Garante per la protezione
    dei dati personali


Per la raccolta e l'utilizzazione di eventuali dati sensibili idonei a rivelare l'adesione ad organizzazioni sindacali dei lavoratori dipendenti degli associati nell'ambito delle predette finalità, non è necessario richiedere una specifica autorizzazione a questa Autorità, poiché tale trattamento è già stato preso in considerazione dalle autorizzazioni generali rilasciate dal Garante (da ultimo, con provvedimenti del 29 settembre 1999, pubblicati nella G.U. n. 232 del 2 ottobre) e, in particolare, dall'autorizzazione n. 3/1999 relativa agli organismi di tipo associativo (v. punti numeri 1), quarto capoverso, e 2), lettera f)).

Roma, lì 27 ottobre 1999        

API Brescia        
Via F. Lippi, 30        
25134 — Brescia        

CONFAPI        
Via della Colonna Antonina, 52        
00186 — Roma        

OGGETTO: trattamento di dati personali svolto nelle procedure di conciliazione, in materia di rapporti di lavoro.

Codesta associazione ha evidenziato di svolgere funzioni di segreteria per la commissione sindacale di conciliazione, avente sede presso la stessa associazione, recentemente costituita mediante accordo con le federazioni aderenti a CGIL-CISL-UIL al fine "di assistere le parti (impresa e lavoratore) nel tentativo di composizione della controversia in materia di rapporti di lavoro, di cui all'art. 409 cod. proc. civ.".

L'accordo prevede che il lavoratore possa conferire mandato all'organizzazione sindacale prima di promuovere la procedura obbligatoria di conciliazione, sottoscrivendo una lettera di incarico nella quale è stata inserita una formula per il consenso al trattamento dei dati anche sensibili e per la loro comunicazione al datore di lavoro e alla commissione di conciliazione scelta dal lavoratore medesimo, "nei limiti necessari ed al fine dell'esperimento del tentativo di conciliazione".

Nel caso in cui venga interessata la predetta commissione sindacale, l'Associazione dovrebbe quindi, in relazione alle funzioni di segreteria, tenere un apposito protocollo ed archivio (cartaceo ed informatico), nel quale registrare e conservare i dati relativi al lavoratore ed all'impresa, nonché le informazioni relative al ricorso, alla corrispondenza e ai verbali di conciliazione (dati a disposizione dei soli membri della commissione e non soggetti ad alcuna divulgazione esterna).

Codesta associazione ha pertanto chiesto al Garante di precisare se, quale organo di segreteria della commissione sindacale di conciliazione, abbia l'obbligo di "notificare il trattamento di tali dati ovvero richiedere l'autorizzazione alla gestione degli stessi".

Al riguardo, va osservato che:

a) il trattamento di dati personali svolto per le finalità indicate da codesta associazione non deve essere notificato necessariamente in quanto può rientrare nel caso di esonero previsto dall'art. 7, comma 5-ter, lettera l) della legge n. 675/1996;

b) per la raccolta e l'utilizzazione di eventuali dati sensibili (idonei a rivelare l'adesione ad organizzazioni sindacali dei lavoratori dipendenti degli associati) nell'ambito delle predette finalità, non è necessario richiedere una specifica autorizzazione a questa Autorità, poiché tale trattamento è già stato preso in considerazione dalle autorizzazioni generali rilasciate dal Garante (da ultimo, con provvedimenti del 29 settembre 1999, pubblicati nella G.U. n. 232 del 2 ottobre) e, in particolare, dall'autorizzazione n. 3/1999 relativa agli organismi di tipo associativo (v. punti numeri 1), quarto capoverso, e 2), lettera f)).

Si ritiene, pertanto, che ai fini del corretto svolgimento del trattamento in esame codesta associazione debba uniformarsi alle prescrizioni contenute in tale autorizzazione.

A questo proposito, occorre evidenziare la necessità che sia l'informativa, sia la richiesta di consenso scritto sottoposte ai lavoratori interessati prevedano uno specifico riferimento alle eventuali funzioni di segreteria dell'API, nell'eventualità, appunto, che il lavoratore scelga la commissione sindacale di conciliazione. Appare inoltre opportuno chiarire agli interessati, nell'informativa o nella richiesta di consenso, anche in via esemplificativa, le tipologie di dati sensibili che potrebbero essere trattati nell’ambito della procedura di conciliazione.

IL PRESIDENTE