Garante per la protezione
    dei dati personali


PROVVEDIMENTO DEL 23 GENNAIO 2014

Registro dei provvedimenti
 n. 33 del 23 gennaio 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI

NELLAriunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, delladott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e delladott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia,segretario generale;

VISTEle istanze avanzate ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice in materia diprotezione dei dati personali, d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito"Codice"), nei confronti del Comune di Brescia – Settore diPolizia locale da XY, agente di polizia in servizio presso il predetto ente,con le quali l'interessato ha chiesto di avere conferma dei dati personali chelo riguardano e di ottenere la loro comunicazione in forma intellegibile, nonchédi conoscerne l'origine, le finalità, le modalità e la logica del lorotrattamento, gli estremi identificativi del titolare e del/i responsabile/ieventualmente designati ed i soggetti o le categorie di soggetti ai quali idati sono stati comunicati; ciò con specifico riferimento ai dati relativi ai"documenti o atti  contenuti nel c.d. fascicolo riservato aperto indata 6.9.2011 e trattati dal Settore Polizia locale del Comune diBrescia";

VISTOil ricorso, pervenuto al Garante il 21 ottobre 2013, presentato nei confrontidel Comune di Brescia – Settore Polizia Locale, con il quale XY, nonritenendo idoneo il riscontro ottenuto alle istanze previamente avanzate aisensi dell'art. 7 del Codice, ha ribadito le proprie richieste, asserendoaltresì che i propri dati personali sarebbero illecitamente trattati per cui neha sollecitato anche la cancellazione, ritenendoli inutilizzabili ai sensidell'art. 11, comma 2, del Codice;

VISTIgli ulteriori atti d'ufficio e, in particolare, la nota del 25 ottobre 2013 conla quale questa Autorità, ai sensi dell'art. 149 del Codice, ha invitatol'amministrazione resistente a fornire riscontro alle richiestedell'interessato, nonché la nota del 19 dicembre 2013 con cui è stata dispostala proroga del termine per la decisione sul ricorso;

VISTAla nota pervenuta via e-mail il 21 novembre 2013 con la quale l'enteresistente, nel precisare di avere già fornito riscontro alle istanze formulatedal ricorrente "mettendo sempre a sua disposizione le informazioni innostro possesso", ha chiarito, tra l'altro, che "i dati riferitiall'interessato – identificativi e relativi all'attività lavorativasvolta () vengono raccolti in un fascicolo cartaceo custodito in uno schedariochiuso a chiave ubicato all'interno dell'ufficio segreteria del settore. I datiin questione sono originati dallo svolgimento dell'attività lavorativa ()ovvero nel suo caso, svolgendo attività di rappresentante sindacale, i datipossono riguardare anche tale attività ()"; l'ente resistente ha quindiaggiunto che tale fascicolo "non costituisce una mera duplicazione delfascicolo personale detenuto dal settore risorse umane (), ma rappresenta unostrumento, peraltro previsto normalmente per tutti i lavoratori afferenti allanostra area di attività, creato dal settore Polizia locale al solo fine dipoter gestire ordinatamente e con efficienza organizzativa le informazionigenerate nel corso dell'attività lavorativa e necessarie per la gestionequotidiana del rapporto funzionale e gerarchico esistente con coloro che sonoassegnati al settore stesso"; inoltre, con specifico riguardo ai soggettiche sono venuti a conoscenza dei suoi dati personali, la parte resistente hachiarito che "il commissario (...) ha agito, oltre che per dare riscontroalle richieste del settore risorse umane nell'ambito del procedimentodisciplinare a carico del ricorrente, in qualità di ufficiale di poliziagiudiziaria del Nucleo polizia giudiziaria della Polizia locale di Brescia,delegato dalla Procura della Repubblica di Brescia allo svolgimento delleindagini giudiziarie inerenti la sua persona che risultano avviate a seguito dinotizia di reato depositata presso la Procura della repubblica di Brescia indata 23.11.2011 () cui ha fatto seguito provvedimento di rinvio a giudizio ()";nella medesima nota l'amministrazione resistente ha comunque dichiarato lapropria disponibilità a consentire al ricorrente l'accesso a tutti i datipersonali che lo riguardano e che "riterrà di suo interesse";

VISTAla nota datata 23 novembre 2013 con la quale il ricorrente, nel ritenereinsoddisfacente il riscontro ottenuto, ha evidenziato come la controparte nonabbia fornito alcun chiarimento in ordine "all'esistenza di dati personalicontenuti in un fascicolo riservato aperto in data 06/09/2011 e trattato dalSettore Polizia locale, fascicolo che nulla ha a che fare con il fascicolopersonale detenuto presso la segreteria del settore polizia locale", cuiha fatto riferimento il titolare del trattamento; inoltre, con riferimento aquest'ultimo fascicolo il ricorrente ha sottolineato come l'amministrazioneresistente, pur affermando che nello stesso "possono" essereconservati anche dati inerenti la sua attività sindacale, non chiarisce sequesti vi siano effettivamente; quanto poi alle modalità di conservazione deidati , il ricorrente ha affermato che all'interno della segreteria del Settorepolizia locale, "le chiavi dell'"apposito schedario (in cui sonocustoditi i dati) sono contenute in una bacheca aperta appesa all'interno dellasegreteria, cui hanno libero accesso tutti gli agenti del Corpo, il personaleamministrativo, i cittadini e gli addetti alle pulizie ()";

