ATTO DELL'AUTORIT╦ DI CONTROLLO COMUNE DELL'EUROJUST

del 2 marzo 2004

che stabilisce il proprio regolamento interno

(Pubblicato sulla GUUE n. C 86 del 6.4.2004)

 

L'AUTORIT╦ DI CONTROLLO COMUNE,

vista la decisione del Consiglio, del 28 febbraio2002, che istituisce l'Eurojust per rafforzare la lotta contro le forme gravidi criminalitł (qui di seguito Decisione Eurojust) (1), modificata

da ultimo il 18 giugno 2003 (2) inparticolare l'articolo 23, paragrafo 9;

considerando che le persone nominate dagli Statimembri conformemente all'articolo 23, paragrafo 1 della Decisione Eurojustadottano il regolamento interno dell'autoritł di controllo comune,

HA ADOTTATO IL SEGUENTE REGOLAMENTO INTERNO:

 

TITOLO I

FUNZIONI E COMPETENZE DELL'AUTORIT╦ DI CONTROLLOCOMUNE

Articolo 1

Funzioni

L'autoritł di controllo comune svolge le funzionistabilite dall'articolo 17, paragrafo 4, lettera b), dell'articolo 19,paragrafo 8, e dall'articolo 23, paragrafi 1 e 7 della Decisione Eurojust.

Articolo 2

Competenze

1. Nello svolgimento delle sue funzioni, l'autoritłdi controllo comune Ć dotata delle competenze conferitele dalla DecisioneEurojust.

2. In particolare, l'autoritł di controllo comune Ćautorizzata ad ottenere informazioni dall'Eurojust, ad ottenere l'accesso completoa tutti i documenti Eurojust sia su carta che in formato elettronico, nonchÄ adottenere libero accesso in qualsiasi momento a tutti i locali dell'Eurojust.Ciś include l'informazione su hardware e software e l'accesso ai medesimi,ogniqualvolta sia necessario per lo svolgimento delle funzioni dell'autoritł dicontrollo comune. Le modalitł possono essere fissate in accordi tra l'autoritłdi controllo comune e il collegio dell'Eurojust.

 

TITOLO II

REGOLAMENTO INTERNO DELL'AUTORITA' DI CONTROLLO COMUNE

Articolo 3

Composizione

1. La composizione dell'autoritł di controllo comuneĆ definita conformemente all'articolo 23, paragrafi 1, 2, 3, 4 e 5 dellaDecisione Eurojust.

2. I membri dell'autoritł di controllo comune sonoindipendenti, non ricevono istruzioni nello svolgimento delle loro mansioni esono soggetti soltanto alla legge. In particolare, essi non devono esserecontemporaneamente membri di un altro organismo istituito secondo la DecisioneEurojust o far parte del personale dell'Eurojust.

3. Il membro dell'autoritł di controllo comune che nonsia in grado, in circostanze eccezionali, di partecipare a una riunione puśnominare un supplente rispondente ai criteri di cui all'articolo 23, paragrafo1 della Decisione Eurojust. I diritti e gli obblighi conferiti ai membri invirtŁ del presente regolamento interno sono pienamente applicabili aisupplenti.

4. In caso di conflitto di interessi, la personainteressata notifica tale interesse e non partecipa alle discussioni e alle decisionisul caso e puś, ove necessario, essere esclusa all'unanimitł dei voti espressia scrutinio segreto dai membri che partecipano alla riunione. La personainteressata viene ascoltata prima che si proceda all'esclusione, ma nonpartecipa alla decisione.

Una persona che si ritiri o venga esclusa Ćsostituita dal suo supplente.

Articolo 4

Presidenza

1. La presidenza dell'autoritł di controllo comune Ćstabilita conformemente all'articolo 23, paragrafo 3 della Decisione Eurojust.

2. Il presidente rappresenta l'autoritł di controllocomune e ne presiede le riunioni. Vigila sul corretto andamento dei lavori; convocale riunioni dell'autoritł di controllo comune e ne fissa il luogo, la data el'ora. Apre e chiude le sedute, prepara l'ordine del giorno provvisorio eassicura l'esecuzione delle decisioni dell'autoritł di controllo comune.

