vendita delle autovetture per i dipendenti, ecc.".

Infine, alla luce delle dichiarazioni rese, i tagliandi "sono consegnati in unica copia agli addetti e da questi gestiti e conservati durante l'utilizzo", al termine del quale gli stessi "se restituit[i] al capo UTE [Unitł Tecnologica Elementare] [vengono] eliminat[i]; altrimenti [rimangono] in possesso [degli] interessat[i]". In altri termini, la funzione assolta dai tagliandi si esaurirebbe "nel momento [stesso] in cui gli addetti ritornano presso la propria postazione di lavoro segnalandolo al proprio responsabile diretto (capo UTE)".

1.3. Tenuto conto delle finalitł perseguite, la societł ha dichiarato di non aver "interesse e necessitł alla conservazione o registrazione" delle informazioni contenute nei tagliandi "e per questo motivo non ha previsto modalitł di archiviazione" delle stesse.

Peraltro, la stessa societł ritiene di non trattare i dati personali contenuti nei tagliandi medesimi, restando questi nella disponibilitł degli stessi interessati (ovvero dei responsabili delle singole unitł, cui i tagliandi verrebbero restituiti in vista della loro successiva "eliminazione"); per tale ragione, la stessa ha ritenuto di non dover procedere, limitatamente alle operazioni in esame, al rilascio di una specifica informativa ai lavoratori, nÄ all'adozione di particolari misure di sicurezza.

Infine, per quanto riguarda il novero dei "soggetti che concretamente hanno titolo a visionare i tagliandi", la societł ha dichiarato di averli individuati ne: i responsabili diretti degli addetti al ciclo produttivo, "formalmente nominati incaricati del trattamento dei dati personali inerenti alle attivitł [╔] cui sono preposti"; il personale addetto alla sorveglianza e alla sicurezza operante per conto di una societł esterna, designata quale "responsabile esterno al trattamento dei dati"; il responsabile dell'unitł produttiva di Sulmona, nella sua veste di "responsabile del trattamento dei dati con finalitł legate alle esigenze di corretta operativitł dell'impianto produttivo".

1.4. Rispetto, da ultimo, all'utilizzo dei predetti tagliandi per la gestione degli allontanamenti dalla postazione di lavoro dovuti all'espletamento delle necessitł "fisiologiche" da parte dei dipendenti, la societł ha precisato che "l'estensione [╔] dell'utilizzo dei permessi di allontanamento temporaneo anche per le necessitł personali non Ć stata una direttiva aziendale", rispondendo piuttosto ad una interpretazione non corretta delle disposizioni impartite dalla direzione di stabilimento; trattandosi di comportamento non rispettoso dello spirito gestionale in vigore presso gli stabilimenti, la societł ha dichiarato di aver "provveduto a correggerlo", richiamando i responsabili delle singole unitł "al corretto utilizzo dei permessi per l'allontanamento dalla postazione di lavoro".

2. Profili di illiceitł del trattamento.
2.1. La vicenda, come evidenziato, concerne il trattamento di dati personali dei dipendenti correlato all'utilizzo di tagliandi scritti volti ad autorizzare l'allontanamento temporaneo dalla postazione di lavoro.

La societł, al riguardo, ha valutato tale scelta confacente alle proprie esigenze organizzative e produttive, ritenendola altresô rispettosa della disciplina di protezione dei dati personali, attesa anche la ritenuta riconducibilitł (della titolaritł) del trattamento direttamente in capo agli interessati, ovvero ai responsabili delle Unitł tecniche elementari.

Sul punto, deve preliminarmente rilevarsi che dalla documentazione acquisita e dalle dichiarazioni rese dalla societł non Ć stato possibile ricavare con certezza l'esistenza di un autonomo potere decisionale -quanto alle finalitł e alle modalitł del trattamento in questione (art. 4, comma 1, lett. f), del Codice)- nÄ in capo ai lavoratori, nÄ in capo ai responsabili delle predette unitł tecniche, i quali, peraltro, risultano essere stati designati dalla societł quali incaricati del trattamento ai sensi dell'art. 30 del Codice. Inoltre, non sono emersi elementi atti a qualificare come titolare del trattamento la societł di sicurezza e di vigilanza addetta alle attivitł di controllo (tra l'altro) del "legittimo" allontanamento temporaneo dei dipendenti dalla propria postazione lavorativa, nÄ il responsabile dell'unitł produttiva di Sulmona; infatti, dalla documentazione in atti entrambi risultano essere stati designati quali responsabili (uno dei quali "esterno") del trattamento.

Pertanto, deve ritenersi che la titolaritł del trattamento debba essere ricondotta direttamente in capo a Sistemi Sospensioni S.p.A., che tratta i dati personali contenuti nei tagliandi compilati dai dipendenti per il tramite dei soggetti ritenuti legittimati ad avere accesso a tali informazioni (principalmente individuabili proprio nei menzionati responsabili, i quali –in quanto chiamati, in sede di autorizzazione all'allontanamento, ad apporre la "firma di convalida" sul tagliando presentato dai dipendenti– non possono non venire a conoscenza delle informazioni ivi contenute, anche nel caso in cui i tagliandi siano poi conservati direttamente dai singoli interessati).

