Garante per la protezione
    dei dati personali


Il diritto di accesso ai dati personali ai sensi della legge n. 675/1996 è diverso dal diritto di accesso ai documenti amministrativi. Quando, però, l'estrazione dei dati dai documenti è particolarmente difficoltosa, la richiesta di accesso ai dati può essere accolta anche mediante l'esibizione e/o la consegna in copia della documentazione che li contiene.
Una richiesta di accesso ai documenti può essere presa in considerazione dal Garante come richiesta di accesso ai dati personali.

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Ugo De Siervo e dell'ing. Claudio Manganelli componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato dal sig. Angelo Bernardi nei confronti della Telecom Italia S.p.A.;

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell'ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 adottato con deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 162 del 13 luglio 2000;

Relatore il prof. Ugo De Siervo;

PREMESSO:

1. Il ricorrente, dipendente della Telecom Italia S.p.A., ha presentato ricorso a questa Autorità in quanto la società non avrebbe risposto alle sue richieste ai sensi dell'art. 13 della legge n. 675/1996 volte ad ottenere copia di alcuni documenti inerenti un esame sostenuto nel 1998 per un passaggio di livello professionale. In particolare, l'interessato ha richiesto alla società il rilascio: a) dei test di ruolo e specialistico con le risposte da lui fornite; b) del profilo valutativo redatto dal proprio superiore; c) delle schede valutative sottostanti; d) di una successiva comunicazione inviata dall'ufficio "Risorse umane" nella quale sarebbero evidenziati i motivi del diniego della nuova domanda di ammissione all'esame per il passaggio di livello, presentata dal ricorrente nel 1999.

Di seguito all'invito a fornire un riscontro formulato da questa Autorità, e della proroga del termine di cui all'art. 29, comma 4, della legge n. 675/1996, Telecom Italia S.p.A. ha trasmesso al ricorrente copia di alcuni documenti relativi, in particolare, al verbale di esame per il passaggio di livello per le prove svolte nel 1998, nonché ai test valutativi specialistico e di ruolo con le risposte fornite dall'interessato e le relative votazioni.

In relazione al riscontro fornito il ricorrente ha evidenziato che la società avrebbe trasmesso solo una parte dei documenti da lui richiesti ed ha pertanto insistito per l'integrale accoglimento delle proprie richieste.

CIO' PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

2. Vanno preliminarmente richiamate le considerazioni formulate dal Garante in vari provvedimenti circa i peculiari connotati del diritto tutelato dall'art. 13, comma 1, lettera c), n. 1, della legge n. 675/1996, che non deve essere confuso con il diverso diritto di accesso ad atti e a documenti. L'esercizio del diritto di accesso ai dati personali determina a carico del titolare o del responsabile del trattamento l'obbligo di confermare l'esistenza o meno delle informazioni relative all'interessato e di comunicarle a quest'ultimo senza ritardo in forma intellegibile, estrapolandole, ove necessario, da archivi, banche dati, atti o documenti che le contengano. Qualora, poi, l'estrazione dei dati risulti particolarmente difficoltosa, l'adempimento della richiesta di accesso può avvenire anche tramite l'esibizione e/o la consegna in copia della documentazione (vedi, in proposito, le modalità più volte richiamate dal Garante, in particolare nei provvedimenti del 21 giugno e del 13 ottobre 1999 pubblicati nel Bollettino del Garante n. 11/12, pagg. 61 - 69).

Al riguardo, si osserva che le richieste del ricorrente, pur essendo in parte formulate con riguardo a documenti, anziché ai dati personali in essi contenuti, contengono espliciti ed evidenti riferimenti alla legge n. 675/1996 e alla disciplina sul trattamento dei dati personali (nell'ultima istanza l'interessato ha inviato alla società copia di un provvedimento del Garante del 2 giugno 1999 in materia di accesso dei lavoratori ai dati contenuti nelle schede di valutazione predisposte dal datore di lavoro) e possono quindi essere tenute utilmente in considerazione come esercizio del diritto di conoscere i dati personali, espressi anche in forma di giudizi o valutazioni sul dipendente (v. sempre il citato provvedimento del 2 giugno 1999), contenuti nei documenti di cui il ricorrente ha chiesto la copia.

3. Nel merito, deve essere dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso per quanto concerne le istanze di accesso ai dati contenuti in alcuni documenti richiesti dall'interessato (test di ruolo e specialistico con le risposte da lui fornite, nonché verbale dell'esame sostenuto nel 1998), di cui la società ha trasmesso copia integrale con indicazione delle votazioni parziali e finali attribuite, nonché del giudizio conclusivo di "non idoneo".

Occorre invece rilevare che la società non ha fornito idonea risposta o indicazione anche negativa, come è necessario in base alla legge n. 675/1996 (v. l'art. 13, comma 1, lett. c, num. 1), in ordine alle ulteriori informazioni richieste dal ricorrente, con particolare riferimento ai dati che sarebbero contenuti: a) in un profilo valutativo del dipendente (la cui votazione viene peraltro riportata nel verbale d'esame trasmesso all'interessato); b) nelle eventuali schede valutative in base alle quali sarebbe stato predisposto tale profilo; c) in una successiva comunicazione che sarebbe stata inviata dall'ufficio "Risorse umane" in relazione alla nuova domanda di ammissione all'esame per il passaggio di livello (presentata dall'interessato nel 1999).

In relazione a questi ultimi aspetti il ricorso ‘ fondato. La società deve quindi integrare il riscontro fornito al ricorrente con una precisa conferma scritta circa l'esistenza o meno di dati che lo riguardano negli eventuali, altri documenti indicati dall'interessato e, in caso affermativo, con un immediata comunicazione dei dati a quest'ultimo.

PER QUESTI MOTIVI, IL GARANTE:

a) dichiara, ai sensi dell'art. 20, comma 1, del d.P.R. n. 501/1998, non luogo a provvedere relativamente alle richieste dell'interessato volte ad ottenere l'accesso ai dati contenuti nei test di ruolo e specialistico svolti nel 1998, nonché al relativo verbale di esame;

b) accoglie il ricorso nei termini di cui in motivazione per quanto concerne la richiesta di ottenere la conferma dell'esistenza e la comunicazione dei dati personali contenuti negli altri documenti indicati dal ricorrente;

c) ordina, per l'effetto, a Telecom Italia S.p.A. di corrispondere in tal senso alla richiesta dell'interessato entro il 15 febbraio 2001, dando conferma di tale adempimento entro la stessa data all'ufficio del Garante.

Roma, 11 gennaio 2001

IL PRESIDENTE
Rodotà
IL RELATORE
De Siervo
IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli