Garante per la protezione
    dei dati personali


Nel dichiarare inammissibile un ricorso, questa Autorità ha instaurato un distinto procedimento, ai sensi dell'art. 31, comma 1, lettera d), della legge n. 675, invitando il titolare del trattamento a far pervenire, ogni utile elemento di valutazione in ordine al trattamento di dati personali".

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Ugo De Siervo e dell'ing. Claudio Manganelli, componenti e del dottor Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto il provvedimento del Garante in data 7 giugno 1999 con il quale, nel dichiarare inammissibile il ricorso presentato, ai sensi dell'art. 29 della legge n. 675, dai ricorrenti, è stato instaurato un distinto procedimento, ai sensi dell'art. 31, comma 1, lettera d), della legge n. 675, per la valutazione di quanto rappresentato dai citati ricorrenti;

Viste le segnalazioni pervenute da alcuni cittadini ed in particolare dal rappresentante del "coordinamento genitori nido, materne, elementari, medie della città di ……";

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal Segretario generale ai sensi dell'art. 7, comma 2, lettera a), del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501;

Relatore l'ing. Claudio Manganelli;

PREMESSO

1. Il Garante per la protezione dei dati personali, con nota in data …. ha trasmesso al Comune di ……, i, in qualità di titolare del trattamento, la decisione adottata il 7 giugno 1999 in merito al ricorso ex art. 29 presentato nei confronti del citato Comune dai ricorrenti. Nel dichiarare inammissibile il ricorso in questione, questa Autorità ha però instaurato un distinto procedimento, ai sensi dell'art. 31, comma 1, lettera d), della legge n. 675, invitando il Comune di .... a far pervenire, entro il…., ogni utile elemento di valutazione "in ordine al trattamento di dati personali connesso alla distribuzione del questionario rivolto agli utenti degli asili nido della città ...., con particolare riferimento agli obblighi normativi posti a fondamento dell'iniziativa, all'adempimento degli obblighi di informativa nei confronti dei soggetti interessati, alle modalità di trattamento e conservazione dei dati e alle misure di sicurezza adottate".

Il Comune, con nota in data ... ha fornito le indicazioni richieste precisando in particolare che:

- con deliberazione del …… il Comune ha approvato una bozza di convenzione con il Consorzio per il sistema informativo per la gestione e lo sviluppo del sistema informativo comunale e che il medesimo, con atto sindacale in data ..., è stato individuato come "responsabile" del trattamento ai sensi dell'art. 8 della legge n. 675/1996;

- il Consiglio Comunale con deliberazione in data …. ha approvato un apposito regolamento sul trattamento dei dati personali;

- con deliberazione del …. il Consiglio Comunale ha approvato "gli indirizzi per l'esercizio 1999 in tema di tributi locali, tariffe, rette, canoni ed altre materie simili". Più specificamente con tale atto si è stabilito che "in applicazione del decreto legislativo n. 109/1998, la città di .…… intende applicare ai redditi dei nuclei familiari dei bambini frequentanti gli asilo nido gestiti dall'amministrazione comunale l'indicatore della situazione economica (ISE). A tal fine i genitori che intendono reiscrivere il proprio figlio negli asili nido per l'anno scolastico 1999/2000 nonché coloro che presentano domanda per la prima volta, dovranno presentare una specifica richiesta compilando il modulo per l'autocertificazione dei redditi e della situazione patrimoniale predisposto dall'Amministrazione. La compilazione del predetto modulo consentirà l'inserimento nelle fasce tariffarie agevolate, mentre la non compilazione comporterà l'automatico inserimento nella tariffa massima non inferiore all'80% del costo".

TUTTO CIO' PREMESSO, IL GARANTE OSSERVA:

2. Va prima di tutto osservato che i dati raccolti sulla base del citato questionario distribuito dalla Divisione …… del Comune di ... sono da considerarsi come "dati personali" e pertanto soggetti all'applicazione della legge n. 675/1996. Fra di essi i dati relativi alla presenza nel nucleo familiare di soggetti con invalidità civile superiore al 66% o con handicap psicofisico permanente hanno poi natura di "dati sensibili", ai sensi dell'art. 22 della medesima legge.

Poiché i dati in questione sono trattati da un soggetto pubblico (Comune di ....), le norme applicabili a tale trattamento di dati si rinvengono nell'art. 27 della citata legge n. 675, che consente tale trattamento "soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali nei limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti".

Alla luce di tale disposizione, il trattamento effettuato dal Comune in relazione ai dati contenuti nei questionari compilati dai genitori che intendono usufruire degli asili nido comunali deve considerarsi legittimo, in quanto normativamente previsto dal citato decreto legislativo 31 marzo 1998 n. 109, contenente "definizioni di criteri unificati di valutazione della situazione economica dei soggetti che richiedono prestazioni sociali agevolate, a norma dell'articolo 59, comma 51, della legge 27 dicembre 1997, n. 449".

Rispetto a tale disposizione di legge la deliberazione del Consiglio Comunale del ……… e gli ulteriori provvedimenti adottati dai competenti servizi del Comune si pongono come necessari provvedimenti attuativi della citata disposizione normativa.

Per quanto attiene poi ai dati sensibili, la normativa di riferimento nel periodo in questione era costituita dall'art. 22, comma 3 della legge n. 675, in connessione con la disposizione transitoria di cui all'art. 41, comma 5, che prevedeva la possibilità per i soggetti pubblici di continuare a trattare dati sensibili fino alla data dell'8 maggio 1999 anche in assenza di disposizioni di legge analitiche quali quelle di cui al citato art. 22, comma 3 della legge n. 675, previa comunicazione al Garante.

