Garante per la protezione
    dei dati personali


vedi anche

[Linee-guida per il trattamento
di dati dei dipendenti privati]

[provv.  Provv. 21 luglio 2005;
Provv. 15 giugno 2006, docc. nn.
1;
2;
3;
Provv. 2 ottobre 2008]

Imprese: vietato l'uso della biometria per la rilevazione delle presenze e dei tempi di lavoro

PROVVEDIMENTO DEL 15 OTTOBRE 2009

 

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA RIUNIONE ODIERNA, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Filippo Patroni Griffi, segretario generale;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

VISTE le "Linee guida in materia di trattamento di dati personali dei lavoratori per finalitą di gestione del rapporto di lavoro alle dipendenze di datori di lavoro privati" adottate dal Garante con deliberazione n. 53 del 23 novembre 2006 (pubblicate sulla G.U. 7 dicembre 2006, n. 285);

VISTA la nota del 27 marzo 2006 con cui Lenzi Automobili S.r.l. (ora Lenzi Automobili S.p.A.), concessionaria di automobili operante in Prato, ha comunicato di aver acquistato e installato antecedentemente all'entrata in vigore del Codice un sistema di rilevazione di dati biometrici dei dipendenti per finalitą di verifica della loro presenza sul posto di lavoro basato sull'impiego delle loro impronte digitali;

VISTA l'ulteriore comunicazione del 1° febbraio 2008 con cui la societą, a seguito di richiesta di chiarimenti formulata da questa Autoritą, ha dichiarato ai sensi e per gli effetti di cui all'art. 168 del Codice di aver da tempo sospeso l'utilizzo del sistema, precisando di volerlo comunque impiegare per evitare accessi non autorizzati ad aree ritenute "ad alto rischio di incolumitą delle persone" –peraltro non chiaramente individuate nella documentazione trasmessa all'Autoritą– nonché per evitare fenomeni di sostituzione tra i dipendenti e per la verifica dell'effettiva presenza del personale sul posto di lavoro;

VISTA la comunicazione del 30 settembre 2008 con cui la societą, in riscontro alla nota dell'ufficio datata 9 settembre 2008 (con la quale Ź stata ribadita la non conformitą dei trattamenti di dati biometrici dei lavoratori, in assenza di idonei e comprovati elementi attestanti la necessitą di presidiare l'accesso ad aree sensibili e per finalitą di accertamento delle presenze sul posto di lavoro), ha dichiarato di aver adottato accorgimenti "tecnici" al fine di rendere il sistema maggiormente rispettoso dei principi di protezione dei dati personali, senza tuttavia specificare quali fossero le predette aree ritenute sensibili, rimaste indeterminate (comunicazione 30 settembre 2008);

VISTE le risultanze degli accertamenti ispettivi svolti in loco dal "Nucleo speciale funzione pubblica e privacy" della Guardia di finanza su delega di questa Autoritą in data 26 novembre 2008;

PRESO ATTO delle dichiarazioni rese dalla societą, secondo cui l'impianto di dati biometrici (asseritamente sostituito "a seguito delle comunicazioni intervenute con [questa] […] Autoritą Garante", come da citata comunicazione del 30 settembre 2008) sarebbe "entrato in funzione presumibilmente a settembre-ottobre" del 2008 con lo scopo "di verificare e provare la funzionalitą dell'apparecchio stesso" (cfr. verbale di operazioni compiute del 26 novembre 2008, cit., p. 2), riservandosi la societą stessa di ottemperare successivamente "a tutti gli eventuali adempimenti di legge (notificazione del trattamento)" richiesti non appena ricevuta conferma della legittimitą del trattamento da parte di questa Autoritą. Rilevato peraltro che, alla luce dell'omessa notificazione del trattamento svolto, alla societą Ź stata contestata la violazione degli artt. 37 e 163 del Codice;