Sotto distinto profilo, poi, la societł ha dichiarato di operare in un contesto organizzativo e produttivo che, in astratto, potrebbe giustificare l'adozione di misure tali da garantire, in caso di allontanamento temporaneo dalla postazione di lavoro, la tempestiva sostituzione del lavoratore assentatosi e, di conseguenza, anche la continuitł del ciclo produttivo; perś, nonostante tutto, le concrete modalitł prescelte a tale scopo dalla societł non risultano soddisfare alcuni fondamentali requisiti di conformitł alla disciplina in materia di protezione dei dati personali.

2.2. In primo luogo, vale rilevare che l'acquisizione, a mezzo compilazione dei tagliandi scritti, di dati personali relativi alle necessitł "fisiologiche" dei lavoratori risulta contraria all'art. 2 del Codice, il quale prevede che il trattamento dei dati personali debba essere effettuato nel rispetto dei diritti, delle libertł fondamentali e della dignitł degli interessati; ciś, soprattutto in considerazione del potenziale condizionamento (finanche in termini di mortificazione personale) che tale trattamento puś ingenerare nei lavoratori in ordine alla propria libertł di movimento per l'espletamento dei relativi bisogni fisiologici.

Peraltro, va sottolineato che il menzionato comportamento (e, di riflesso, il correlato trattamento) Ć stato gił oggetto di censura da parte della stessa societł (che ne ha cosô riconosciuto, sia pure indirettamente, la relativa illiceitł), la quale ha dichiarato di essersi immediatamente attivata per "correggere" l'interpretazione invalsa presso lo stabilimento di Sulmona circa l'utilizzo dei tagliandi anche per "finalitł personali" dei dipendenti. Ne consegue che, stando alle dichiarazioni rese, presso il menzionato stabilimento tale trattamento non dovrebbe piŁ avere luogo.

Pertanto, preso atto di tali dichiarazioni (rese anche ai sensi e per gli effetti di cui all'art. 168 del Codice), si deve ritenere che, limitatamente al trattamento in esame, allo stato siano venute meno le ragioni per formulare specifiche prescrizioni nei confronti di Sistemi Sospensioni S.p.A.

Resta comunque impregiudicata la facoltł per gli interessati di far valere innanzi all'autoritł giudiziaria eventuali profili di danno connessi a tale ipotesi di trattamento.

2.3. Per quanto concerne, invece, l'utilizzo dei tagliandi per finalitł diverse da quelle personali, le risultanze documentali hanno evidenziato che la societł ha adottato tale modalitł organizzativa per perseguire, all'interno dello stabilimento interessato, legittime esigenze legate alla tempestiva sostituzione (funzionale a garantire la continuitł dell'attivitł produttiva) del dipendente momentaneamente assentatosi. Inoltre, a dire della societł, l'impiego dei tagliandi sarebbe anche volto a dare attuazione alla disciplina in materia di "tutela e sicurezza sul lavoro", in quanto preordinato a impedire o a limitare l'accesso dei lavoratori alle aree ritenute "a rischio" (o, comunque, ad accesso ristretto).

Anche in tale quadro, perś, il trattamento di dati personali dei lavoratori effettuato dalla societł per il tramite dei predetti tagliandi non risulta conforme alla disciplina del Codice.

2.3.1. In primo luogo, alla luce della documentazione in atti, non risulta provata l'impossibilitł della societł di ricorrere a differenti modalitł di comunicazione che, in concreto, risultino meno lesive della libertł e della dignitł dei dipendenti (art. 2 del Codice); tale considerazione, peraltro, Ć avvalorata dalla stessa genericitł delle giustificazioni addotte dalla societł, la quale si Ć laconicamente limitata ad affermare che "la semplice richiesta ed informazione data in modo verbale [╔] potrebbe [╔] dare luogo a non attenta considerazione e valutazione da parte del responsabile della linea produttiva", senza individuare rigorosi elementi, strettamente rapportati alla specifica realtł produttiva, volti a dimostrare l'effettiva indispensabilitł di ricorrere a tali modalitł di comunicazione per garantire l'immediata sostituzione dei dipendenti temporaneamente allontanatisi dalla propria postazione lavorativa.

Peraltro, l'impiego di tagliandi scritti non esclude che i terzi (in ipotesi, altri dipendenti, ma anche soggetti estranei alla compagine aziendale) possano comunque venire a conoscenza dei dati personali riferiti all'utilizzatore, e ciś soprattutto qualora il tagliando, per qualsiasi ragione (ad es., smarrimento, furto, ecc.), durante il periodo di allontanamento temporaneo venga a trovarsi al di fuori della disponibilitł dell'interessato.

