Garante per la protezione
    dei dati personali

Comunicato Stampa

In relazione alle prossime scadenze relative allanotificazione dei trattamenti dei dati personali ilGarante richiama nuovamente l'attenzione su alcuni aspetti giàevidenziati in precedenti comunicati stampa. In particolare, ricordache:

1. numerosi trattamenti non sono soggetti a notificazione,e tra essi quelli:

  • posti in essere da piccoli imprenditori, artigianie liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali;
  • effettuati da associazioni, fondazioni, comitatianche a carattere politico, sindacale, religioso, ecc., da organismidel volontariato, dagli amministratori dei condomini;
  • relativi alle ordinarie attività delleaziende finalizzate all'adempimento di obblighi contabili, retributivi,previdenziali, assistenziali e fiscali;
  • necessari per l'assolvimento di un compito previstoda norme giuridiche o che riguardano dati contenuti o provenientida documenti pubblici accessibili a chiunque;
  • svolti per la gestione del protocollo o perla tenuta di rubriche utilizzate per ragioni d'ufficio.

2. La lista completa degli esoneri, nonchédelle ulteriori ipotesi che permettono una forma semplificata,è inclusa nella legge n 675/1996 ed è riportata anchenel modello di notificazione approvato dal Garante, che indicatutti i relativi presupposti.

3. La notificazione non riguarda singoli archivio banche dati, ma il complesso delle attività diraccolta e di elaborazione delle informazioni. Di regola ciascunente, impresa, pubblica amministrazione, ecc. puòquindi effettuare una sola notificazione, che non èsoggetta a scadenze temporali, e non va rinnovata qualora restinoimmutati i suoi elementi essenziali indicati nel modello. Di conseguenza,nelle notificazioni dei trattamenti automatizzati per le qualiè previsto il termine del 31 marzo 1998 possono esserericompresi per opportuna economicità anche i trattamentinon automatizzati per i quali è fissato il termine al 30giugno 1998.

4. Se si notificano più trattamenti correlati tra loro, non è necessario notificare anche i trattamentioggetto di esonero. Tuttavia, se ritenuto opportuno o nei casidubbi, tali trattamenti possono essere notificati.

5. Nei casi in cui sia obbligatoria, la notificazioneva effettuata utilizzando il supporto magnetico o il modello cartaceo(accompagnati da istruzioni analitiche) approvati dal Garantee distribuiti gratuitamente presso tutti gli uffici postali.

6. Per stabilire se può operare un caso diesonero o di semplificazione, occorre far riferimento unicamentea quanto previsto dalla legge n. 675/1996. Alcune voci che figuranonel modello di notificazione coincidono con casi di esonero (es.:"finalità amministrativo-contabili"), masono state indicate per casi particolari (ad esempio, per il titolareche intenda utilizzare anche per scopi di marketing i dati trattatiper scopi contabili e fiscali).

7. Il Garante ha inoltre stipulato convenzione convari soggetti per favorire la diffusione dei modelli via Interneto attraverso quotidiani, pubblici esercizi ed associazioni, anchedi categoria. In ogni caso, il supporto o il modello possono essereritirati gratuitamente presso gli uffici del Garante siti in Roma,Piazza Monte Citorio, n. 121.

8. Nel caso di notificazione su supporto magnetico, si deve:
  • procedere all'installazione utilizzando Windows;
  • compilare le successive videate seguendo le istruzioni;
  • inserire un dischetto vuoto nel lettore e salvaresu di esso i dati immessi;
  • procedere alla stampa della notificazione e sottoscriverla;
  • spedire il dischetto, la notificazione stampatae sottoscritta, nonché la ricevuta del versamento per dirittidi segreteria pari a lire 15.000 (Ndr: euro 7,75) su c/c postale n. 97204002,in un plico raccomandato con avviso di ricevuta, indirizzato al"Garante per la protezione dei dati personali - Piazza Monte Citorio, n. 121 - 00186 ROMA". Il plico può essere eventualmenteconsegnato a mano. Non sono possibili forme diverse di versamentodei diritti di segreteria.
9. Nel caso di notificazione su modello cartaceosi devono compilare i riquadri necessari, sottoscrivere il modelloe spedirlo o consegnarlo come indicato nel punto precedente. Perle notificazioni su modello cartaceo, i diritti di segreteriaammontano a lire 25.000 (Ndr: euro 12,91).

10 Le organizzazioni complesse articolate in un numeroparticolarmente elevato di sedi, filiali, agenzie, sportelli esimili, nei quali sono custoditi i dati personali oggetto di trattamento,possono compilare il riquadro b) ("luoghi ove sonocustoditi i dati") indicando la circostanza e individuandoun loro preciso ufficio presso il quale l'elenco delle sedi, dellefiliali, delle agenzie, ecc. è tenuto costantemente aggiornatoe prontamente disponibile agli interessati e al Garante.

Il Garante resta comune a disposizione per ogni eventualeulteriore chiarimento in merito, anche via telefono: (06 696771) o via telefax (06 69677715).

13.3.1998