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DATI DEI DIPENDENTI: L'IMPRESA NON PUO' ELUDERE, RITARDARE O LIMITARE L'ACCESSO DEI SINGOLI ALLE PROPRIE INFORMAZIONI

Il dipendente ha diritto di accedere ai dati personali contenuti nel proprio fascicolo personale senza limitazioni di sorta e può farsi assistere da una persona di fiducia nel prendere visione dei documenti che lo riguardano. In caso di rifiuto di rispettare la decisione adottata dal Garante in accoglimento di un ricorso dell’interessato, l'azienda si espone all'applicazione delle sanzioni penali previste dalla legge sulla privacy e può dover risarcire le spese eventualmente sostenute dal dipendente che non sia riuscito a consultare le informazioni alle quali ha diritto di accedere.

Lo ha stabilito il Garante accogliendo il ricorso presentato da un dipendente nei confronti di un datore di lavoro che non aveva correttamente ottemperato ad un provvedimento dell'Autorità, adottato allo scopo di consentire all'interessato di accedere ai propri dati personali contenuti negli archivi aziendali.

In un primo momento la società in questione aveva, infatti, messo a disposizione dell'impiegato solo un semplice elenco dei documenti presenti nei propri archivi e soltanto dopo l'intervento del Garante aveva invitato l'interessato a recarsi presso la direzione aziendale per prendere visione del fascicolo personale contenente tutte le informazioni richieste.

Il responsabile della banca dati aveva, però, impedito che la consultazione della cartella avvenisse in presenza del consulente che accompagnava l'impiegato, il quale aveva, pertanto, deciso di rinunciare all'operazione segnalando l'episodio all'Autorità e chiedendo, tra l'altro, il risarcimento delle spese inutilmente affrontate per accedere ai dati.

Il Garante, facendo riferimento ad alcune precedenti decisioni adottate in materia ha, innanzitutto, ricordato che il diritto di accesso contemplato dalla legge sulla privacy riguarda il complesso di tutti i dati personali conservati nei vari archivi di un'azienda e si estende, pertanto, anche a quelli contenuti in atti diversi dalle schede identificative o anagrafiche del dipendente, come i giudizi, le note di qualifica o i risultati degli esami di accertamento a lui riferiti.

Al momento di prendere visione di questi dati l'interessato ha, inoltre, diritto di farsi assistere da una persona di fiducia che potrebbe consigliarlo nella scelta delle informazioni da selezionare e di cui chiedere eventualmente copia. Poiché l'azienda è comunque tenuta ad agevolare l'accesso del dipendente alle informazioni conservate nei suoi archivi, il Garante ha sollecitato il titolare del trattamento ad adottare opportune misure di tipo organizzativo per facilitare l'acquisizione dei dati richiesti, come prescritto dal d.P.R. n. 501/1998.

L'interessato, ha stabilito infine l'Autorità, non poteva essere gravato di ulteriori oneri nell'esercizio dei suoi diritti. Le spese inizialmente sostenute dal dipendente nel vano tentativo di ottenere la visione della sua cartella personale presso la direzione dell'azienda sono state, pertanto, poste dal Garante a carico della società, responsabile di non essersi adeguata alle norme previste dalla legge sulla privacy.