Garante per la protezione
    dei dati personali


Comunicato Stampa

MISURE MINIME DI SICUREZZA. UN DOCUMENTO A DATA CERTA ENTRO L'11 DICEMBRE, DA CONSERVARE IN UFFICIO

Uffici pubblici, imprese private e liberi professionisti che non hanno ancora adottato le previste misure minime di sicurezza entro la prevista scadenza del 29 marzo 2000 e intendono avvalersi della proroga concessa fino al 31 dicembre, dovranno evidenziare le ragioni del ritardo predisponendo un documento avente data certa entro l'11 dicembre 2000. Il documento non dovrà essere spedito al Garante, ma conservato presso l'ufficio per eventuali controlli.

A chiarire le modalità applicative delle norme sulle misure minime di sicurezza, di quelle misure cioè atte a proteggere i dati contenuti negli archivi, sia cartacei che elettronici, da perdita, distruzione o intrusioni, è intervenuto il Garante, con un provvedimento del 5 dicembre, con il quale ha fornito alcuni chiarimenti, con particolare riguardo alle modalità per adottare il documento previsto dall'art.1 della legge 325/2000 con un atto a data certa.

Tale documento consente di beneficiare di una proroga fino al 31 dicembre 2000, rispetto al termine precedentemente fissato del 29 marzo 2000, per la sola responsabilità penale, mentre non ha effetti diretti sulla responsabilità civile, che già oggi può essere riconosciuta per l'eventuale danno che derivi da una mancata o non idonea adozione delle misure di sicurezza.

Il documento va poi distinto dal più ampio documento programmatico sulla sicurezza disciplinato dal D.P.R. 318/1999: esso deve contenere, infatti, un'esposizione sintetica delle esigenze tecniche ed organizzative che hanno reso necessario avvalersi del differimento dei termini.

L'Autorità ha precisato che il documento consentirà di avvalersi della proroga solo se sarà redatto con un atto "avente data certa". In questa prospettiva, il Garante ha indicato, senza la pretesa di esaurire tutte le possibilità, alcuni strumenti idonei per assegnare al documento una data certa:

- ricorso alla cosiddetta "autoprestazione", presso gli uffici postali con apposizione del timbro direttamente sul documento, anziché sull'involucro che lo contiene;

- adozione, per le amministrazioni pubbliche, di una delibera di cui sia certa la data in base alla concreta disciplina della formazione, numerazione e pubblicazione dell'atto;

- apposizione della cosiddetta "marca temporale" sui documenti informatici;

- apposizione di autentica, deposito del documento o vidimazione di un verbale presso un notaio;

- registrazione o produzione del documento presso un ufficio pubblico.

6 Dicembre 2000