Garante per la protezione
    dei dati personali


L'art. 17, comma 9, del d.P.R. n. 501/1998, prevede che i titolari del trattamento devono adottare, ai fini di una efficace applicazione dell'art. 13 della legge n. 675, opportune misure volte a facilitare l'esercizio dei diritti contemplati dalla citata disposizione (anche attraverso l'utilizzo di appositi programmi per elaboratore), nonché a semplificare le modalità per fornire un riscontro ai richiedenti nei termini di legge.

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Ugo De Siervo e dell'ing. Claudio Manganelli, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto il ricorso, pervenuto il .. … …, presentato dalla sig.a … nei confronti di una società di cui l'interessata è dipendente, per la mancata comunicazione dei propri dati personali detenuti dalla predetta società, ivi comprese le "argomentazioni e valutazioni che hanno determinato la formazione della scheda di valutazione";

Visti gli ulteriori atti d'ufficio e, in particolare, la nota n. del .. …. , con la quale questa Autorità ha invitato la Società., ai sensi dell'art. 20, comma 1, del d.P.R. n. 501/1998, ad aderire spontaneamente alle richieste dell'interessata, comunicando alla stessa i dati personali richiesti e ad inviare contestualmente all'Ufficio del Garante copia della comunicazione;

Vista la nota di risposta, datata ….., con la quale la società, titolare del trattamento, ha elencato alcune tipologie di dati riferiti all'interessata e trattati dalla medesima società, ed ha inviato altresì alcune precisazioni in ordine al trattamento dei dati sensibili della ricorrente;

Vista la nota di replica in data .. …. .. nella quale la ricorrente ha evidenziato che:

a) il prospetto inviato…ha contenuti del tutto formalistici poiché si limita alla burocratica comunicazione di atti tra l'altro sostanzialmente forniti dalla sottoscritta";

b) l'iter di valutazione", pur se esplicitamente richiesto, "non le è stato…né mostrato né tantomeno comunicato impedendole quindi di procedere ad eventuali modifiche od integrazioni";

c) l'elenco di tipologie di dati che le è stato fornito non sarebbe peraltro completo, in quanto comparirebbe la scheda di valutazione riferita al solo anno 1998, pur lavorando nella medesima società fin dal 19.., né vi sarebbe traccia di alcuni trattamenti di dati (ad es. quelli relativi alla "polizza infortuni extra"), la cui esistenza è testimoniata dallo stesso foglio retributivo;

d) alla luce delle predette considerazioni, le risposte fornite dal titolare non potevano considerarsi esaurienti e pertanto andavano riproposte tutte le istanze avanzate in sede di ricorso;

e) le spese per il procedimento vanno poste a carico del titolare del trattamento;

Vista la nota inoltrata via fax con la quale la società ha precisato che:

1) la documentazione contenuta nei fascicoli personali dell'interessata, "considerate le dimensioni dei fascicoli e l'esigenza di tutela della riservatezza dei contenuti", è visionabile presso la sede aziendale di …;

2) non esistono precedenti schede di valutazione delle prestazioni, in quanto solo a partire dal 1998 la società ha posto in essere in via sperimentale un sistema di valutazione e sviluppo della prestazione del personale di livello operativo";

3) la valutazione è responsabilità del diretto superiore di ciascun lavoratore ed è basata su un complessivo apprezzamento della quantità e qualità della prestazione fornita nel periodo di riferimento, espresso mediante una semplice scheda — illustrata ad ogni valutato — nella quale vengono anche riportate indicazioni, sempre a cura del diretto superiore, circa interventi formativi o gestionali idonei a rafforzare o migliorare le caratteristiche professionali e le competenze necessarie a meglio coprire il ruolo aziendale svolto";

Vista infine la nota inviata via fax in data …… con la quale l'interessata ha sottolineato che:

- solo a seguito dell'intervento del Garante il titolare del trattamento ha manifestato la disponibilità a far visionare i dati personali richiesti;

- la società ha ricevuto il fascicolo personale dell'interessata dalla ex …, società presso la quale la stessa aveva prestato servizio e che già da tempo usava le schede di valutazione;

Considerato che l'estrazione dei dati oggetto di richiesta di accesso deve avvenire a carico del responsabile o degli incaricati del trattamento (art. 17, comma 6, d.P.R. n. 501/1998) e che la loro successiva prospettazione all'interessato può avvenire in vario modo;

