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LA RICHIESTA DI ACCESSO AI DATI NON COMPORTA PER IL GESTORE DELL'ARCHIVIO L'OBBLIGO DI ELABORARLI E TRASMETTERLI SECONDO CRITERI FISSATI DAL RICHIEDENTE

Una dipendente aveva chiesto alla società per la quale lavorava il rilascio del curriculum personale integrale, con dettagliata specificazione delle mansioni effettivamente espletate. Poiché la società si era limitata a rilasciare una dichiarazione contenente un semplice elenco delle sedi di destinazione della dipendente, senza indicare mansioni e funzioni svolte, l'interessata aveva presentato ricorso al Garante.

Nel corso dell'istruttoria avviata dal Garante, la società aveva eccepito l'inammissibilità e l'infondatezza del ricorso in quanto riteneva insussistente il diritto della dipendente di ottenere la copia di documenti nei quali fossero specificate le mansioni di volta in volta assegnate, e ciò in quanto queste informazioni non erano state registrate e sarebbero comunque eventualmente documentabili attraverso i cedolini dello stipendio. Inoltre, ad avviso della società, la richiesta sarebbe inammissibile essendo riferita non a dati personali, ma a documenti o atti ai quali si può eventualmente avere accesso ai sensi della legge sulla trasparenza amministrativa (legge n.241 del 1990). L'interessata, dal canto suo, riteneva contraddittoria la posizione dell'amministrazione in quanto appariva singolare il fatto che si fosse provveduto ad archiviare i dati relativi alle sedi di destinazione dei dipendenti, senza prendere contemporaneamente nota delle mansioni affidate.

L'Autorità ha ritenuto il ricorso infondato in quanto non si può far riferimento alla legge sulla privacy nei casi in cui si intenda ottenere dichiarazioni o documenti, nel caso in esame un curriculum integrale e completo, che la società dovrebbe redigere appositamente per l'interessata.

Il diritto di accesso previsto dalla legge n.675 del 1996 può essere esercitato non tanto nei riguardi di interi documenti o atti, quanto nei confronti di dati di carattere personale, che possono essere anche contenuti in diversi archivi, banche dati, documenti o supporti detenuti da chi utilizza i dati.

Con l'esercizio dei diritti previsti dall'art.13 della legge, ha spiegato l'Autorità, l'interessato può quindi chiedere al gestore della banca dati di confermare l'esistenza di dati che lo riguardano e, in caso positivo, di farseli comunicare in forma intelligibile, ma non può invece chiedere la creazione di appositi documenti secondo particolari caratteristiche. La richiesta di accesso ai dati non comporta, infatti, per il gestore della banca dati, una volta accertata l'esistenza dei dati, l'obbligo di elaborarli, organizzarli e trasmetterli secondo criteri fissati dal richiedente.

In base alla legge n.675 del 1996, chi tratta i dati è tenuto solamente ad estrarli dai propri archivi, o dai propri documenti, e a comunicarli all'interessato anche oralmente o, su richiesta di quest'ultimo, a trasporli su un supporto cartaceo o informatico in una forma agevolmente comprensibile.

In ogni caso, ha concluso l'Autorità, anche volendo considerare la richiesta della ricorrente come diretta ad ottenere la comunicazione di particolari dati relativi alle mansioni e ai compiti svolti, deve evidenziarsi che la società, da un lato, ha comunicato all'interessata alcuni dati che la riguardano (sedi di destinazione e periodi di permanenza) e, dall'altro, ha affermato di non detenere le ulteriori informazioni richieste, ad esempio quelle su particolari funzioni espletate o eventualmente contenute nei curricula dei dipendenti. Pertanto, anche per quanto riguarda questa specifica richiesta, il ricorso appare infondato.