Garante per la protezione
    dei dati personali


La legge n. 127/1997 non ha innovato la disciplina anagrafica, ma ha previsto la possibilità che i flussi di comunicazioni anagrafiche possano essere favoriti e regolati per aspetti di dettaglio da uno strumento flessibile quale quello delle convenzioni, le quali, però, non possono superare i limiti previsti dalla normativa in materia.

Roma, lì 22 marzo 2000       

Sig. Sindaco del Comune di       
28100 Novara       

OGGETTO: richiesta di parere sulla bozza di convenzione per la trasmissione di dati o documenti tra archivi anagrafici, altre amministrazioni pubbliche e gestori o esercenti di pubblici servizi (art. 2, comma 5, legge n. 127/1997).

Con una bozza di convenzione trasmessa con richiesta di parere, il Comune di Novara intende attuare l'art. 2, comma 5, della legge n. 127/1997 per favorire la trasmissione di dati e documenti tra archivi anagrafici da un lato e, dall'altro, altre amministrazioni pubbliche nonché gestori ed esercenti di pubblici servizi.

La bozza prevede la possibilità di mettere a disposizione dei predetti soggetti i dati contenuti nell'anagrafe della popolazione residente, nelle forme e nei limiti previsti dalla relativa disciplina normativa (l. n. 1228/1954 e d.P.R. n. 223/1989), e con modalità differenziate a seconda che l' interconnessione degli archivi avvenga nei confronti di:

a) un'altra amministrazione pubblica (la quale potrebbe effettuare "ricerche o consultazioni individuali o di massa inerenti i dati degli iscritti nell'Anagrafe della popolazione residente, se motivate per esclusivo uso di pubblica utilità");

b) un gestore o un esercente di pubblico servizio (cui verrebbe consentita solo "l'acquisizione di dati inerenti la residenza e/o lo stato di famiglia - con esclusione della certificazione anagrafica- di singoli cittadini residenti nel Comune …").

L'interconnessione sarebbe consentita "secondo il principio di reciprocità e previa attribuzione di una chiave riservata atta a proteggere gli archivi contenenti i dati". È invece esclusa la trasmissione dei dati sensibili o giudiziari di cui agli artt. 22 e 24 della legge n. 675/1996.

L'impostazione seguita è nel suo complesso condivisibile in quanto tiene conto delle disposizioni normative che regolano il rilascio dei certificati anagrafici (capo VI d.P.R. n. 223/1989) e la consultabilità da parte di persone estranee all'ufficio di anagrafe (art. 37 d.P.R. n. 223 cit.).

Si ritiene però che la convenzione pur richiamando l'insieme delle disposizioni sui certificati anagrafici (e, in particolare, gli articoli 35 e 37 del d.P.R. n. 223), debba evitare più chiaramente un riferimento a connessioni dirette con archivi o atti anagrafici (di cui, peraltro, il Comune deve garantire la perfetta conservazione: cfr. art. 23 d.P.R. n. 223) e prevedere piuttosto la possibilità di collegamenti informatici o telematici attraverso i quali rendere disponibili, su richiesta, la trasmissione o la consultazione in rete di un documento o di un certificato su supporto informatico, relativo, a seconda del soggetto convenzionato, ad elenchi di iscritti all'anagrafe oppure a specifiche attestazioni attinenti alla residenza o allo stato di famiglia di singoli residenti.

In altre parole, la legge n. 127/1997 non ha innovato la previgente disciplina anagrafica, ma ha semplicemente previsto la possibilità che i flussi di comunicazioni anagrafiche possano essere favoriti e regolati per aspetti di dettaglio da uno strumento flessibile quale quello delle convenzioni, le quali, però, non possono superare i limiti previsti dalla normativa in materia.

Non paiono quindi idonee né una libera consultazione diretta delle anagrafi (attraverso interrogazioni individuali o di massa di ogni qualsivoglia dato contenuto negli archivi) né, tantomeno, una loro indifferenziata interconnessione con le banche dati dei soggetti convenzionati. Tali modalità si porrebbero in netto contrasto con la vigente disciplina in materia di anagrafi, dando vita ad una nuova forma di gestione e di accesso agli atti anagrafici che potrebbe essere invece introdotta solo da apposite norme modificative.

Né potrebbe ritenersi sufficiente al predetto scopo l'attribuzione di una chiave riservata al soggetto convenzionato, misura che dovrebbe comunque essere integrata con le nuove disposizioni in tema di sicurezza e protezione dei dati personali trattati con l'ausilio di elaboratori accessibili su una rete pubblica (v. d.P.R. n. 318/1999).

Rimane sullo sfondo, rispetto alle predette considerazioni, il problema della motivazione del collegamento (che la bozza di convenzione già prevede), la quale deve essere ben evidenziata con particolare riguardo alle norme di legge o di regolamento, oppure alle necessità istituzionali degli enti richiedenti che comportano l'esigenza di un'acquisizione dei dati anagrafici. In assenza di tali motivazioni non può ritenersi sufficiente il richiamo alle norme sulla certificazione anagrafica ed il servizio dovrebbe essere esteso a tutta la popolazione residente. La specificazione della motivazione assume rilevanza anche al fine della comprensione della previsione in convenzione del "principio di reciprocità" nella consultazione degli archivi anagrafici.

IL PRESIDENTE