Garante per la protezione
    dei dati personali


Nei primi mesi della propria attività,il Garante ha espresso il parere su alcuni modelli di informativae di prestazione del consenso predisposti per la clientela ditalune società al fine di rendere più semplice lacomprensione e l'applicazione dei principi sanciti dalla leggen. 675/1996.

Roma, 8 settembre 1997                

Alla Autogerma SpA                
Via Gumpert, 1                
37137 - Verona                

OGGETTO: Modelli di informativa e di richiesta delconsenso predisposti dall'Autogerma SpA.

Con nota n.308 del 26 giugno 1997, codesta societàha inviato la documentazione richiesta con la comunicazione n.123dell'11 giugno scorso, allegando un nuovo schema di modello diinformativa e di richiesta di consenso, riformulato alla lucedei chiarimenti espressi in una recente decisione di questa Autorità.

Il Garante, nel constatare che il nuovo schema recamodifiche significative, ha osservato che alcuni punti non risultanoancora conformi alle disposizioni della legge n.675/1996.

Ai sensi dell'art. 31, comma 1, lett. c), si segnalapertanto la necessità di un perfezionamento dello schema,tenendo conto delle seguenti osservazioni:

a) occorre precisare nella prima parte dello stampatoche i dati sono raccolti presso l'interessato anziché pressoterzi, ai sensi dell'art. 10, comma 1, della legge n.675/1996;

b) l'inciso relativo alle modalità del trattamento(art. 10, comma 1, lett. a)) risulta generico, essendo necessariospecificare la logica su cui si basa il trattamento, individuando,in particolare, i principali criteri e le metodologie di elaborazionedei dati (cfr. l'ultimo periodo del punto 1, lett. b), della segnalazioneBNL);

c) la parte relativa alla descrizione delle conseguenzedi un eventuale rifiuto di fornire i dati presenta ancora unaformulazione non chiara, in quanto lascia intendere che il diniegodel consenso potrebbe comportare la mancata esecuzione di prestazioniche, in verità, potrebbero essere eseguite comunque, anchein mancanza del consenso. Il chiarimento potrebbe essere fornitoapportando, ad esempio, le seguenti modificazioni:

- nel quinto paragrafo, terzo rigo, le parole «siriferiscono» potrebbero essere sostituite con «sononecessari», eliminando al sesto rigo le parole «D'altraparte» e sostituendo nel rigo successivo la parola «solo»con «invece»;

- nel sesto paragrafo, le parole «ovvero diprestare il consenso al loro trattamento come sopra descritto»potrebbero essere eliminate, sostituendo la parola «potranno»con «può» ed eliminando le parole «e consenso»(sesto rigo) e «solo» (ultimo rigo);

d) in alcuni punti lo schema elenca genericamenteo in via esemplificativa i soggetti destinatari dei dati dell'interessatoe le finalità da essi perseguite (vedi, ad es., il riferimentoagli «organi associativi del settore automobilistico»).Inoltre, lo schema non chiarisce se il consenso si riferisca soltantoal trattamento in atto presso il singolo concessionario e allesole operazioni di comunicazione dei dati all'Autogerma SpA ealla Fingerma SpA, sia richiesto anche per rendere legittimi gliulteriori trattamenti effettuati stabilmente da tali soggettio da terzi.

Tale distinzione è essenziale alfine di permettereall'interessato di comprendere pienamente l'ambito e le finalitàdella raccolta e delle successive operazioni correlate al trattamentodei dati che si accinge a conferire; inoltre, pone in condizionel'interessato di esprimere liberamente, ed in forma specifica,il proprio «consenso informato».

Si ricorda tra l'altro che qualora si intenda richiedereil consenso anche per ciò che riguarda la successiva attivitàa regime dei terzi destinatari della comunicazione, questi soggettie i relativi trattamenti devono essere individuati in modo precisonell'informativa (cfr. il punto 2 b) della decisione BNL).

Occorre pertanto riformulare lo schema, distinguendonella parte relativa all'informativa da un lato, i casi concernentii titolari e i trattamenti successivi a quello originario (peri quali codesta società intende acquisire, ove necessario,il consenso dell'interessato) e, dall'altro, le fattispecie relativeai soggetti e alle categorie di soggetti ai quali i dati possonoessere comunicati (e che provvederebbero a richiedere autonomamenteil consenso qualora intendano procedere stabilmente al trattamentodei dati);

e) la parte finale relativa alla manifestazione delconsenso risente della confusione di fondo circa la distinzionetra i trattamenti (e i relativi titolari) e le comunicazioni (ei relativi destinatari), e deve essere riformulata in considerazionedelle osservazioni sopra esposte.

In particolare, nella formula relativa alla richiestadi consenso vanno distinti i casi:

- di consenso richiesto per legittimare sia il trattamentoda parte del concessionario sia la comunicazione all'AutogermaSpA e alla Fingerma SpA (ovvero di consenso necessario per comunicarei dati a terzi in attuazione di un obbligo contrattuale di acquisto,finanziamento o fornitura di servizi di assistenza);

- di consenso «facoltativo» finalizzatoad indagini di mercato, iniziative di marketing, ecc. Attraversotale distinzione, si permetterà all'interessato di esercitareeventuali opzioni in ordine all'ampiezza del consenso.

Nel caso in cui il consenso sia richiesto anche peri trattamenti effettuati stabilmente da altri soggetti (in particolare,Autogerma SpA e Fingerma SpA), si fa presente che questi ultimidovranno essere indicati precisamente e nominativamente, in sintoniacon quanto si è osservato a proposito dell'informativa.

Occorre inoltre prevedere una formula iniziale dimanifestazione del consenso che si riferisca a quanto evidenziatonell'informativa all'interessato in ordine al trattamento e allacomunicazione dei dati personali, apparendo insufficiente la sempliceprevisione di uno «spazio per eventuali dichiarazioni delCliente e limitazioni del consenso» e di una «firmaleggibile del Cliente per espresso consenso e firma di quantoprecede».

Contestualmente alla presente segnalazione si invitacodesta Società, ai sensi dell'art. 32, comma 1, dellalegge n.675/1996, a trasmettere copia dello schema riformulato entroquindici giorni dal ricevimento della presente, e a fornire assicurazioni,entro la medesima data, che, nelle more della predisposizionedel nuovo modello, non saranno tratte conseguenze sfavorevoliper gli interessati in caso di mancata prestazione del consensocon il precedente modello.

IL PRESIDENTE