VISTEle nota pervenute via e-mail il 25 novembre 2013 e il 10 gennaio 2014 con lequali l'amministrazione resistente, nel ribadire quanto già rappresentato inordine ai dati personali del ricorrente conservati nel fascicolo custoditopresso la segreteria del Settore polizia locale, ha precisato che i"documenti custoditi sono solo quelli generati durante il servizio o inrelazione all'attività affidata al dipendente ed ineriscono esclusivamente taleaspetto della relazione con il lavoratore () ed il fascicolo in questione hacontenuto e funzione ben diversa da quello presente presso il settore delComune preposto alla gestione delle risorse umane"; quanto poi allapresenza, in esso, di alcuni documenti aventi carattere sindacale, questa "èdovuta al fatto che il ricorrente stesso, nella sua veste di rappresentantesindacale, ha formulato diverse istanze e richieste allo scrivente Settore, ilquale ha tenuto copia di tali comunicazioni ()"; la resistente ha inoltrecontestato quanto affermato dal ricorrente in ordine "all'asserita liberaaccessibilità delle chiavi dello schedario" precisando che "dettechiavi non sono infatti tra quelle a disposizione sulla bacheca presentenell'ufficio; il fascicolo relativo al ricorrente, come quello di tutti i dipendentidel Settore, è custodito in uno schedario chiuso a chiave posto all'internodell'ufficio segreteria che è accessibile solo a soggetti autorizzati ().Inoltre, all'interno dell'ufficio del Comandante (locale chiuso a chiave),raccolti in faldoni non accessibili (all'interno di un armadio chiuso achiave), sono custoditi fascicoli riguardanti sia i procedimenti disciplinariattivati nei vari anni nei confronti dei dipendenti, sia segnalazioniprovenienti per lo più dagli ufficiali del Corpo polizia locale, riguardanti ilcomportamento in servizio del personale ai fini della relativavalutazione"; la resistente ha inoltre ribadito che il predetto"fascicolo è stato oggetto di trattamento nell'ambito di una serie diprocedimenti che hanno interessato il ricorrente, sia nell'ambito di azionidisciplinari () sia in relazione allo svolgimento di procedimenti civiliintrapresi dal ricorrente contro il Comune di Brescia, sia, per finire, nelcontesto di un procedimento penale a carico dello stesso  sempre per fattiavvenuti in servizio";  con riferimento a quest'ultimo, la resistenteha inoltre chiarito che "l'accesso ai dati da parte del commissario () indata 19.3.2012 è stato effettuato in ottemperanza a precisa richiesta diacquisizione di informazioni da parte della Procura della Repubblica presso ilTribunale di Brescia (), come da documento allegato; quindi è di tuttaevidenza che lo stesso fosse pienamente legittimato, anzi tenuto per dovered'ufficio, a procedere al predetto accesso ai dati. Si precisa peraltro che ilmedesimo commissario è uno degli ufficiali di P.G. che sin dall'inizio avevacondotto le indagini relative ai fatti di reato ascritti al ricorrente ()";infine, "quanto al fascicolo riservato asseritamente aperto in data6.9.2011 dal Settore Polizia locale", l'amministrazione resistente haaffermato che "al di là di una generica e non provata affermazione delricorrente non appare alcun elemento concreto che permetta di definire a cosaprecisamente lo stesso si volesse riferire e quali dati egli ritenga vi possanoessere contenuti"; ciò posto, la resistente ha ribadito che il fascicolo èa disposizione dell'interessato perché lo stesso possa "prenderne visionee avere quindi nuovamente comunicazione in forma intellegibile delle informazioniche riterrà di suo interesse";

CONSIDERATOche, nel caso di specie, il ricorrente, nel chiedere l'accesso ai datipersonali che lo riguardano nonché le altre informazioni di cui al comma 2dell'art. 7 del Codice, ha legittimamente esercitato i diritti previsti dallalegge in materia di protezione dei dati personali; ritenuto che, in ordine atali richieste, ai sensi dell'art. 149, comma 2, del Codice, deve esseredichiarato non luogo a provvedere sul ricorso, avendo il titolare deltrattamento integrato, nel corso del procedimento, le informazioniprecedentemente fornite;

RILEVATOche deve essere invece dichiarata inammissibile l'ulteriore richiesta di bloccoe di inutilizzabilità degli stessi in quanto non preceduta da analoga istanzain sede di interpello preventivo (non risultando, peraltro, allo stato delladocumentazione in atti, illecito il trattamento svolto dal titolare deltrattamento);

VISTAla documentazione in atti;

VISTIgli artt. 145 e ss. del Codice;

VISTEle osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art.15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATOREla dott.ssa Augusta Iannini;

TUTTO CIO' PREMESSO IL GARANTE:

1)dichiara non luogo a provvedere sul ricorso in ordine alle richieste ex art. 7,commi 1 e 2, del Codice;

2)dichiara inammissibile la restante richiesta.

Ai sensidegli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presenteprovvedimento può essere proposta opposizione all'autorità giudiziariaordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha laresidenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trentagiorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessantagiorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 23 gennaio 2014

Il presidente
Soro

Il relatore
Iannini

Il segretario generale
Busia