Si tratta, dunque, di una modalitł organizzativa che non tiene in debita considerazione neanche il principio di necessitł stabilito dall'art. 3 del Codice, che impone la minimizzazione dei dati personali oggetto di trattamento qualora la finalitł possa essere ugualmente perseguita mediante il ricorso a strumenti e misure di maggiore garanzia per gli interessati (ad esempio, mediante la menzionata richiesta in forma orale resa ai propri responsabili di unitł dai dipendenti, di per sÄ gił tenuti ad operare secondo correttezza e buona fede ai sensi degli artt. 1175 e 1375 c.c.).

2.3.2. Sotto distinto profilo, alla luce dei principi posti dall'art. 11, comma 1, lett. b) e d) del Codice (finalitł, pertinenza e non eccedenza), non puś essere condivisa l'affermazione della societł secondo cui il trattamento in questione si renderebbe necessario anche per garantire la tutela e sicurezza sul lavoro.

Infatti, ancorchÄ la specifica disciplina di settore imponga al datore di lavoro di adottare misure "appropriate" affinchÄ soltanto i lavoratori che hanno ricevuto adeguate istruzioni e specifico addestramento accedano a zone che li espongono ad un rischio grave e specifico (art. 18, comma 1, lett. e), del d.lg. n. 81/2008), l'impiego di tali tagliandi, oltre a non impedire in concreto tale evenienza (risultando essi, pertanto, insuscettibili di essere qualificati come misura "appropriata" ai sensi della normativa vigente), Ć volto a perseguire una finalitł assai specifica (accertare le ragioni della temporanea assenza del dipendente dalla postazione di lavoro), difficilmente compatibile con ulteriori operazioni di trattamento (art. 11, comma 1, lett. b) del Codice.

Al riguardo, paiono sicuramente piŁ idonee ad assicurare le finalitł di legge in materia di tutela e sicurezza sul lavoro modalitł organizzative che, tenendo anche conto dei rischi specifici e delle peculiari attivitł lavorative che si svolgono nelle aree c.d. "a rischio", consentano un reale "filtro" per l'accesso da parte di soggetti non autorizzati (ad es.: personale di vigilanza addetto alla verifica degli accessi; smart card in dotazione agli interessati; ecc.).

Infine, il trattamento non risulta nemmeno proporzionato in relazione alle richieste di allontanamento che la stessa societł ha riferito essere usualmente  formulate dai dipendenti, le quali, per lo piŁ, hanno ad oggetto l'accesso agli spogliatoi, agli uffici direzionali, allo sportello informazioni ed all'ufficio che provvede alla vendita delle autovetture per i dipendenti.

Sulla base di tali valutazioni, non si ravvisano allo stato i presupposti per ricondurre il trattamento in esame nell'alveo dell'art. 11, comma 1, lett. d), del Codice.

2.4. Alla luce delle considerazioni che precedono, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. c) e 154, comma 1, lett. d) del Codice, deve disporsi nei confronti di Sistemi Sospensioni S.p.A. il divieto dell'ulteriore trattamento dei dati personali contenuti nei tagliandi scritti consegnati dagli interessati per finalitł di allontanamento temporaneo dalla postazione di lavoro, perchÄ in contrasto con i principi posti dagli artt. 2, 3 e 11, comma 1, lett. b) e d) del Codice.

Inoltre, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b) e 154, comma 1, lett. c) del Codice, quale misura necessaria a tutela degli interessati, va prescritto alla societł di predisporre per i dipendenti nuove modalitł di comunicazione delle assenze temporanee dalla postazione lavorativa, tali da assicurare l'effettiva salvaguardia della dignitł e della riservatezza dei lavoratori, fornendo al contempo a questa Autoritł documentato riscontro in ordine alle misure adottate.

TUTTO CI˝ PREMESSO, IL GARANTE

a) accertata l'illiceitł del trattamento, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. c) e 154, comma 1, lett. d) del Codice, dispone nei confronti di Sistemi Sospensioni S.p.A. il divieto dell'ulteriore trattamento dei dati personali riferiti ai dipendenti, contenuti nei tagliandi scritti consegnati dagli interessati per finalitł di allontanamento temporaneo dalla postazione di lavoro, perchÄ in contrasto con i principi posti dagli artt. 2, 3 e 11, comma 1, lett. b) e d) del Codice;

b) ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b) e 154, comma 1, lett. c) del Codice, quale misura necessaria a tutela degli interessati, prescrive alla Sistemi Sospensioni S.p.A. di predisporre per i dipendenti nuove modalitł di comunicazione delle assenze temporanee dalla postazione lavorativa;

c) prescrive a Sistemi Sospensioni S.p.A. di dare documentato riscontro a questa Autoritł, entro e non oltre il 24 aprile 2010, delle misure adottate in ottemperanza al presente provvedimento, fornendo ogni informazione utile al riguardo.

Roma, 24 febbraio 2010

Il presidente
Pizzetti

Il relatore
Fortunato

Il segretario generale reggente
De Paoli