Garante per la protezione
    dei dati personali

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BILANCI E SOCI DEBITORI

Per rettificare o cancellare i dati personali inseriti nei bilanci societari già approvati non si può tener conto solo della legge n.675/1996, ma si devono applicare anche le norme sulla formazione, correzione e integrazione dei bilanci, oppure adottare modalità analoghe a quelle previste per le annotazioni sui documenti conservati negli archivi storici. Inoltre, i crediti vantati dalle società nei confronti dei loro soci sono da considerarsi dati relativi alle loro attività economiche e, come tali, la loro divulgazione può avvenire senza il consenso dell'interessato.

Il principio è stato ribadito dal Garante per la protezione dei dati personali nella decisione riguardante il ricorso presentato da un socio di una cooperativa che aveva chiesto l'eliminazione, dai bilanci degli anni precedenti, dei dati relativi a somme di cui la società era creditrice nei suoi confronti, anche attraverso la rettifica degli atti già depositati.

Il socio si era, inoltre, opposto alla pubblicazione di quegli stessi dati nel bilancio in via di approvazione. Secondo l'interessato, i dati pubblicati nel bilancio sarebbero frutto di un rapporto interno alla società e nessuna norma di legge richiederebbe l'indicazione nel bilancio di documenti riguardanti le posizioni creditorie e debitorie dei singoli soci o di altri soggetti (clienti, fornitori, creditori e debitori a vario titolo) che intrattengono rapporti con la società, essendo semmai necessario, a suo avviso, riportare gli importi complessivi dei debiti e dei crediti non in maniera analitica, senza cioè l'indicazione, per ciascun nominativo, delle somme dovute. Secondo il ricorrente, la cooperativa, quindi, avrebbe divulgato dati al di fuori dell'ambito sociale in maniera illecita e senza il consenso dell'interessato.

Alla richiesta del socio, la cooperativa aveva però risposto che, in quanto basata su un contratto sociale tra vari soggetti tale da porre reciproci rapporti di diritti e doveri, si era soltanto limitata ad esercitare il proprio diritto di comunicare in maniera trasparente agli altri soci, parte dello stesso contratto associativo, le inadempienze contrattuali dell'interessato. Il socio aveva, pertanto, presentato ricorso al Garante chiedendo che venisse data soddisfazione alle sue richieste.

Esaminando il caso, l'Autorità ha dichiarato infondata la richiesta del ricorrente di ottenere la cancellazione o la trasformazione in forma anonima dei dati che lo riguardano, attraverso la rettifica dei bilanci già depositati presso l'ufficio del registro delle imprese.

Va infatti considerato, ha precisato il Garante, che, assumendo i bilanci un valore di rappresentazione storica della situazione societaria a tutela anche delle posizioni dei soci e dei terzi, la loro correzione può avvenire rispettando le eventuali norme esistenti in tema di formazione, correzione e integrazione dei bilanci, oppure seguendo le eventuali altre modalità previste dalla normativa vigente seguite nei confronti di documenti pubblici conservati a fini storici, e cioè integrando i dati mediante il deposito di note o documenti presso il registro delle imprese.

Resta, peraltro, ferma, ha aggiunto il Garante, la facoltà da parte dei soci di formulare rilievi in sede societaria o giudiziaria sui criteri adottati per la formazione del bilancio per verificarne la conformità alle norme vigenti, contenute in particolare nel codice civile.

Per quanto riguarda, invece, l'opposizione del socio alla pubblicazione nel bilancio ancora da approvare dei dati relativi alle sue morosità, l'Autorità, ribadendo l'orientamento già espresso in precedenti decisioni, ha affermato che i dati riguardanti crediti o debiti di società o imprese, rientrano nella nozione di dati relativi allo svolgimento di attività economiche, la cui utilizzazione e divulgazione a terzi può avvenire anche senza il consenso degli interessati.

Pertanto, la divulgazione da parte delle società, anche cooperative, di dati concernenti i crediti vantati nei confronti dei propri soci, senza il loro consenso, non determina, di per se stessa, una violazione delle disposizioni in materia di riservatezza, venendo così a cadere la pretesa da parte del socio di cancellare i dati.

Nel caso di specie, peraltro, la stessa società aveva comunque deciso di rendere anonimi nel bilancio in corso di approvazione i dati concernenti le somme dovute dai soci morosi.