3. In caso di assenza del presidente, ne fa le veciil membro nominato dello Stato membro successivo nell'ordine di rotazione dellapresidenza del Consiglio, in conformitł dell'articolo 23, paragrafo 3 dellaDecisione Eurojust.

4. L'autoritł di controllo comune puś, al fine dipreparare i propri lavori in merito a questioni particolari, nominare tra i proprimembri, su proposta del presidente, un relatore. In caso d'urgenza, ilpresidente puś procedere a tale nomina direttamente.

In tal caso ne informa senza indugio i membridell'autoritł di controllo comune.

5. Il collegio dell'Eurojust, i membri del personaledell'Eurojust o altre persone possono essere invitati ad assistere alle riunionidell'autoritł di controllo comune.

Articolo 5

Metodi di lavoro

1. L'autoritł di controllo comune si riunisce secondoquanto previsto all'articolo 23, paragrafo 1, secondo comma della Decisione Eurojust.Il presidente dell'Eurojust, il collegio, e il direttore amministrativo, o ilresponsabile della protezione dei dati possono proporre punti da iscrivereall'ordine del giorno.

2. Ad eccezione dei casi ritenuti urgenti dalpresidente, la notifica della convocazione della riunione deve giungere almeno duesettimane prima della riunione e ad essa vengono acclusi l'ordine del giornoprovvisorio e i documenti necessari per la riunione, a meno che la natura deidocumenti stessi non lo consenta. L'ordine del giorno definitivo viene adottatoall'inizio di ogni riunione.

3. Le riunioni dell'autoritł di controllo comune sonovalide solo se vi partecipano almeno due dei membri permanenti. Le decisionivengono adottate secondo quanto previsto all'articolo 23, paragrafo 6 dellaDecisione Eurojust.

4. Conformemente all'articolo 23, paragrafo 11 dellaDecisione Eurojust, le riunioni dell'autoritł di controllo comune non sonopubbliche.

5. L'autoritł di controllo comune si riunisce sullabase di documenti e progetti redatti in una lingua ufficiale dei suoi membri.Tuttavia, un membro ha il diritto di chiedere una traduzione nella proprialingua.

6. L'autoritł di controllo comune contatta, oveopportuno, il responsabile della protezione dei dati dell'Eurojust.

7. Le decisioni dell'autoritł di controllo comunepossono essere adottate tramite procedura scritta, semprechÄ tale procedura siastata approvata da tutti i membri. In casi urgenti il presidente Ć autorizzatoa ricorrere alla procedura scritta. In entrambi i casi il presidente trasmetteun progetto di decisione ai membri dell'autoritł di controllo comune. Se imembri non si oppongono al progetto di decisione, entro un termine stabilito dalpresidente e non inferiore a 14 giorni dalla notifica, la proposta Ćconsiderata adottata. Qualora, entro cinque giorni lavorativi dalla notificadel progetto di decisione, un membro chieda un dibattito orale in sede diautoritł di controllo comune, la procedura scritta viene sospesa.

Articolo 6

Controlli in loco ed esperti

1. Nell'ambito delle competenze conferiteledall'articolo 23, paragrafo 1 della Decisione Eurojust, l'autoritł di controllocomune puś eseguire controlli sulla protezione dei dati presso l'Eurojust.

2. L'autoritł di controllo comune puś nominare uno o piŁmembri incaricati di eseguire questi controlli. Tali membri possono essereassistiti da esperti, nel modo ritenuto appropriato dall'autoritł di controllocomune. Gli esperti possono provenire dalle autoritł di controllo nazionali oda organismi delle amministrazioni pubbliche, tranne nel caso in cui siffattiesperti non siano disponibili. Tutti gli esperti devono soddisfare i requisiti disicurezza in vigore secondo il rispettivo diritto nazionale e le rispettivenorme dell'Eurojust.

3. Per motivi di urgenza, il presidente puś procederealla nomina di tali membri ed esperti direttamente. In questo caso ne informasenza indugio i membri dell'autoritł di controllo comune.

