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BANCHE DATI, ANAGRAFE E PRIVACY

Non è conforme alle norme sulla privacy la consultazione indiscriminata degli archivi anagrafici dei Comuni e l'interconnessione tra questi archivi e le banche dati delle altre amministrazioni.

Lo ha stabilito il Garante in un parere richiesto da un Comune che, per favorire la trasmissione dei dati e documenti tra archivi anagrafici nonché la trasmissione di dati e documenti alle altre amministrazioni pubbliche e ai gestori ed esercenti di pubblici servizi, aveva sottoposto all'Autorità una bozza di convenzione. La bozza prevedeva la possibilità di mettere a disposizione i dati contenuti nell'anagrafe della popolazione residente con modalità diverse a seconda che l'interconnessione degli archivi avvenga nei confronti di un'altra amministrazione pubblica (consultazione agli elenchi dell'anagrafe della popolazione residente) o di un gestore o un esercente di pubblico servizio (acquisizione di dati inerenti la residenza e lo stato di famiglia di singoli cittadini). L'interconnessione, inoltre, sarebbe consentita dal Comune in base al principio di reciprocità e previa attribuzione di una chiave riservata per proteggere gli archivi contenenti i dati. Veniva esclusa, invece, la trasmissione di dati sensibili o giudiziari.

Sebbene l'impostazione seguita nella predisposizione della convenzione risultasse condivisibile, in quanto teneva conto della normativa sul rilascio dei certificati anagrafici, il Garante ha però chiesto al Comune di evitare connessioni dirette con archivi o atti anagrafici e di prevedere, piuttosto, la possibilità di collegamenti informatici o telematici attraverso i quali rendere disponibili, su richiesta, la trasmissione o la consultazione in rete di un documento o di un certificato relativo, a seconda del soggetto convenzionato, ad elenchi di iscritti all'anagrafe oppure a specifiche attestazioni attinenti alla residenza o allo stato di famiglia di singoli residenti.

L'Autorità ha chiarito che la c.d. legge Bassanini bis (legge n.127 del 1997), che il Comune intende attuare con la bozza di convenzione in questione, non ha innovato la precedente disciplina anagrafica, ma ha semplicemente previsto la possibilità che i flussi leciti di comunicazioni anagrafiche possano essere favoriti e regolati per aspetti di dettaglio da uno strumento flessibile quale quello delle convenzioni. Tali provvedimenti però non possono superare i limiti previsti dalla normativa in materia.

Non possono essere ammesse, quindi, né una libera consultazione diretta delle anagrafi, attraverso interrogazioni individuali o di massa di ogni qualsivoglia dato contenuto negli archivi, né, tantomeno, una loro indifferenziata interconnessione con le banche dati dei soggetti convenzionati. Queste modalità, infatti, sono in netto contrasto con la vigente disciplina in materia di anagrafi, dando vita ad una nuova forma di gestione e di accesso agli atti anagrafici che potrebbe essere introdotta solo da apposite norme di modifica.

Né può ritenersi sufficiente l'attribuzione di una chiave riservata al soggetto convenzionato, misura che dovrebbe comunque essere integrata con le nuove disposizioni in tema di sicurezza e protezione dei dati personali trattati con elaboratori accessibili su una rete pubblica.

Altra questione irrisolta, segnalata dall'Autorità, è quella relativa alla motivazione che giustifica il collegamento, il quale deve essere previsto da specifiche norme di regolamento oppure richiesto da necessità istituzionali degli enti richiedenti. Mancando tali motivazioni, non è sufficiente il richiamo alle generali norme sulla certificazione anagrafica. La specificazione della motivazione, del resto, riveste importanza anche al fine di comprendere meglio l'indicazione del principio di reciprocità nella consultazione, prevista dalla convenzione.