VISTO quanto precisato dalla societą in ordine alle finalitą del trattamento, "riconducibili alla limitazione degli accessi all'area officina" –ritenuta "sensibile" in quanto ospitante "apparecchiature e macchinari pericolosi per l'incolumitą dei non addetti ai lavori" e "beni di ingente valore economico" (parti di ricambio custodite nel relativo magazzino) (cfr. verbale di operazioni compiute del 26 novembre 2008, cit., p. 3 e nota 12 dicembre 2008)– e "per rilevare l'effettiva presenza dei singoli lavoratori impiegati in officina" (cfr. verbale, cit., pp. 2-3);

RILEVATO che il sistema Ź risultato "idoneo alla rilevazione delle presenze dei lavoratori ed alla commisurazione delle ore lavorative da essi prestate" e che tali dati sono risultati essere "visibili solo dalla persona preposta alla verifica delle presenze e degli accessi" (cfr. verbale, cit., p. 3);

PRESO ATTO di quanto dichiarato dalla societą, secondo cui l'impianto in questione "non si pone in assoluto contrasto con quanto stabilito dell'art. 4 dello Statuto dei lavoratori poiché non Ź utilizzat[o] per controllare a distanza i lavoratori ma, eventualmente, solo per verificare l'effettiva presenza (entrata e uscita) dei lavoratori dell'officina sul posto di lavoro". Rilevato peraltro che la societą, a tale riguardo, ha raggiunto un accordo "con ciascun dipendente interessato", non sussistendo in proposito "rappresentanze sindacali aziendali né commissioni interne" (cfr. verbale di operazioni compiute del 26 novembre 2008, cit., p. 4);

RILEVATO che il sistema, in sede di ricognizione dei locali adibiti ad officina, Ź risultato in funzione e con display recante data e ora corrente e che la societą utilizza nell'ambito della menzionata procedura di riconoscimento per l'accesso all'area officina i dati personali "relativi agli orari di entrata ed uscita" dei dipendenti per finalitą di rilevazione delle presenze. Rilevato altresď che tale trattamento avviene per mezzo di apposito software che consente la formazione del "cartellino mensile delle presenze" di ciascun dipendente e la visualizzazione delle "timbrature" di tutti i dipendenti dell'officina aggiornate in tempo reale (cfr. verbale, cit., pp. 4-5; cfr. altresď all. nn. 3 e 4 al verbale);

PRESO ATTO di quanto dichiarato dalla societą con la comunicazione del 12 dicembre 2008, secondo cui l'installazione del sistema di rilevazione di dati biometrici "non ha comunque escluso l'utilizzo dei vecchi metodi standard di rilevamento della presenza dei lavoratori". Rilevato che la relativa documentazione allegata reca un "Manuale di istruzioni" relativo all'utilizzo del sistema in esame ove Ź espressamente indicato che "il Garante della privacy si Ź pronunciato in modo negativo sull'utilizzo di sistemi biometrici per il fine della rilevazione delle presenze" (cfr. all. 1, p. 10, alla nota 12 dicembre 2008);

PRESO ATTO di quanto dichiarato dalla societą con l'ulteriore comunicazione del 26 dicembre 2008, secondo cui il sistema in questione, al momento della ricognizione effettuata in sede di accertamento ispettivo, ancorché funzionante, era comunque inutilizzato, e che "i dipendenti addetti all'officina hanno sempre utilizzato per la certificazione delle presenze sistemi tradizionali di attestazione e firma presenze";