4. I membri dell'autoritł di controllo comuneincaricati di effettuare un controllo riferiscono alla medesima in merito ai risultatidella loro attivitł.

Articolo 7

Procedura in caso di violazioni

Qualora l'autoritł di controllo comune constativiolazioni di disposizioni della Decisione Eurojust per quanto riguarda la memorizzazione,il trattamento o l'utilizzazione di dati di carattere personale, ne informal'Eurojust e chiede una risposta entro un termine stabilito. La mancataesecuzione di una decisione dell'autoritł di controllo comune adottata in baseal presente regolamento interno Ć considerata una violazione della DecisioneEurojust. Le decisioni dell'autoritł di controllo comune sono pertantodefinitive e vincolanti per l'Eurojust.

Articolo 8

Verbale

Di ogni riunione dell'autoritł di controllo comune Ćredatto un verbale. Il progetto di verbale Ć preparato dal Segretariato sotto ladirezione del presidente e sottoposto all'autoritł di controllo comune perl'adozione nella successiva riunione. Ciascun partecipante ha il diritto diproporre modifiche al progetto di verbale.

Articolo 9

Relazione di attivitł

1. L'autoritł di controllo comune presenta alConsiglio una relazione annuale di attivitł conformemente all'articolo 23, paragrafo12 della Decisione Eurojust. Tale relazione Ć redatta nel primo semestre diogni anno per l'anno precedente.

Almeno un mese prima che tale relazione sia trasmessaal Consiglio, l'Eurojust ha la possibilitł di esprimere un parere, che vieneallegato alla relazione.

2. L'autoritł di controllo comune decide dipubblicare o meno la relazione di attivitł e, nel primo caso, decide in merito allemodalitł della pubblicazione.

 

TITOLO III

NORME PROCEDURALI AGGIUNTIVE IN MATERIA DI RICORSI

Articolo 10

Funzioni dell'autoritł di controllo comune

1. L'autoritł di controllo comune esamina i ricorsiai sensi dell'articolo 23, paragrafo 7 della Decisione Eurojust.

2. L'autoritł di controllo comune adotta decisioni inmerito alle questioni di cui al paragrafo 1.

Articolo 11

Membri ad hoc

1. Qualora in seno all'autoritł di controllo comunenon sia rappresentato nessun membro dello Stato membro da cui originano i datipersonali oggetto del ricorso, la persona nominata da tale Stato membroconformemente all'articolo 23, paragrafi 1 e 3 della Decisione Eurojust fungeda membro ad hoc in seno all'autoritł di controllo comune per la duratadell'esame del ricorso.

2. I diritti e gli obblighi conferiti ai membri invirtŁ del presente regolamento interno sono pienamente applicabili ai membri adhoc.

Articolo 12

Rappresentanza

Il ricorrente puś essere assistito o rappresentato daun avvocato o da un altro consulente. L'autoritł di controllo comune puśdecidere di escludere dal procedimento un avvocato o un consulente in caso dicomportamento gravemente scorretto. In caso di esclusione il presidente fissaun termine per consentire alla parte interessata di designare un altro avvocatoo consulente; il procedimento Ć sospeso fino alla scadenza di tale termine.L'avvocato o il consulente esibisce, su richiesta dell'autoritł di controllocomune, il mandato conferitogli dal ricorrente.

Articolo 13

Lingue

1. I lavori vengono svolti in una delle lingueufficiali delle istituzioni dell'Unione europea. Il ricorrente sceglie lalingua ufficiale del procedimento. Questa Ć utilizzata nelle dichiarazioni oralie nei documenti scritti delle parti, nonchÄ nei verbali e nelle decisionidell'autoritł di controllo comune.

2. I documenti redatti in una lingua diversa daquella del procedimento sono corredati di una traduzione in tale lingua. Incaso di documenti molto lunghi, la traduzione puś limitarsi a estratti o sunti.L'autoritł di controllo comune puś richiedere in qualsiasi momento, in virtŁdelle sue competenze o su richiesta di una delle parti, una traduzionecompleta.

