Garante per la protezione
    dei dati personali

Programmi di fidelizzazione: trattamento di dati personali riferiti al dipendente e loro utilizzo a fini disciplinari

PROVVEDIMENTO DEL 2 APRILE 2008

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

VISTO il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. n. 196/2003);

VISTO il reclamo del 17 giugno 2005 proposto ai sensi dell'art. 142 del Codice da XY contro Mane s.r.l. e Conad del Tirreno soc. coop. a r. l., concernente il trattamento di dati personali dell'interessata relativi alla carta di fidelizzazione Conad-"Carta Insieme";

ESAMINATA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Mauro Paissan;

PREMESSO

1. Trattamento di dati personali relativi a un programma di fidelizzazione e loro utilizzo in contesto diverso

XY, dipendente di Mane s.r.l. (di seguito Mane), punto vendita a insegna Conad-Consorzio nazionale dettaglianti societą cooperativa a r. l. (di seguito, Conad), ha lamentato l'illiceitą di talune operazioni di trattamento di dati personali che la riguardano. Viene contestata in particolare la circostanza che i dati raccolti in occasione dell'operazione a premio Conad "Carta Insieme" (dati anagrafici ed estratto conto dei "punti" totalizzati), siano stati trattati dal proprio datore di lavoro (Mane) per promuovere un procedimento disciplinare nei suoi confronti, culminato nel licenziamento.

L'interessata espone che:

      quale cliente/titolare di "Carta Insieme", ha sottoscritto nel 2000 un modello di adesione al programma di fidelizzazione contenente un'informativa sul trattamento dei dati degli aderenti all'iniziativa, finalizzato a consentire "la realizzazione di iniziative promozionali specifiche ed esclusive per i possessori della "Carta Insieme" [...] e ad informare [i medesimi] su tutte le opportunitą ed i vantaggi collegati all'uso della carta, e per fini statistici" (cfr. reclamo cit., p. 1);

      Conad avrebbe messo a disposizione di Mane i dati relativi all'utilizzo della carta di fidelizzazione, con particolare riferimento all'entitą dei punti accumulati;

      venutane a conoscenza, Mane ha avviato nei suoi confronti un procedimento disciplinare culminato nel licenziamento senza preavviso, essendole stato contestato di aver provveduto, "prima di battere la spesa dei clienti presso la cassa dove lei operava, a passare sistematicamente la «Carta insieme» [...] intestata a lei medesima insieme ad un numero di coupon "buono da 100 punti" maggiore rispetto al valore della spesa effettuata (100 punti omaggio ogni 20 euro di spesa effettuata)" (cfr. reclamo cit., p. 2);

      il licenziamento Ź stato impugnato con ricorso ex art. 700 c.p.c. al Tribunale di La Spezia, ai fini della reintegrazione nel posto di lavoro. Il ricorso Ź stato accolto con ordinanza del 14 maggio 2005 con cui il giudice adito ha dichiarato, in via cautelare, l'illegittimitą del licenziamento "sul presupposto che i dati relativi alle modalitą di impiego della carta di fidelizzazione non potevano essere utilizzati ex art. 11, comma 2, d.lg. 196/2003 in quanto illegittimamente acquisiti" (cfr. reclamo cit., p. 2) in assenza del consenso dell'interessata, ovvero "per usi, fini e scopi diversi da quelli per i quali l'interessata ha prestato il consenso" (v. ordinanza del 14 maggio 2005, p.1).

Alla luce delle menzionate circostanze la reclamante ha chiesto l'intervento dell'Autoritą al fine di:

      accertare l'eventuale illiceitą del trattamento dei dati personali;

      adottare le conseguenti misure interdittive;

      segnalare all'autoritą giudiziaria gli eventuali illeciti penali riscontrati.

2. Illiceitą del trattamento dei dati della reclamante (quale cliente) nel rapporto di lavoro

2.1. Il presente provvedimento riguarda i soli profili di competenza dell'Autoritą in relazione al trattamento dei dati personali, con esclusione di ogni altro aspetto inerente, in particolare, alla legittimitą del licenziamento, peraltro gią oggetto di esame in sede giudiziaria.

Ciė premesso, deve rilevarsi che a seguito degli accertamenti effettuati (con verifiche svolte anche in loco) presso Mane e Conad Ź emerso che entrambe le societą detengono, in qualitą di titolari del trattamento, dati personali riferiti all'utilizzo della carta di fidelizzazione effettuato dalla reclamante (v. punti 5 e 6 dei verbali di operazioni, rispettivamente, del 14 giugno 2007 e del 13 giugno 2007).

Tale circostanza Ź confermata dall'informativa resa agli interessati in sede di adesione al programma di fidelizzazione (cfr. all. 3 al reclamo), secondo la quale i dati riferiti alla clientela "saranno inseriti nell'archivio elettronico di Conad […] e dei punti vendita in cui Ź utilizzata la carta" (in merito v. pure comunicazione Mane del 20 aprile 2006, p. 8). Dalla stessa informativa si desume che le finalitą del trattamento effettuato dalle societą consistono nello svolgimento di iniziative promozionali e verranno utilizzate per finalitą statistiche. Non Ź dato rinvenire alcun riferimento a ulteriori finalitą.

Conad ha precisato che le sole informazioni trattate rispetto alla reclamante sono quelle contenute nell'estratto conto dei punti, mentre tutti gli atti inerenti alla gestione del rapporto di lavoro con la reclamante stessa sarebbero "nella proprietą e disponibilitą diretta della s.r.l. Mane e non le sono stati certo trasmessi da parte della soc. coop. a r. l. Conad del Tirreno [...]" (v. comunicazione di Conad del 18 aprile 2006, p. 6).

2.2. A prescindere dal profilo segnalato dalla reclamante, relativo all'asserita avvenuta comunicazione di dati personali a sé riferiti da parte di Conad a Mane, circostanza questa che avrebbe determinato la successiva attivazione del procedimento disciplinare (e che, peraltro, non Ź stato possibile accertare univocamente nell'ambito dell'odierno procedimento), deve comunque rilevarsi che, per perseguire una pur legittima finalitą (accertare un comportamento ritenuto illegittimo di un lavoratore relativo all'uso indebito di una carta), Mane ha perė effettuato un trattamento di dati personali senza rispettare la disciplina in materia nella parte in cui prevede una preventiva informativa agli interessati sulle concrete modalitą di utilizzazione dei dati che li riguardano.

Né l'informativa fornita all'interessata in sede di adesione al programma, né quella contenuta all'interno del regolamento aziendale (all. 2 al verbale del 14 giugno 2007) fanno riferimento all'utilizzo di dati personali della reclamante per finalitą di controllo dell'esecuzione della prestazione lavorativa e dell'osservanza dell'obbligo di fedeltą. L'informativa da ultimo menzionata prevede che "le informazioni personali che la societą raccoglie sui propri dipendenti sono solo quelle relative al rapporto di lavoro ivi incluse le informazioni lecite di carattere medico e retributivo. L'accesso a tali informazioni Ź riservato al personale che ne ha effettivamente necessitą per ragioni di lavoro. L'eventuale divulgazione all'esterno di tali informazioni verrą fatta solo previo consenso del dipendente fatta eccezione di quelle necessarie a certificare l'esistenza di un rapporto di lavoro, a rispettare normative di legge o a soddisfare legittime necessitą di carattere legale".

Dagli elementi in atti, quindi, risulta che le finalitą del trattamento dei dati personali riferiti al volume di spesa (e, quindi, ai punti accumulati) sono solo quelle, enunciate dalla reclamante al punto 1, contenute nel facsimile di informativa predisposto per gli aderenti al programma "Carta Insieme" (finalitą di marketing, fidelizzazione e analisi statistica).

Tali dati, anziché essere trattati nel solo ambito del programma di fidelizzazione come dichiarato agli interessati, sono stati utilizzati anche per assumere, in un diverso contesto non oggetto di preventiva informativa, decisioni relative alla gestione del rapporto di lavoro (culminato nel licenziamento).

Questo ulteriore scopo non risulta essere stato dichiarato preventivamente all'interessata e riguarda profili del tutto diversi rispetto a quelli posti originariamente alla base della raccolta (art. 13 e 11, comma 2 del Codice).

2.3. Per tali ragioni, il trattamento non si Ź altresď svolto nel rispetto del principio di finalitą, il quale esige che il trattamento sia effettuato per scopi determinati ed espliciti e non incompatibili con quelli che hanno determinato la raccolta dei dati (art. 11, comma 1, lett. a ) e b) del Codice; Provv. 28 giugno 2006; punto 2 Provv. 23 novembre 2006 recante "Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalitą di gestione del rapporto di lavoro alle dipendenze di datori di lavoro"; v. pure Provv. 24 febbraio 2005 in materia di carte di fidelizzazione).

Il reclamo risulta pertanto fondato e va di conseguenza vietato a Mane di trattare ulteriormente nel contesto del rapporto di lavoro i dati personali dell'interessata relativi all'utilizzo della carta di fidelizzazione in violazione dei medesimi princďpi di liceitą e finalitą, fermo restando che i dati personali della reclamante trattati in violazione di legge sono inutilizzabili (art. 11, comma 2, del Codice).

TUTTO CIŮ PREMESSO, IL GARANTE

dichiara fondato il reclamo e, ferma restando l'inutilizzabilitą dei dati personali trattati in violazione di legge, vieta a Mane s.r.l., ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. c) e 154, comma 1, lett. d), del Codice, di effettuare, nel contesto del rapporto di lavoro, ulteriori operazioni di trattamento di dati personali relativi a XY connessi all'utilizzo della carta di fidelizzazione in violazione dei principi di liceitą e finalitą (punto 2).

Roma, 2 aprile 2008

Roma, 2 aprile 2008

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli