DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA GIUNTA PROVINCIALE

16 giugno 1994, n. 21 1)

Regolamento per la disciplina dell'esercizio del diritto di accesso ai

documenti amministrativi e del trattamento dei dati personali 2) 1994

 

Titolo I

Disciplina delle modalitą di esercizio e dei casi di esclusione del diritto

di accesso ai documenti amministrativi 3)

 

1. (Ambito di applicazione)

(1) Il presente titolo disciplina le modalitą di esercizio ed i casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell'articolo 25, comma 2, della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, recante la disciplina del procedimento amministrativo e del diritto di accesso ai documenti amministrativi. 4)

(2) Le misure organizzative occorrenti per l'attuazione del diritto di accesso sono adottate dal direttore della ripartizione che ha formato il documento richiesto o che lo detiene stabilmente in originale.

(3) Il diritto di accesso ai documenti amministrativi Ź esercitato nei confronti di tutte le strutture organizzative della Provincia, delle aziende e degli enti da essa dipendenti, da chiunque vi abbia un interesse personale e concreto per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti, eccezione fatta per i documenti amministrativi relativi all'ambiente, per i quali non Ź necessario dimostrare l'interesse personale e concreto. 5)

(4) Il diritto di accesso si esercita, con riferimento agli atti del procedimento amministrativo, anche durante il corso dello stesso, purché esecutivi ed efficaci, nei confronti dell'autoritą che Ź competente a formare l'atto conclusivo o a detenerlo stabilmente. Il diritto di accesso agli atti adottati dalla Giunta provinciale Ź autorizzato dal direttore della ripartizione provinciale Servizi centrali.

(5) Non Ź ammesso l'accesso agli atti preparatori nel corso della formazione degli atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione, salvo diverse disposizioni di legge.

(6) Le disposizioni sulle modalitą del diritto di accesso di cui al presente regolamento si applicano, in quanto compatibili, alle amministrazioni, associazioni e comitati portatori di interessi pubblici o diffusi, anche locali.

2. (Accesso informale)

(1) Il diritto di accesso si esercita in via informale mediante richiesta, anche verbale, alla struttura organizzativa competente a formare l'atto conclusivo del procedimento o a detenerlo stabilmente.

(2) L'interessato deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta, ovvero gli elementi che ne consentano l'individuazione, specificare e, ove occorra, comprovare l'interesse connesso all'oggetto della richiesta, far constare la propria identitą e, ove occorra, i propri poteri rappresentativi.

(3) La richiesta, esaminata immediatamente e senza formalitą, Ź accolta mediante indicazione della pubblicazione contenente le notizie, l'esibizione del documento, per estrarne appunti, ovvero altra modalitą idonea.

(4) La richiesta, ove provenga da una pubblica amministrazione, Ź presentata dal titolare dell'ufficio interessato o dal responsabile del procedimento amministrativo.

3. (Accesso formale)

(1) Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della richiesta in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identitą, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite o sull'accessibilitą del documento, il richiedente Ź invitato contestualmente a presentare istanza formale.

(2) Al di fuori dei casi indicati al comma 1, il richiedente puė sempre presentare richiesta formale, di cui l'ufficio, su richiesta dell'interessato, Ź tenuto a rilasciare ricevuta.

(3) La richiesta formale presentata ad organo o struttura organizzativa diversi da quelli nei cui confronti va esercitato il diritto di accesso Ź dai medesimi immediatamente trasmessa a quelli competenti. Di tale trasmissione Ź data comunicazione all'interessato.

(4) Al procedimento di accesso formale si applicano le disposizioni contenute nell'articolo 2, commi 2 e 3.

(5) Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di 30 giorni decorrenti dalla presentazione della richiesta all'organo o struttura organizzativa competenti, o dalla ricezione della medesima nell'ipotesi disciplinata dal comma 3.

(6) Ove la richiesta sia irregolare o incompleta, l'amministrazione, entro dieci giorni, Ź tenuta a darne tempestiva comunicazione al richiedente con raccomandata con avviso di ricevimento od altro mezzo idoneo ad accertarne la ricezione. Il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta perfezionata.

(7) Responsabile del procedimento di accesso Ź il direttore o, su delega di questi, altro dipendente addetto alla struttura organizzativa competente a formare l'atto o a detenerlo stabilmente. Nel caso di atti infraprocedimentali, responsabile del procedimento di accesso Ź, parimenti il direttore, o il dipendente da lui delegato, competente all'adozione dell'atto conclusivo, ovvero a detenerlo stabilmente, fatto salvo quanto disposto all'articolo 1, comma 4.

4. (Accoglimento della richiesta e modalitą di accesso)

(1) Fatta salva la piĚ specifica disciplina contenuta nelle misure organizzative di cui all'articolo 1, comma 2, il diritto di accesso si esercita secondo le modalitą che seguono.

(2) L'esame dei documenti avviene presso la competente struttura organizzativa, nelle ore di ufficio, alla presenza, ove necessaria, di personale addetto.

(3) Salva comunque l'applicazione delle norme penali, Ź vietato asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo.

(4) L'esame dei documenti Ź effettuato dal richiedente o da persona da lui incaricata con delega scritta, con l'eventuale accompagnamento di altra persona le cui generalitą vanno registrate in calce alla richiesta.

L'interessato puė prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione. 6)

(5) La copia dei documenti Ź rilasciata subordinatamente al pagamento dell'eventuale costo di riproduzione stabilito dalla Giunta provinciale. Le copie dei provvedimenti amministrativi sono rilasciati in forma autenticata. 7)

5. (Contenuto minimo delle misure organizzative delle singole strutture)

(1) Le misure organizzative di cui all'articolo 1, comma 2, riguardano in particolare:

a) le modalitą di compilazione delle richieste di accesso, preferibilmente mediante l'uso di prestampati;

b) le categorie di documenti da pubblicare in luoghi accessibili a tutti e i servizi volti ad assicurare e semplificare tecniche di ricerca di documenti, in particolare con la predisposizione di indici e l'indicazione dei luoghi di consultazione;

c) la tariffa da corrispondere per il rilascio di copia di documenti informatici di cui sia stata fatta richiesta;

d) l'accesso alle informazioni contenute in strumenti informatici che vanno salvaguardate dalla distruzione o dalla perdita accidentale, nonché dalla divulgazione non autorizzata.

(2) La Provincia, le aziende e gli enti da essa dipendenti, istituiscono un servizio per le relazioni con il pubblico.

6. (Non accoglimento della richiesta)

(1) Il rifiuto, la limitazione o il differimento dell'accesso richiesto in via formale, sono motivati, a cura del responsabile del procedimento di accesso, con riferimento specifico alla normativa vigente, all'individuazione delle categorie di cui all'articolo 25 commi 2, 4, 5 e 7 della L.P. n. 17/1993 e alle circostanze di fatto per cui la richiesta non puė essere accolta cosď come proposta.

(2) Il differimento dell'accesso Ź disposto ove sia necessario assicurare una temporanea tutela agli interessi di cui all'articolo 25, comma 2, della L.P. n. 17/1993, o per salvaguardare esigenze di riservatezza dell'amministrazione, specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell'azione amministrativa.

(3) L'atto che dispone il differimento dell'accesso ne indica la durata.

7. (Disciplina dei casi di esclusione)

(1) I documenti non possono essere sottratti all'accesso se non quando essi siano suscettibili di recare un pregiudizio concreto agli interessi di cui all'articolo 6, comma 2. I documenti contenenti informazioni connessi a tali interessi sono considerati segreti solo nell'ambito e nei limiti di tale connessione. A tale fine, le ripartizioni provinciali, le aziende e gli enti dipendenti dalla Provincia, fissano, per ogni categoria di documenti, anche l'eventuale periodo di tempo per il quale essi sono sottratti all'accesso.

(2) In ogni caso i documenti non possono essere sottratti all'accesso ove sia sufficiente far ricorso al potere di differimento.

(3) Fatto salvo quanto disposto dall'articolo 25, commi 4 e 5 della L.P. n. 17/1993, i documenti amministrativi possono essere sottratti all'accesso:

a) quando, al di fuori delle ipotesi disciplinate dall'articolo 12 della legge 24 ottobre 1977, n. 801, dalla loro divulgazione possa derivare una lesione, specifica e individuata, alla sicurezza e alla difesa nazionale, e alla correttezza delle relazioni internazionali;

b) quando i documenti riguardino la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, di persone giuridiche, gruppi, imprese e associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorchŹ i relativi dati siano forniti all'amministrazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono, garantendo peraltro ai richiedenti la visione degli atti dei procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i loro interessi giuridici.

c) quando i documenti contengano dati oggetto della disciplina di cui al titolo II. 8)

8. (Esercizio delle funzioni consiliari)

(1) I consiglieri provinciali hanno diritto di accesso alle deliberazioni della Giunta provinciale, in sede ordinaria o di vigilanza e tutela, ed ai decreti assessorili, da esercitarsi mediante richiesta, anche verbale, alla struttura organizzativa competente a detenerli in originale.

(2) In base alle vigenti disposizioni del regolamento interno del Consiglio provinciale, i consiglieri provinciali possono richiedere, nell'esercizio della loro funzione di controllo, informazioni o dati su provvedimenti adottati da altri organi della Provincia o delle aziende o enti da essa dipendenti, direttamente al Presidente della giunta provinciale o all'assessore provinciale competente per materia.

9. (Tariffe)

(1) L'esame dei documenti, con facoltą di ricopiarne in tutto o in parte il contenuto, Ź gratuito. 9)

(2) Per il rilascio di copia fotostatica o di copia autentica di qualsiasi documento sono dovuti i seguenti importi:

15 cent per la copia in bianco e nero di ciascuna facciata dal formato non superiore a 21x29;

30 cent per la copia in bianco e nero di ciascuna facciata dal formato superiore a 21x29;

50 cent per la copia a colori di ciascuna facciata dal formato non superiore a 21x29;

1 euro per la copia a colori di ciascuna facciata dal formato superiore a 21x29. 10)

(3) Per il rilascio di copia di disegni ed altri elaborati tecnici o supporti digitali, il direttore della competente ripartizione fissa la tariffa in base agli effettivi costi di riproduzione, e comunque in misura non inferiore a cent 30 e non superiore a euro 30,00. 11)

(4) All'atto del pagamento delle spese per la riproduzione Ź rilasciata all'interessato una ricevuta. Le somme introitate a tale titolo sono versate mensilmente, unitamente ad una figlia delle singole ricevute, all'Ufficio entrate. 12)

(5) Il rilascio di pubblicazioni edite dall'amministrazione, messe a disposizione del pubblico, Ź gratuito. 13)

 

Titolo II 14)

Trattamento dei dati personali nelle strutture organizzative

della Provincia autonoma di Bolzano-Alto Adige

 

Capo I

Disposizioni generali

 

10. (Responsabili del trattamento)

(1) Ai sensi e per gli effetti dell'articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, sono responsabili del trattamento dei dati personali:

a) le ripartizioni, in persona del direttore pro tempore;

b) nel caso in cui il direttore di una ripartizione abbia autorizzato un ufficio da esso dipendente ad istituire un proprio servizio di archivio, ai sensi dell'articolo 3, comma 1, del decreto del Presidente della giunta provinciale 20 novembre 1995, n. 55: l'ufficio, in persona del direttore pro tempore;

c) per le scuole: le persone designate dal titolare, ovvero il dirigente scolastico pro tempore;

d) per gli enti strumentali: le persone designate dal titolare, ovvero il direttore pro tempore. 15)

11. (Obblighi di sicurezza e vigilanza sul trattamento dei dati)

(1) In relazione al trattamento di dati personali effettuato anche con

l'ausilio di strumenti elettronici o comunque automatizzati da parte delle

strutture organizzative dell'Amministrazione provinciale, il responsabile del

trattamento adotta e promuove i provvedimenti necessari ad assicurare

l'osservanza degli obblighi di sicurezza e delle misure minime di sicurezza

prescritte ai sensi degli articoli 31, 33 e seguenti del decreto legislativo 30

giugno 2003 n. 196. 16)

(2) 16)

(3) Alle comunicazioni periodiche al Garante per la protezione dei dati nonché alle incombenze di coordinamento, di aggiornamento poste a carico del titolare dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, provvede il direttore pro tempore della ripartizione servizi centrali, che a tal fine Ź sentito sui provvedimenti da adottarsi ai sensi dei commi 1 e 2.

(4) Il nucleo di valutazione vigila sulla puntuale osservanza delle vigenti disposizioni in materia di trattamento dei dati personali. 16)

12. (Incaricati del trattamento e responsabili esterni)

(1) I responsabili del trattamento designano i singoli funzionari addetti al trattamento dei dati personali. Nell'incarico sono indicati l'ambito del trattamento consentito e le norme, anche in materia di accesso ai documenti amministrativi, che devono essere osservate.

(2) Ai soggetti esterni, incaricati per l'espletamento di funzioni della Provincia autonoma di Bolzano, possono essere trasmessi i dati personali indispensabili per lo svolgimento delle funzioni conferite, previa nomina quali responsabili o incaricati ai sensi degli articoli 29 e 30 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, con provvedimento adottato ai sensi dell'articolo 11, comma 2.17)

(3) I soggetti esterni trattano i dati esclusivamente per l'espletamento degli incarichi affidati. 17)

(4) I responsabili e gli incaricati di cui ai commi 2 e 3 sono inseriti nell'apposita sezione del piano di sicurezza in essere. 17)

(5) I responsabili e gli incaricati di cui ai commi 3 e 4 sono inseriti nella apposita sezione del piano di sicurezza in essere.

(6) ť responsabile del trattamento dei dati personali svolto nell'ambito della"Rete civica" della Provincia l'ente o la societą convenzionata per la gestione della rete stessa. 17)

13. (Informativa agli interessati)

(1) L'informativa di cui all'articolo 13 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, puė essere resa per iscritto o in via orale, o mediante l'utilizzo di avvisi al pubblico.

(2) I moduli resi disponibili al pubblico anche in via telematica contengono l'informativa agli interessati di cui al comma 1. 18)

14. (Trattamento con strumenti elettronici o comunque automatizzati)

(1) Nell'osservanza degli obblighi di sicurezza e delle misure minime di sicurezza emanate ai sensi degli articoli 33 e seguenti del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, le strutture organizzative trattano i dati personali procedendo all'elaborazione ed all'archiviazione con strumenti elettronici o comunque automatizzati e possono procedere alla comunicazione o alla diffusione dei dati personali anche in via telematica, se ed in quanto la comunicazione o la diffusione sono comunque ammesse.19)

Capo II

Trattamento di dati sensibili e giudiziari 20)

 

15. (Individuazione dei tipi di dati trattati e delle operazioni eseguibili)

(1) In attuazione delle disposizioni di cui agli articoli 20, comma 2, e 21, comma 2, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, le schede e gli elenchi con le modalitą di trattamento e le misure di sicurezza attivate sul sito www.provincia.bz.it/privacy, ed aggiornate entro il 28 febbraio di ogni anno dalle singole unitą organizzative provinciali, identificano i tipi di dati personali, sensibili e giudiziari per cui Ź consentito il relativo trattamento presso la Provincia autonoma di Bolzano, nonché le operazioni eseguibili in riferimento alle specifiche finalitą di rilevante interesse pubblico sensibili di cui agli articoli 64, 65, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 85, 86, 95 e 112 del citato decreto legislativo.

(2) L'elenco dei trattamenti e le schede dell'amministrazione provinciale di cui al comma 1 sono approvate dal Direttore della Ripartizione servizi centrali pro tempore, sentito il Garante per la Protezione dei dati personali per quanto previsto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

(3) L'elenco dei trattamenti e le schede redatte con il sistema informatico centralizzato sono pubblicate sul sito internet dell'amministrazione provinciale.

(4) I dati sensibili e giudiziari individuati dal presente regolamento sono trattati previa verifica della loro pertinenza, completezza ed indispensabilitą rispetto alle finalitą perseguite nei singoli casi, in particolare nel caso in cui la raccolta non avvenga presso l'interessato.

(5) Le operazioni individuate nel presente regolamento sono ammesse soltanto se indispensabili allo svolgimento degli obblighi o compiti di volta in volta indicati, per il perseguimento delle rilevanti finalitą di interesse pubblico specificato e nel rispetto delle disposizioni rilevanti in materia di protezione dei dati personali, nonché degli altri limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti.

(6) Sono inutilizzabili i dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali (articoli 11 e 22, comma 5, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196). 21)

16. (Appartenenza linguistica)

(1) I dati, raccolti a termini del decreto del Presidente della Repubblica 26 luglio 1976, n. 752, e successive modifiche, idonei a rilevare l'appartenenza o l'aggregazione ad un gruppo linguistico, sono trattati dalle competenti strutture provinciali mediante operazioni ordinarie per le finalitą previste dagli articoli 65, 68 e 112 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e sono diffusi, per le finalitą connesse allo svolgimento delle operazioni elettorali di cui al decreto del Presidente della Repubblica 31 agosto 1972, n. 670, come disciplinate dalla legge regionale 8 agosto 1983, n. 7, e successive modifiche. 22)

17. 23)

18. 24)

19. 25)

20. 26)

21. 27)

 

Capo III

Trattamento e accesso ai dati personali nell'ambito del Sistema Informativo Lavoro Provinciale (SILP) e della Banca dati provinciale degli assistibili (BDPA) 28)

22. 29)

 

Capo IV

Norme finali 30)

23. 31)

Il presente decreto sarą pubblicato nel Bollettino Ufficiale della Regione. ť fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare.

 

NOTE                                      

1) Pubblicato nel B.U. 19 luglio 1994, n. 32.

2) Il titolo Ź stato sostituito dall'art. 1 del D.P.G.P. 28 dicembre 1999, n. 70.

3) L'intestazione Ź stata iserita dall'art. 1 del D.P.G.P. 28 dicembre 1999, n. 70.