3. Se necessario, i servizi di interpretazione etraduzione vengono forniti a ogni membro dell'autoritł di controllo comune ealle parti. Le decisioni dell'autoritł di controllo comune sono tradotte intutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione europea.

4. Qualora il ricorrente non conosca nessuna dellelingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione europea, la denuncia puś esserepresentata in un'altra lingua. Il ricorrente Ć tenuto a presentare un sunto inuna delle lingue ufficiali. Il presidente o il relatore fa tradurre la denuncianella lingua scelta.

Articolo 14

Istruzione del procedimento

1. Il ricorso viene introdotto mediante denunciascritta depositata presso il Segretariato dell'autoritł di controllo comune entrotrenta giorni dal ricevimento della decisione dell'Eurojust per quanto riguardale richieste di rettifica o cancellazione di dati personali, ed entro tre mesidal ricevimento della decisione dell'Eurojust nel caso di richieste di accessoai dati personali.

2. Il ricorrente espone i motivi del ricorso. Nelladenuncia devono risultare chiari l'identitł del ricorrente, l'oggetto del ricorsoe le motivazioni. La denuncia Ć corredata dell'eventuale documentazionegiustificativa disponibile. Il ricorrente puś ritirare la denuncia in qualsiasimomento.

3. Il Segretariato notifica l'avvenuto ricevimentodella denuncia entro quattro settimane e fornisce informazioni generali sullosvolgimento futuro del procedimento.

4. Se la denuncia non soddisfa i requisiti previsti,il Segretariato invita il ricorrente a rettificare eventuali omissioni entro quattrosettimane.

5. L'autoritł di controllo comune respinge, suproposta del presidente o del relatore, i ricorsi che non soddisfino irequisiti stabiliti.

Articolo 15

Esame preliminare

1. Se la denuncia soddisfa i requisiti stabiliti,viene esaminata dall'autoritł di controllo comune.

2. Copia della denuncia viene trasmessa all'EurojustaffinchÄ comunichi le proprie osservazioni, che vengono presentate entro quattrosettimane, prorogabili di altre due settimane.

3. L'autoritł di controllo comune puś chiedere alcollegio dell'Eurojust di nominare un rappresentante per il ricorso. Il ricorrenteĆ informato della decisione. Copia delle osservazioni del ricorrente Ć in talcaso trasmessa ai membri nazionali in questione affinchÄ, entro quattrosettimane, prorogabili di altre due settimane, possano presentare le proprieosservazioni.

4. Una volta ricevute le osservazioni o scaduti itermini, l'autoritł di controllo comune dispone di tre mesi di tempo peresaminare la denuncia.

Articolo 16

Informazioni supplementari

1. L'autoritł di controllo comune puś chiedere alricorrente, all'Eurojust, o ad altri organi di fornirle informazioni, elementi diprova o osservazioni. Le parti hanno il diritto di presentare all'autoritł dicontrollo comune suggerimenti riguardo all'assunzione delle prove o di chiederel'ammissione degli elementi di prova. L'autoritł di controllo comune esaminaattentamente tali suggerimenti e ne decide l'ammissione nella misura necessariaall'esame del caso.

2. L'autoritł di controllo comune puś anche decideredi effettuare ispezioni in loco presso l'Eurojust. Si applica parimenti l'articolo6. In tal caso il ricorrente o il suo consulente sono informati dell'esitodelle ispezioni.

Articolo 17

Accesso agli atti del procedimento

1. Tutte le parti hanno, se lo desiderano, accessoagli atti del procedimento e possono chiedere al Segretariato dell'autoritł di controllocomune di fornire loro, a proprie spese, estratti o fotocopie. L'accesso Ćnegato qualora ricorra uno dei motivi di cui all'articolo 19, paragrafo 4 dellaDecisione Eurojust o per proteggere i diritti e le libertł di terzi.

2. L'Eurojust puś indicare in quale misura leinformazioni da esso fornite non debbano essere messe a disposizione del ricorrente,specificando le ragioni di tale limitazione. L'autoritł di controllo comune puśchiedere ulteriori motivazioni. Se l'autoritł di controllo comune ritieneaccettabili tali motivazioni, le informazioni in questione non vengonotrasmesse.

