Garante per la protezione
    dei dati personali


Comunicato Stampa

Giuseppe Fortunato:ecco il "vademecum del palazzo", una guida pratica allavita condominiale

Il Garante: rispettare efarsi rispettare dal vicino

Il Garante per laprotezione dei dati personali ha prescritto a tutti i titolari del trattamentodei dati nell'ambito condominiale articolate misure in un suo provvedimento pubblicato sullaGazzetta Ufficiale n. 152 del 3 luglio 2006.

Tale provvedimento èstato emanato a seguito di una consultazione pubblica indetta dal Garante,raccogliendo le osservazioni pervenute dai singoli cittadini sulle quotidianeproblematiche di vita condominiale.

Il relatore di taleprovvedimento generale, Giuseppe Fortunato, componente dell'Autorità per laPrivacy, ha dichiarato: "Il provvedimento ha lo scopo di garantireprivacy e trasparenza nella vita condominiale. Per una sua lettura pronta,pratica, con esempi, al fine di coglierne immediatamente la portata, ha ancheredatto il Vademecum del Palazzo, uno strumento operativo per qualunquecittadino. La privacy, correttamente intesa, non è mai un limite per latrasparenza della gestione condominiale; la trasparenza, correttamente intesa,non è mai un lasciapassare per offendere la riservatezza della persona".

Il Vademecum delPalazzo

Punto 1

Il condominio - e peresso assemblea, amministratori, il portiere o altri collaboratori - puòtrattare soltanto le informazioni personali pertinenti dei partecipanti o diterzi e soltanto nel rigoroso rispetto delle finalità.

Sono trattabili datianagrafici e indirizzi (ai fini della convocazione d'assemblea o percomunicazioni), le quote millesimali e i dati accessori per calcolarle, i datinecessari per il calcolo di specifici oneri.

Non possono esseretrattati dati che non siano correlati ad attività di gestione edamministrazione delle parti comuni o che non siano strettamente idonei adeterminare entrate o uscite dei partecipanti al condominio.

È, ad esempio, vietatoche in fogli cartacei o elettronici condominiali siano riportate, vicino a nomidi condomini o inquilini, annotazioni quali: single, capellone, calvo, cuginodell'ex-portiere, "non verrà all'assemblea", "va in vacanza agiugno", "risponde sempre la segreteria"…

Punto 2

Nel condominio ciascunpartecipante alle spese può conoscere le spese altrui e può anche conoscere gliinadempimenti altrui sia al momento del rendiconto annuale sia previa richiestaall'amministratore.

Ai partecipanti allespese va assicurata la trasparenza circa le spese o morosità degli altripartecipanti per cui ogni richiamo alla privacy è, in tal caso, fuori luogo.

Al contrario non sipossono divulgare spese o morosità all'infuori di tale ambito. È quindiassolutamente vietato portare a conoscenza del fornitore o di altri terzi inomi o altri dati di morosi. È vietato sia esporre tali dati in bacheca siacomunicarli a fornitori o altri terzi in qualunque forma e in qualunquecircostanza.

Punto 3

I numeri di telefonofisso e di telefono cellulare e l'indirizzo e-mail possono essere utilizzati daamministratore o portiere solo se già indicati in elenchipubblici, oppure se l'interessato è statoconsenziente.

In ogni caso occorresempre tener presente il principio di proporzionalità circa l'uso di talinumeri, con particolare riferimento a frequenze e ad orari, tenuto presente cheil loro utilizzo può essere opportuno in casi di necessità ed urgenza(soprattutto per evitare danni incombenti) mentre occorre massimo discernimentoper le attività ordinarie.

Punto 4

Per il trattamento deidati personali di natura sensibile e per il trattamento dei dati giudiziarioccorre che esso sia davvero indispensabile altrimenti è gravemente illecito.

Può sussistere taleipotesi per i collaboratori, ivi compreso il portiere (sussistendone ipresupposti e comunque previa informativa), oppure in altre specifichefattispecie come nel caso di delibera assembleare per l'abbattimento dellebarriere architettoniche.

Nel caso siaindispensabile trattare dati sensibili o giudiziari devono essere adottateadeguate cautele al fine di salvaguardare la dignità degli interessati.

Punto 5

Soltanto in presenza diconsenso dell'interessato ovvero dei presupposti previsti dall'art. 24 delCodice per la protezione dei dati personali può procedersi a comunicazioni nelrispetto delle finalità e della dignità dell'interessato.

Fuori dei casi predettinon possono essere comunicati a terzi dati personali riferiti ai partecipanti.Né il condominio, né l'amministratore, né il portiere, né il singolo condominood inquilino che (per ragione del ruolo, per la vicinanza, per la condivisionedelle parti comuni o per semplice casualitą) viene a conoscenza di un datopersonale può farlo conoscere a altro partecipante del condominio o a terzo.

Punto 6

Per salvaguardare laprivacy occorre che la conservazione dei verbali assembleari e di prospetticontabili avvenga al riparo di intrusioni di terzi.

Punto 7

Tecnici o consulentipossono partecipare all'assemblea per il solo tempo correlato agli specificipunti dell'ordine del giorno attinente alla loro richiesta consulenza.

Soltanto con l'assenso ditutti i partecipanti è possibile la videoregistrazione dell'assembleacondominiale.

Punto 8

Gli spazi condominialisono utilizzabili per avvisi a carattere generale ma non per la trattazione diaffari che comportano il trattamento dei dati personali o comunque riferibili asingoli condomini.

Sono vietati pertantoavvisi quali: "per le quote per la riparazione della colonna pluviale diRossi passare in portineria", oppure "si prega la signora Bianchi dinon far giocare i figli a pallone nel garage".

Punto 9

I dati riferibiliall'intera gestione condominiale possono essere sempre conosciuti direttamentedall'amministratore o da altro rappresentante dei condomini (anche per leutenze: acqua, luce, gas…) e possono a questi essere richiesti da ciascun partecipantedel condominio.

Punto 10

Ciascun condomino o altropartecipante può presentare istanza, ai sensi dell'art. 7 del Codice per laprotezione dei dati personali, all'amministratore per accedere ai propri dati enel caso di mancato riscontro può ricorrere al Garante o al magistratocompetente.

Per ogni trattamento deidati non conforme alla normativa o ai provvedimenti del Garante è possibilerivolgere allo stesso Garante reclamo, nelle modalità e forme previste, oppureuna segnalazione, indicando comunque ogni elemento conosciuto.

Roma 10 luglio 2006