Il Comune di ... poteva quindi proseguire la trattazione anche di tali dati che già costituivano oggetto di trattamento ed elaborazione da parte degli archivi e delle banche dati comunali.

A far data dal 18 maggio 1999 il trattamento dei dati sensibili da parte dei soggetti pubblici è peraltro disciplinato dal decreto legislativo 11 maggio 1999 n. 135. In particolare l'art. 13, comma 3, di tale decreto considera di rilevante interesse pubblico la attività connesse "al riconoscimento di esoneri, agevolazioni o riduzioni tariffarie o economiche..."

Si richiama peraltro l'attenzione del Comune sulla necessità di conformare il trattamento di tali dati ai principi generali contenuti negli artt. 1 - 5 del decreto in questione ed in particolare alla necessità sancita dall'art. 22, comma 3 bis della legge n. 675 (introdotto dall'art. 5 del d.lg. n. 135/1999) di identificare e rendere pubblici, con apposito provvedimento di tipo regolamentare adottato dai competenti organi del Comune, "i tipi di dati e di operazioni strettamente pertinenti e necessari ..." in relazione a quei trattamenti di cui già il medesimo decreto (come nel caso del citato art. 13) riconosce la finalità di rilevante interesse pubblico.

Si rammenta inoltre che, come già nel ricordato periodo transitorio, così anche in vigenza del nuovo decreto, il trattamento dei dati sia comuni sia sensibili da parte di un soggetto pubblico non è condizionato all'espressione del consenso da parte del soggetto interessato.

Va poi ricordato che, al di là delle disposizioni di cui agli artt. 22 e 27, il Comune, nel trattare i dati relativi ai questionari in oggetto, deve rispettare le altre disposizioni della legge n. 675 che riguardano in particolare la qualità dei dati, la loro pertinenza, l'informativa agli interessati e le misure di sicurezza (artt. 9, 10 e 15 della legge n. 675).

Al riguardo va esaminata più specificamente l'informativa fornita agli utenti e riportata sui questionari proposti.

Tale informativa è in effetti incompleta ed eccessivamente sintetica, non comprendendo molti degli elementi richiesti dall'art. 10 della legge.

Limitatamente a tale aspetto, le segnalazioni pervenute devono quindi essere considerate fondate.

Non compare infatti l'indicazione delle modalità del trattamento dei dati né un chiaro riferimento alla natura obbligatoria o facoltativa del loro conferimento, mentre l'indicazione delle conseguenze di un'eventuale mancata compilazione del questionario è riportata invece nella lettera di accompagnamento firmata dall'assessore competente e dal direttore dei servizi educativi, lettera che però non richiama la normativa sulla protezione dei dati personali e fornisce solo alcune informazioni di carattere generale non raccordate con l'informativa sintetica poi riportata all'interno del questionario.

Non viene poi precisato nell'informativa (né chiarimenti in merito emergono nella nota inviata dal Comune in data …..) a quali soggetti i dati vengano eventualmente comunicati, né vengono forniti gli elementi identificativi degli eventuali soggetti responsabili, anche se l'atto di nomina a responsabile del Consorzio per il sistema informativo (di cui è stata inviata copia) fa presumere che lo stesso effettui operazioni di trattamento anche sui dati in questione.

Non vi è cenno infine alla possibilità di esercizio da parte degli interessati (genitori dei bambini) dei diritti di cui all'art. 13 della legge n. 675.

Alla luce delle succitate considerazioni, si invita quindi il Comune di ….. a rivedere, in occasione di nuove operazioni di raccolta e trattamento di dati analoghi, la modulistica in questione, fornendo agli interessati i richiesti elementi di conoscenza indispensabili per comprendere e ricostruire l'iter dei propri dati personali.

Inoltre, con riferimento ai dati già raccolti in occasione delle procedure per la definizione delle fasce tariffarie per l'anno 1999/2000, si invita il Comune a completare l'informativa fornita, attraverso l'indicazione, con idonee forme di pubblicità (affissione di manifesti, comunicati stampa...), degli elementi dell'informativa omessi e individuando, altresì, appositi uffici dell'amministrazione comunale dove potranno essere assunte più dettagliate informazioni in merito o presentate le istanze di accesso ai dati ai sensi dell'art. 13 della legge n. 675.

Con specifico riguardo ai dati sensibili si rammenta poi che l'art. 2, comma 1, del recente decreto legislativo n. 135 impone ai soggetti pubblici, nell'informare gli interessati ai sensi dell'articolo 10 della legge, di fare "espresso riferimento alla normativa che prevede gli obblighi o i compiti in base alla quale è effettuato il trattamento".

Si ricorda infine che, al di là della nomina di determinati soggetti a responsabili del trattamento (ai sensi dell'art. 8), tutti i dipendenti del Comune che vengono in contatto con i questionari ed i dati in essi contenuti devono essere individuati come "incaricati'', con apposito atto scritto, volto a specificare le funzioni ed i compiti ad essi attribuiti, anche al fine di evitare usi impropri ed accessi non autorizzati.

Copia della presente decisione sarà inviata, oltre che al Comune di ..., ai ricorrenti che già avevano presentato un ricorso in merito, oltre che a tutti coloro che hanno fatto pervenire a questa Autorità segnalazioni in proposito.

      Roma, li 9 settembre 1999

IL PRESIDENTE

IL RELATORE

IL SEGRETARIO GENERALE