L'autoritł di controllo comune puś deciderediversamente solo in assenza di motivi accettabili. In tal caso l'autoritł di controllocomune puś decidere di richiedere un sunto da mettere a disposizione delricorrente o chiedere che talune informazioni vengano fornite a quest'ultimo.

Articolo 18

Audizioni

1. Le parti, qualora ne facciano richiesta, sonosentite dall'autoritł di controllo comune. L'autoritł di controllo comune informadebitamente le parti del loro diritto di essere sentite. Tale diritto siesercita per iscritto. L'autoritł di controllo comune puś decidere di ricorrerea una audizione orale su richiesta di una delle parti del procedimento, nellamisura ritenuta necessaria per l'esame del caso. L'autoritł di controllo comuneinforma debitamente le parti del loro diritto di essere sentite. Tutte le partivengono informate a tempo debito dell'audizione orale e hanno il diritto dipresenziarvi.

2. L'audizione Ć pubblica a meno che l'autoritł dicontrollo comune decida, d'ufficio o su richiesta di una delle parti, di escluderetotalmente o parzialmente il pubblico qualora lo rendano necessario motivi dipubblica sicurezza, in particolare i motivi di cui all'articolo 19, paragrafo4, della Decisione Eurojust, o la tutela della vita privata di una persona,oppure nella misura strettamente necessaria, a giudizio dell'autoritł di controllocomune, in particolari circostanze in cui la pubblicitł potrebbe recarepregiudizio alla corretta decisione del ricorso.

Qualora l'Eurojust richieda di non ammettere ilpubblico, l'autoritł di controllo comune puś decidere diversamente solo in assenzadei motivi menzionati nella prima frase.

3. L'autoritł di controllo comune puś decidere, surichiesta di una parte o di propria iniziativa, di sentire una parte senza lapresenza di terzi, qualora sia necessario per assicurare il correttofunzionamento dell'Eurojust, per tutelare la sicurezza di uno Stato membro oper proteggere gli interessi del ricorrente o di un terzo. Le parti assentivengono informate dei lavori svolti in loro assenza.

Articolo 19

Audizione di testimoni ed esperti

1. L'autoritł di controllo comune puś decidere, surichiesta di una parte o di propria iniziativa, di sentire testimoni. Tutte leparti e i testimoni interessati vengono informati a tempo debitodell'audizione. Si applica altresô l'articolo 18, paragrafi 2 e 3.

2. I testimoni convocati dall'autoritł di controllocomune hanno diritto al rimborso delle spese di viaggio e di alloggio conformementecon la norma pertinente applicabile al personale dell'Eurojust e ad unacompensazione per il mancato guadagno nella misura ritenuta equa dell'autoritłdi controllo comune. Essi possono ricevere i necessari anticipi.

3. I testimoni sono sentiti dall'autoritł dicontrollo comune. I membri dell'autoritł di controllo comune possonointerrogare i testimoni. Con l'autorizzazione del presidente, le parti possono interrogarei testimoni. Prima dell'inizio dell'audizione, il presidente rammenta aitestimoni che sono tenuti a dire la veritł. Il testimone ha il diritto dirifiutarsi di rispondere alle domande.

4. L'autoritł di controllo comune puś nominareesperti e definire i loro compiti e il loro diritto ad un compenso. L'autoritł dicontrollo comune puś decidere di sentire gli esperti. Si applicano inoltre leregole relative all'audizione dei testimoni.

Articolo 20

Dichiarazioni conclusive

Prima di prendere una decisione definitiva,l'autoritł di controllo comune invita tutte le parti a presentare dichiarazioniconclusive.

Articolo 21

Verbale dei procedimenti di ricorso

1. L'autoritł di controllo comune redige un verbaledei procedimenti di ricorso che rispecchia l'andamento di ogni audizione e ledichiarazioni rilasciate nel corso della stessa. Le parti possono richiedereche taluni documenti o talune dichiarazioni vengano inclusi, integralmente o inparte, nel verbale. Il verbale viene firmato dal presidente, trasmesso alleparti e allegato agli atti del procedimento. Nei casi di cui all'articolo 18,paragrafo 2 o all'articolo 19, paragrafo 1, l'autoritł di controllo comune imponealcune limitazioni.

2. L'articolo 8 si applica altresô a tutte leriunioni dell'autoritł di controllo comune alle quali le parti non partecipano.

Articolo 22

Decisioni e riservatezza

1. Le decisioni vengono adottate a maggioranzasemplice dei membri presenti alla riunione, salvo che il presente regolamento dispongadiversamente. In caso di paritł, prevale il voto del presidente. Tutti coloroche prendono parte alla decisione definitiva devono aver partecipato ad unaaudizione, qualora ve ne sia stata una.

2. Le deliberazioni rimangono riservate.

3. Nella decisione definitiva dell'autoritł dicontrollo comune possono figurare i nomi delle parti e dei loro rappresentanti,i nomi dei membri dell'autoritł di controllo comune che hanno partecipato alladecisione, la data nella quale la decisione Ć pronunciata, la parte dispositivadella decisione, una breve esposizione dei fatti del caso e le motivazioni. Ladecisione viene notificata alle parti e resa pubblica.

Articolo 23

Notificazioni

Le notificazioni e le altre comunicazioni alle parti,ai testimoni e agli esperti vengono trasmesse con mezzi tali da garantire che idestinatari vengano debitamente informati e che, se necessario, ciś possaessere verificato.

Articolo 24

Spese

1. L'autoritł di controllo comune decide in meritoalle spese del procedimento nella sua decisione definitiva. Il procedimento dinanziall'autoritł di controllo comune Ć gratuito. In caso di proposizione delricorso, le spese necessarie sostenute dal ricorrente per la presentazione e ilprocedimento sono imputate, interamente o in parte, all'Eurojust, nella misuraritenuta equa dall'autoritł di controllo comune.

2. Al ricorrente che non sia in grado di sostenere intutto o in parte le spese del procedimento puś essere concesso in qualsiasimomento, su richiesta, un contributo per coprire tali spese. All'atto dellapresentazione della domanda il ricorrente acclude alla stessa i documenti attestantiil suo stato di necessitł. L'autoritł di controllo comune puś revocare inqualsiasi momento il contributo, qualora i requisiti in base ai quali esso Ćstato concesso mutino nel corso del procedimento. In caso di approvazione delcontributo, le spese sono imputate alla linea di bilancio dell'autoritł dicontrollo comune. Se ciś Ć giustificato, la decisione definitiva puśprescrivere ad una parte di restituire al bilancio dell'Eurojust gli anticipiconcessi. Nel presentare la domanda il ricorrente dichiara di acconsentire al pagamentodelle spese, ove prescritto dalla decisione definitiva.

Articolo 25

Giusto processo

Nei casi non contemplati dal presente regolamentointerno, l'autoritł di controllo comune provvede a che lo svolgimento delprocedimento sia conforme ai principi generali del giusto processo.

 

TITOLO IV

DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 26

Segretariato

1. Nello svolgimento delle sue mansioni l'autoritł dicontrollo comune Ć assistita da un Segretariato situato presso la sededell'Eurojust. Il Segretariato Ć un organo permanente, i cui membri sonoassunti unicamente in base alla competenza. I membri del Segretariato agisconoesclusivamente nell'interesse superiore dell'autoritł di controllo comune, sonototalmente indipendenti dall'Eurojust e non accettano istruzioni da nessun altraautoritł nello svolgimento delle funzioni dell'autoritł di controllo comune. Leassegnazioni del personale del Segretariato avvengono su proposta dell'autoritłdi controllo comune.

I membri del personale del Segretariato non svolgonoaltre attivitł lavorative senza l'autorizzazione del presidente dell'autoritł dicontrollo comune.

2. Il Segretariato Ć posto sotto la direzione delpresidente dell'autoritł di controllo comune in base alle norme stabilite da dettaautoritł. Il Segretariato tiene un registro dei ricorsi e di ogni altrodocumento.

3. Il Segretariato assicura inoltre che gli obblighidi cui all'articolo 25 della Decisione Eurojust siano rispettati nei lavori dell'autoritłdi controllo comune.

Articolo 27

Riservatezza

1. I membri dell'autoritł di controllo comune, gliesperti e i membri del Segretariato sono tenuti a trattare in maniera riservatale informazioni di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito della loroattivitł, a meno che il corretto svolgimento delle loro mansioni richiedaaltrimenti. Tale obbligo sussiste anche dopo la cessazione dall'incarico.

2. All'atto della loro nomina, i membri dell'autoritłdi controllo comune, gli esperti e i membri del Segretariato dichiarano diaccettare detti obblighi.

3. In caso di violazione dell'obbligo diriservatezza, un membro dell'autoritł di controllo comune puś essere sospeso convoto unanime espresso a scrutinio segreto dai membri che partecipano a una riunionedell'autoritł di controllo comune.

L'interessato Ć ascoltato prima che sia presa ladecisione, ma non partecipa alla stessa.

Articolo 28

Bilancio e spese

1. Il Segretariato prepara il progetto di bilancioannuale da sottoporre al Segretariato dell'autoritł di controllo comune; una voltaapprovato, il progetto viene trasmesso al collegio.

2. L'autoritł di controllo comune decide circal'erogazione dei fondi di bilancio ad essa destinati, che vengono amministrati dalSegretariato, conformemente al regolamento finanziario dell'Eurojust.

3. Le spese dell'autoritł di controllo comune,comprese le spese per i membri necessarie al corretto esercizio delle loro funzioni,sono a carico della linea di bilancio dell'autoritł di controllo comune.

Articolo 29

Modifica del regolamento interno

Le modifiche del presente regolamento interno vengonoadottate secondo la procedura di cui all'articolo 23, paragrafo 9 dellaDecisione Eurojust.

Articolo 30

Accesso pubblico ai documenti

1. Qualsiasi persona fisica o giuridica ha dirittod'accesso ai documenti dell'autoritł di controllo comune, secondo i principi, lecondizioni e le limitazioni definite nel presente articolo.

2. Il presente articolo riguarda tutti i documentidetenuti dall'autoritł di controllo comune, vale a dire i documenti elaborati oricevuti dalla medesima e che si trovino in suo possesso.

3. Fatti salvi i paragrafi 4 e 5 del presentearticolo, i documenti sono resi accessibili al pubblico su domanda scrittaovvero direttamente, in formato elettronico.

4. L'autoritł di controllo comune rifiuta l'accesso aun documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quantosegue:

a) l'interesse pubblico, in ordine:

— alla sicurezza pubblica e alle indaginigiudiziarie,

— alla difesa e alle questioni militari,

— alle relazioni internazionali,

— alla politica finanziaria, monetaria oeconomica della Comunitł o di uno Stato membro,

— all'esecuzione delle mansioni dell'Eurojustintese a rafforzare la lotta contro le forme gravi di criminalitł,

— alle indagini nazionali in cui l'Eurojustcollabora.

b) la vita privata e l'integritł dell'individuo, inparticolare in conformitł con le norme sulla protezione dei dati personali.

5. L'autoritł di controllo comune rifiuta l'accesso aun documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quantosegue:

— gli interessi commerciali di una personafisica o giuridica, ivi compresa la proprietł intellettuale,

— le procedure giurisdizionali e la consulenzalegale,

— gli obiettivi delle attivitł ispettive, di indaginee di revisione contabile, a meno che non vi sia un interesse pubblico prevalentealla divulgazione.