4) Il comma 1 Ź stato modificato dall'art. 1 del D.P.G.P. 28 dicembre 1999, n. 70.

5) Il comma 3 Ź stato integrato dall'art. 2 del D.P.G.P. 2 novembre 1994, n. 50.

6) Il comma 4 Ź stato modificato dall'art. 1 del D.P.G.P. 28 dicembre 1999, n. 70.

7) Il comma 5 Ź stato modificato dall'art. 1 del D.P.G.P. 28 dicembre 1999, n. 70.

8) La lettera c) Ź stata aggiunta dall'art. 1 del D.P.G.P. 28 dicembre 1999, n. 70.

9) Il comma 1 Ź stato sostituito dall'art. 1 del D.P.P. 13 giugno 2005, n. 26.

10) Il comma 2 Ź stato sostituito dall'art. 1 del D.P.P. 13 giugno 2005, n. 26, e dall'art. 3 del D.P.P. 11 dicembre 2006, n. 75.

11) Il comma 3 Ź stato sostituito dall'art. 1 del D.P.P. 13 giugno 2005, n. 26.

12) Il comma 4 Ź stato sostituito dall'art. 1 del D.P.P. 13 giugno 2005, n. 26.

13) Il comma 5 Ź stato sostituito dall'art. 1 del D.P.P. 13 giugno 2005, n. 26.

14) Il Titolo II Ź stato aggiunto dall'art. 2 del D.P.G.P. 28 dicembre 1999, n. 70.

15) L'art. 10 Ź stato sostituito dall'art. 1 del D.P.P. 13 giugno 2005, n. 26; le lettere c) e d) sono state successivamente modificate dall'art. 1 del D.P.P. 9 marzo 2007, n. 20.

16) L'art. 11 Ź stato sostituito dall'art. 1 del D.P.P. 13 giugno 2005, n. 26; il comma 1 Ź stato successivamente modificato dall'art. 2 del D.P.P. 9 marzo 2007, n. 20; il comma 2 Ź stato abrogato dall'art. 7 del D.P.P. 9 marzo 2007, n. 20;

17) L'art. 12 Ź stato sostituito dall'art. 1 del D.P.P. 13 giugno 2005, n. 26; i commi 2, 3 e 4 sono stati successivamente modificati dall'art. 3 del D.P.P. 9 marzo 2007, n. 20.

18) L'art. 13 Ź stato sostituito dall'art. 1 del D.P.P. 13 giugno 2005, n. 26.

19) L'art. 14 Ź stato sostituito dall'art. 1 del D.P.P. 13 giugno 2005, n. 26.

20) La denominazione del capo II Ź stata sostituita dall'art. 4 del D.P.P. 9 marzo 2007, n. 20.

21) L'art. 15 Ź stato cosď sostituito dall'art. 5 del D.P.P. 9 marzo 2007, n. 20.

22) L'art. 16 Ź stato sostituito dall'art. 6 del D.P.P. 9 marzo 2007, n. 20.

23) L'art. 17 Ź stato abrogato dall'art. 7 del D.P.P. 9 marzo 2007, n. 20.

24) L'art. 18 Ź stato sostituito dall'art. 1 del D.P.P. 13 giugno 2005, n. 26, e successivamente abrogato dall'art. 7 del D.P.P. 9 marzo 2007, n. 20.

25) L'art. 19 Ź stato sostituito dall'art. 1 del D.P.P. 13 giugno 2005, n. 26, e successivamente abrogato dall'art. 7 del D.P.P. 9 marzo 2007, n. 20.

26) L'art. 20 Ź stato sostituito dall'art. 1 del D.P.P. 13 giugno 2005, n. 26, e successivamente abrogato dall'art. 7 del D.P.P. 9 marzo 2007, n. 20.

27) L'art. 21 Ź stato sostituito dall'art. 1 del D.P.P. 13 giugno 2005, n. 26, e successivamente abrogato dall'art. 7 del D.P.P. 9 marzo 2007, n. 20.

28) La rubrica Ź stata sostituita dall'art. 2 del D.P.P. 13 giugno 2005, n. 26.

29) L'art. 22 Ź stato sostituito dall'art. 1 del D.P.P. 13 giugno 2005, n. 26, e successivamente abrogato dall'art. 7 del D.P.P. 9 marzo 2007, n. 20.

30) Il capo IV Ź stato aggiunto dall'art. 3 del D.P.P. 13 giugno 2005, n. 26.

31) L'art. 23 Ź stato aggiunto dall'art. 3 del D.P.P. 13 giugno 2005, n. 26, e successivamente abrogato dall'art. 7 del D.P.P. 9 marzo 2007, n. 20