RITENUTO che, allo stato degli atti, diversamente da quanto sostenuto nei vari riscontri in parte contraddittori, la societą effettua un trattamento di dati biometrici dei dipendenti (anche) per finalitą di rilevazione delle presenze. Ciė risulta comprovato, oltre che dalle dichiarazioni rese in sede di accertamento ispettivo (secondo cui la societą utilizza, nell'ambito della menzionata procedura di riconoscimento per l'accesso all'area officina, i dati personali "relativi agli orari di entrata ed uscita" dei dipendenti –memorizzati per il tramite di un apposito software in dotazione presso l'ufficio del personale– per finalitą di rilevazione delle presenze), dalla relativa documentazione acquisita (che ha evidenziato, a prescindere dalla rilevazione "tradizionale" della presenza dei lavoratori, la formazione del "cartellino mensile delle presenze" riferito a un dipendente per effetto dell'avvenuta acquisizione dei suoi dati biometrici: cfr. all. n. 3 al verbale, cit.). Ritenuto peraltro che l'asserito impiego sperimentale dell'apparecchio per finalitą di verifica della sua funzionalitą avrebbe potuto essere effettuato ricorrendo a modalitą alternative, non necessariamente coinvolgenti i lavoratori (ad esempio, per il tramite degli stessi installatori, ovvero, in ogni caso, disabilitando la funzionalitą del sistema di registrazione delle fasce orarie di entrata e uscita);

RITENUTO che il trattamento di dati biometrici dei dipendenti addetti all'officina, finalizzato alla rilevazione delle presenze e alla commisurazione dei tempi di lavoro, non risulta allo stato giustificato, tenuto conto che la societą non ha addotto specifiche ragioni volte a chiarire la necessitą dell'utilizzo di tali peculiari modalitą di trattamento per verificare la puntuale osservanza dell'orario di lavoro; verifica peraltro che, dato il numero esiguo di lavoratori autorizzati ad accedere all'area "officina" (circa una decina), puė essere agevolmente svolta mediante ricorso a misure alternative (ad es., mediante i "tradizionali" badge), tali da far apparire, oltre che non necessario (art. 3 del Codice), sicuramente eccedente e sproporzionato (art. 11, comma 1, lett. d), del Codice) il ricorso a dati biometrici per la menzionata finalitą (cfr. Provv. 21 luglio 2005; Provv. 15 giugno 2006, docc. nn. 123; Provv. 2 ottobre 2008);

RILEVATO peraltro che la liceitą di detto trattamento (art. 11, comma 1, lett. a) del Codice) deve essere valutata anche alla luce dell'art. 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300, non risultando acquisiti agli atti elementi comprovanti che l'installazione del predetto sistema di rilevazione dei dati biometrici dei dipendenti sia avvenuta nel rispetto delle garanzie procedurali ivi previste (cfr. verbale, cit., p. 4). Ciė, tenuto anche conto di quanto recentemente stabilito dalla Corte di Cassazione in ordine alla necessitą di osservare la procedura prescritta dal menzionato art. 4 anche nel caso in cui le apparecchiature consentano "di controllare il rispetto o non degli orari di entrata e uscita e presenza sul luogo di lavoro da parte dei dipendenti" (cfr. Cass., 17 luglio 2007, n. 15892);

CONSIDERATO che il Garante puė disporre il divieto del trattamento ai sensi dell'art. 154, comma 1, lett. d), del Codice in caso di trattamento di dati illecito o non corretto;

RITENUTO di dover disporre, nei confronti di Lenzi Automobili S.p.A., il divieto dell'ulteriore trattamento dei dati biometrici dei dipendenti per finalitą di rilevazione delle presenze e per la commisurazione dei tempi di lavoro;

RILEVATO che, in caso di inosservanza del provvedimento di divieto, si renderanno applicabili le sanzioni di cui agli artt. 162, comma 2-ter, e 170 del Codice;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Giuseppe Fortunato;

TUTTO CIŮ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell'art. 154, comma 1, lett. d), del Codice, vieta a Lenzi Automobili S.p.A. di trattare ulteriormente i dati biometrici dei dipendenti per finalitą di rilevazione delle presenze e della commisurazione dei tempi di lavoro.

Roma, 15 ottobre 2009

Il presidente
Pizzetti

Il relatore
Fortunato

Il segretario generale
Patroni Griffi