6. L'accesso a un documento elaborato per uso internodall'autoritł di controllo comune o da essa ricevuto, relativo ad una questionesu cui la stessa non abbia ancora adottato una decisione, viene rifiutato nelcaso in cui la divulgazione del documento pregiudichi gravemente il processodecisionale, a meno che non vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

L'accesso a un documento contenente riflessioni peruso interno facenti parte di discussioni e consultazioni preliminari in senoall'autoritł di controllo comune viene rifiutato anche una volta adottata ladecisione, qualora la divulgazione del documento pregiudichi seriamente ilprocesso decisionale dell'autoritł di controllo comune, a meno che non vi siaun interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

7. Per quanto concerne i documenti di terzi,l'autoritł di controllo comune consulta il terzo al fine di valutare se sia applicabileuna delle eccezioni di cui al paragrafo 4 o 5, a meno che non sia chiaro se ildocumento debba o non debba essere divulgato. Uno Stato membro puś chiedereall'autoritł di controllo comune che non venga divulgato un documento provenienteda quello Stato membro senza previa autorizzazione.

8. Se solo alcune parti del documento richiesto sonointeressate da una delle eccezioni, le parti restanti del documento sonodivulgate.

9. Le domande di accesso a un documento sonopresentate in forma scritta, anche elettronica, in una delle lingue ufficiali esono formulate in modo sufficientemente preciso da consentire all'autoritł dicontrollo comune di identificare il documento in oggetto. Il richiedente non Ćtenuto a motivare la domanda.

10. Qualora una domanda non sia sufficientementeprecisa, l'autoritł di controllo comune chiede al richiedente di chiarirla e loassiste in tale compito.

11. Nel caso di una domanda relativa a un documento moltovoluminoso o a un numero elevato di documenti, l'autoritł di controllo comunepuś contattare informalmente il richiedente onde trovare una soluzione equa.

12. L'autoritł di controllo comune fornisceinformazioni e assistenza ai cittadini sulle modalitł e sul luogo di presentazionedelle domande di accesso ai documenti.

13. Le domande di accesso ai documenti sono trattateprontamente.

Al richiedente viene inviato un avviso diricevimento.

Entro 30 giorni lavorativi dalla registrazione delladomanda, il presidente dell'autoritł di controllo comune concede l'accesso aldocumento richiesto e fornisce l'accesso ai sensi del paragrafo 15 del presentearticolo entro tale termine, oppure, con risposta scritta, motiva il rifiutototale o parziale e informa il richiedente del suo diritto di presentare unadomanda di conferma ai sensi del paragrafo 14 del presente articolo.

14. Nel caso di un rifiuto totale o parziale, ilrichiedente puś, entro 30 giorni lavorativi dalla ricezione della risposta dell'autoritłdi controllo comune, chiedere alla stessa di rivedere la sua posizione,presentando una domanda di conferma.

15. L'accesso ai documenti avviene medianteconsultazione in loco oppure tramite rilascio di una copia, ivi compresa, se disponibile,una copia elettronica, in base alla preferenza del richiedente. Il costo dellaproduzione e dell'invio delle copie puś essere posto a carico del richiedente.L'onere non supera il costo effettivo della produzione e dell'invio dellecopie. La consultazione in loco, la riproduzione di meno di 20 pagine diformato A4 e l'accesso diretto sotto forma elettronica sono gratuiti.

16. Se un documento Ć gił stato divulgatodall'autoritł di controllo comune, dall'Eurojust o da altre istituzioni ed Ćfacilmente accessibile al richiedente, l'autoritł di controllo comune puśsoddisfare l'obbligo di concedere l'accesso ai documenti informando ilrichiedente in merito alle modalitł con cui ottenere il documento richiesto.

17. I documenti vengono forniti in una versione e inun formato gił esistenti, tenendo pienamente conto della preferenza espressadal richiedente.

Articolo 31

Valutazione

Il presente regolamento interno Ć sottoposto ad unavalutazione da parte dell'autoritł di controllo comune entro un periodo da unoa tre anni dopo la sua entrata in vigore e alla luce dell'esperienza acquisita.

Articolo 32

Entrata in vigore del regolamento interno

Il presente regolamento interno entra in vigore ilgiorno successivo a quello dell'adozione a norma dell'articolo 23, paragrafo 9della Decisione Eurojust.

Fatto all'Aia, 2 marzo 2004.

Per l'autoritł di controllo comune

Il Presidente

Joe MEADE

 

 

NOTE                                                 
(1) GU L 63 del 6.3.2002, pag. 1.

(2) GU L 245 del 29.9.2003, pag. 44.