Garante per la protezione
    dei dati personali

Comunicato Stampa

AVVIO GRADUALE DELLE PROCEDURE DI NOTIFICAZIONE AL GARANTE PER LA PRIVACY

A decorrere dal 1 gennaio 1998, si possono notificare al Garanteper la protezione dei dati personali i "trattamenti di datipersonali" disciplinati dalla legge n.675/1996.

Per facilitare l'adempimento, il Garante intende innanzituttoricordare che è stato previsto un avvio gradualedelle procedure di notificazione. Pertanto, non è necessarioprocedere alla notificazione sin dal 1 gennaio 1998, a meno chesi ponga in essere un'attività del tutto nuova. Anche nelcaso in cui si aggiungano nuovi dati ad un archivio giàutilizzato, è quindi consigliabile utilizzare il tempoa disposizione (dal 1 gennaio 1998 fino al 31 marzo 1998, ovverodal 1 aprile 1998 al 30 giugno 1998, a seconda della natura deidati o della forma, automatizzata o meno, del trattamento) perun esame attento delle attività di. elaborazione dei datida indicare nella notificazione, specie al fine di evitare imprecisionie allo scopo di effettuare, ove possibile, una sola notificazione.Il modello è completo di alcuni allegati esplicativi edi una tabella che riassume i termini previsti dalla legge.

Inoltre, va ribadito che:

a) numerosi trattamenti non sono soggetti a notificazione,specie per quanto riguarda le ordinarie attività delleaziende finalizzate all'adempimento di obblighi contabili, retributivi,previdenziali, assistenziali e fiscali, o per ciò che attienealla comune attività di liberi professionisti, associazioni,fondazioni e comitati. La lista degli esoneri, nonchédelle ulteriori ipotesi che permettono una forma semplificata,è inclusa nella legge n. 675/1996 e nell'appositomodello di notificazione approvato dal Garante;

b) a differenza di quanto avveniva in passato, la notificazionenon riguarda più singoli archivi o banche dati, ma il complessodelle attività di raccolta e di elaborazione delle informazioni.Di regola, ciascun ente, impresa, pubblica amministrazione, ecc.può quindi effettuare una sola dichiarazione, chenon è soggetta a limiti temporali e non va rinnovata qualorarestino immutati i suoi elementi essenziali indicati nell'appositomodello predisposto dal Garante;

c) nei casi in cui è obbligatoria, la notificazionedeve essere effettuata in ogni caso utilizzando l'apposito modelloche è disponibile su supporto informatico e cartaceo;

d) il Garante ha già stipulato varie convenzioni per favorirela diffusione del modello attraverso quotidiani, pubblici esercizi,associazioni anche di categoria e via INTERNET. Entro il 12 gennaioil modello sarà altresì disponibile in tutti gliuffici postali sull'intero territorio italiano, presso i qualisarà possibile anche versare il diritto di segreteria cheè stata determinato dal Garante in misura inferiore a quellapraticata in molti altri Paesi (£ 15.000 se si utilizza ilmodello informatico; £ 25.000 se si impiega quello cartaceo).La ricevuta del versamento dovrà essere allegata alla notificazione;

e) la notificazione degli archivi magnetici che, prima dell'entratain vigore della legge n.675 del 1996, doveva essere effettuataentro il 31 dicembre di ogni anno al Ministero dell'interno, tramitele prefetture, ai sensi della legge n.121/1981, è statasostituita dalla nuova notificazione al Garante da effettuarsinei termini e con le modalità sopra indicate;

f) l'Ufficio del Garante resta a disposizione per ogni eventualechiarimento in merito, via telefono (ai numeri 06/6889.2134-5-6-7-8)o via telefax (06/6889.2139-40).

29.12.97