Considerato che l'esibizione e/o la consegna in copia della documentazione estratta a seguito delle richieste di accesso ai dati personali presentate ai sensi dell'art. 13 della legge n. 675/1996, possono costituire, come il Garante ha più volte precisato (vedi ad esempio il provvedimento del 21 giugno 1999), una modalità di adempimento che può risultare adeguata per corrispondere alle richieste dell'interessato, qualora la consultazione dei documenti consenta ugualmente un'agevole comprensione dei dati personali richiesti, considerata anche la qualità e la quantità delle informazioni, e risulti invece particolarmente difficoltosa l'estrazione dei dati stessi dai documenti e la loro trasposizione su apposito supporto cartaceo od informatico in base all'art. 17, comma 6, del d.P.R. n. 501/1998;

Considerato che, secondo quanto stabilito dall'art. 17, comma 9, del d.P.R. n. 501/1998, i titolari del trattamento devono però adottare, ai fini di una più efficace applicazione dello stesso art. 13 della legge n. 675, opportune misure volte a facilitare l'esercizio dei diritti contemplati dalla citata disposizione (anche attraverso l'utilizzo di appositi programmi per elaboratore), nonché a semplificare le modalità per fornire un riscontro ai richiedenti nei termini di legge;

Preso atto che la società ha manifestato la propria disponibilità a consentire la consultazione di tutti i dati personali dell'interessata contenuti nel relativo fascicolo personale conservato presso la sede aziendale di …, sita invia …., fascicolo nel quale è ricompresa anche la scheda di valutazione riferita all'anno 1998;

Considerato che, come più volte precisato dal Garante, l'interessato cui viene offerta la possibilità di accedere ai propri dati personali mediante l'accennata visione del fascicolo personale ha altresì la possibilità, qualora lo richieda, di estrarre copia dei documenti contenenti i propri dati personali;

Ritenuta, per questi motivi, la necessità di non dare ulteriore corso al procedimento;

Ritenuto congruo determinare, ai sensi dell'art. 20, commi 2 e 9, del d.P.R. n. 501/1998, l'ammontare delle spese e dei diritti inerenti al ricorso nella misura forfettaria di lire 200.000, di cui lire 50.000 per diritti, considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso e ritenuto di porli a carico del titolare del trattamento in ragione della sua adesione non tempestiva;

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal Segretario generale ai sensi dell'art. 7, comma 2, lettera a) del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501;

Visti gli articoli 13 e 29 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e gli articoli 18, 19 e 20 del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501;

Relatore il prof. Ugo De Siervo;

TUTTO CIO' PREMESSO, IL GARANTE:

a) dichiara, ai sensi dell'art. 20, comma 1, del d.P.R. n. 501/1998, non luogo a provvedere sul ricorso, dando atto che la ricorrente, sulla base dell'impegno assunto dal titolare del trattamento, potrà, presso la sede aziendale di ….della società di prendere visione ed eventualmente estrarre copia di tutti i propri dati personali conservati dal titolare del trattamento (eventualmente anche in sedi e archivi diversi da quello citato), dati personali contenuti anche in giudizi, valutazioni e "note di qualifica", sia finali che intermedi, comunque formulati dai competenti organi della medesima società (o di altre imprese presso le quali la stessa abbia prestato servizio nel passato e le cui risultanze siano confluite nel fascicolo personale della ricorrente medesima) con riguardo all'intero corso del periodo lavorativo dell'interessata. La società dovrà confermare al Garante l'avvenuto adempimento mediante comunicazione che dovrà pervenire entro il 30 novembre 1999;

b) segnala alla società, ai sensi dell'art. 31, comma 1, lett. c) della legge n. 675, la necessità di adottare apposite misure per agevolare l'accesso degli interessati ai dati personali, nei termini indicati in motivazione, ai sensi dell'art. 17, comma 9, del d.P.R. n. 501/1998;

c) determina ai sensi dell'art. 20, commi 2 e 9, del d.P.R. n. 501/1998, nella misura forfettaria di lire 200.000, di cui 50.000 per diritti, l'ammontare delle spese e dei diritti inerenti al presente ricorso, che pone a carico della società che dovrà liquidarli direttamente a favore della ricorrente.

Roma, lì 27 ottobre 1999

IL PRESIDENTE
(Rodotà)

IL RELATORE
(De Siervo)

IL SEGRETARIO GENERALE
(Buttarelli)