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PRIVACY IN AZIENDA: GLI ARCHIVI CON I DATI DEI DIPENDENTI DEVONO ESSERE COSTANTEMENTE AGGIORNATI

Aziende private e pubbliche amministrazioni devono aggiornare i propri archivi con le qualifiche professionali ed i titoli di studio acquisiti dai lavoratori. Tale operazione deve essere tempestiva ed effettuata in ogni altro pertinente data base dell’azienda. La normativa sulla privacy prevede, infatti, che i dati personali oggetto di trattamento siano esatti e aggiornati.

Il principio è stato ribadito dall'Autorità Garante che ha accolto il ricorso di un laureato insoddisfatto dell'operato della ditta alla quale aveva chiesto invano, in base alle disposizioni della legge n. 675 del 1996, l'aggiornamento dei dati relativi al titolo di studio appena conseguito e l'attestazione che la variazione fosse stata portata a conoscenza di tutti coloro ai quali i dati erano stati comunicati. L'archivio dati personali dell'azienda non risultava, infatti, allineato all'organigramma consultabile sulla intranet della società, nel quale il dipendente veniva indicato con il titolo di "dottore". L'interessato chiedeva inoltre che le spese del ricorso venissero addebitate al datore di lavoro.

L'azienda, invitata dal Garante a soddisfare le richieste del dipendente, si dichiarava disponibile a eseguire l'operazione appena in possesso del certificato di laurea, ancora non pervenuto alla direzione competente.

In sede di istruttoria del ricorso, il Garante riconosceva anzitutto la legittimità della richiesta del ricorrente all'aggiornamento dei dati personali ed accertava, inoltre, che il certificato di laurea era stato già trasmesso all'azienda che aveva in parte adempiuto alle richieste del lavoratore. Il nominativo del ricorrente risultava, infatti, preceduto dal predetto titolo di studio nell'organigramma aziendale pubblicato via web, oltre che in altri documenti prodotti dallo stesso interessato.

Non risultava, invece, aggiornato l'archivio dati personali ove veniva indicato il solo titolo di studio di ragioniere perito commerciale.

Accogliendo l'istanza del ricorrente il Garante ha disposto che la società ne aggiorni i dati, con particolare riferimento al conseguimento del diploma di laurea, fornendo l'attestazione che tale variazione è stata comunicata a tutti coloro ai quali erano stati comunicati i dati del dipendente. Le spese del procedimento, determinate nella misura forfettaria di 250 euro, dovranno essere versate direttamente dal datore di lavoro al ricorrente.