Garante per la protezione
    dei dati personali


L'art. 13 della legge n. 675/1996 obbliga il titolare e il responsabile del trattamento ad estrarre dai propri archivi e documenti tutte le informazioni che riguardano il richiedente e a riferirle a quest'ultimo con modalità idonee a rendere i dati facilmente comprensibili.

Roma, 26 agosto 1998       

Spett. Soc. (...)       

e p.c.:       

Sig.(.....)       

OGGETTO: Esercizio dei diritti di accesso ai dati personali.

Il Sig. ha presentato un'istanza a questa Autorità dichiarando di aver ricevuto solo parziale riscontro alla richiesta di accesso formulata ai sensi dell'art. 13 della legge n. 675/1996 (che, ad ogni buon conto, si allega in copia).

In effetti, il Credito Emiliano S.p.A. ha già fornito, nella sostanza, i chiarimenti richiesti in data 12 gennaio scorso, ma la risposta non appare del tutto rispondente ai requisiti previsti dalle disposizioni della legge n. 675/1996.

Infatti, per rendere possibile l'esercizio dei diritti individuati da tale disposizione il titolare o il responsabile del trattamento devono fornire senza ritardo un riscontro compiuto ed analitico all'interessato in ordine a tutte le informazioni di carattere personale che lo riguardano, presenti in archivi o in atti detenuti dal medesimo titolare o responsabile (dati anagrafici, altri elementi di identificazione personale, dati inerenti al rapporto di lavoro, informazioni sulla valutazione delle attività lavorative e delle attitudini del dipendente, ecc.).

Al riguardo, occorre precisare che l'art. 13 non prevede il necessario rilascio di copie di atti, ma, più precisamente, obbliga il titolare o il responsabile del trattamento ad estrapolare dai propri archivi e documenti tutte le informazioni, su supporto cartaceo o informatico, che riguardano il richiedente e a riferirle a quest'ultimo con modalità idonee a rendere i dati facilmente comprensibili.

L'accesso, quindi, non obbliga ad esibire o copiare ogni singolo documento dal quale possono essere estrapolati i dati personali, ma rende comunque necessario estrarre dagli atti e dai documenti tutte le informazioni relative all'interessato, senza esclusione di sorta.

In casi particolari, non può peraltro escludersi le necessità di esibire o consegnare copia non tanto di singoli dati quanto di interi atti o documenti che riguardino anche terzi (o parte di essi); ciò nel solo caso in cui i dati relativi al richiedente e ai terzi siano intrecciati al punto tale da essere incomprensibili o snaturati nel loro contenuto, se privati di alcuni elementi o scomposti rispetto alla loro originaria collocazione.

Ad ogni buon fine, si trasmette copia dell'art. 17, comma 6, dell'emanando regolamento governativo che attua il citato art. 13.

Alla luce delle considerazioni appena esposte, questa Autorità invita ... ad integrare, entro e non oltre il 15 settembre p.v., la risposta già inviata al Sig. comunicando allo stesso dati contenuti in schede personali, concernenti giudizi, valutazioni e descrizioni delle sue prestazioni o attitudini lavorative.

Si prega, inoltre, di confermare all'Ufficio del Garante l'avvenuta integrazione.

IL PRESIDENTE