CONSIGLIO D'EUROPA - COMITATO DEI MINISTRI

Il Comitato dei Ministri, in virtù dell'articolo 15 (b) dello Statuto del Consiglio d'Europa,

Considerando che scopo del Consiglio d'Europa è di realizzare una unione più stretta fra i suoi membri;

Cosciente dell'uso crescente di dati a carattere personale che vengono fatti oggetto di trattamenti automatizzati nel settore della polizia e dei vantaggi che possono derivare a questo ambiente dall'utilizzo di elaboratori elettronici e di altri mezzi tecnici;

Considerando, inoltre, la preoccupazione creatasi di possibili abusi nel trattamento automatizzato, con pericolo per la vita privata dell'individuo;

Riconoscendo, da un lato, la necessità di conciliare l'interesse della società alla prevenzione e alla repressione delle infrazioni penali e al mantenimento dell'ordine pubblico e, dall'altro, gli interessi dell'individuo e il rispetto della sua vita privata;

Tenendo conto delle disposizioni della Convenzione per la protezione delle persone riguardo al trattamento automatizzato di dati a carattere personale del 28 gennaio 1981 ed, in particolare, delle deroghe previste all'articolo 9;

Guardando allo spirito delle disposizioni dell'articolo 8 della Convenzione circa la salvaguardia dei Diritti dell'Uomo e delle Libertà fondamentali,

Raccomanda ai governi degli Stati membri:

- di ispirarsi nel loro diritto e normative interne ai principi allegati alla presente Raccomandazione, e
- di far conoscere le disposizioni allegate a questa Raccomandazione e, in particolare, i diritti che la sua applicazione conferisce al singolo individuo.

(1) Al momento dell'adozione di questa Raccomandazione:

- in applicazione dell'articolo 10.2.c del Regolamento interno della riunione dei Delegati dei Ministri, il Delegato dell'Irlanda ha sollevato riserva circa il diritto del suo Governo di adeguarsi o meno a questa Raccomandazione, il Delegato del Regno Unito ha sollevato riserva circa il diritto del suo Governo di adeguarsi o meno ai paragrafi 2.2 e 2.4 della Raccomandazione e il Delegato della Repubblica Federale di Germania ha sollevato riserva circa il diritto del suo Governo di adeguarsi o meno al paragrafo 2.1 della Raccomandazione;

- in applicazione dell'articolo 10.2.c del Regolamento interno della riunione dei Delegati dei Ministri, il Delegato della Svizzera si è astenuto del tutto, precisando che sollevava riserva circa il diritto del suo Governo di adeguarsi o meno a questa Raccomandazione e che la sua astenzione non deve essere interpretata come espressione di disapprovazione sulla Raccomandazione nel suo insieme.


ALLEGATO ALLA RACCOMANDAZIONE N. R (87) 15

Principio n. 1 - Controllo e notifica

1.1. Ogni Stato membro dovrà prevedere una autorità di controllo indipendente ed esterna alla polizia, incaricata di verificare il rispetto dei principi enunciati nella presente Raccomandazione.

1.2. Non dovrà essere ammessa l'introduzione di nuovi mezzi tecnici di trattamento dei dati se non siano state prese tutte le misure ragionevoli per assicurarsi che il loro utilizzo sia conforme allo spirito della legislazione esistente sulla protezione dei dati.

1.3. L'organo responsabile dovrà consultare preventivamente l'autorità di controllo ogni volta che l'introduzione di procedure di trattamento automatizzato sollevi problemi circa l'applicazione della presente Raccomandazione.

1.4. Gli archivi automatizzati permanenti dovranno essere dichiarati all'autorità di controllo. Tale dichiarazione dovrà specificare la natura di ogni archivio dichiarato, l'organo responsabile del suo trattamento, le sue finalità, i tipi di dati che contiene e i destinatari ai quali tali dati sono comunicati.

Dovranno egualmente essere dichiarati all'autorità di controllo gli archivi ad hoc, costituiti in occasione di situazioni particolari, sia nelle condizioni fissate dalla loro specificità, sia in conformità con la legislazione nazionale.


Principio n. 2 - Raccolta di dati

2.1. La raccolta di dati a carattere personale a fini di polizia dovrà essere limitato a quanto necessario per la prevenzione di un pericolo concreto o alla repressione di una determinata infrazione penale. Ogni eccezione a tale disposizione dovrà essere oggetto di una specifica legislazione nazionale.

2.2. Quando vengono raccolti e registrati dati riguardanti una persona a sua insaputa, se i dati non sono stati distrutti, ella dovrà essere informata che informazioni sul suo conto sono detenute, ove possibile, e se l'oggetto dell'attività della polizia non rischi di subirne un maggiore pregiudizio.

2.3. La raccolta di dati indiretta con mezzi tecnici di sorveglianza o altri mezzi automatizzati dovrà essere preceduta da specifiche disposizioni.

2.4. Dovrà essere vietata la raccolta di dati su alcuni individui per il solo motivo della loro origine razziale, delle convinzioni religiose, del comportamento sessuale o delle loro opinioni politiche od il fatto che appartengano a movimenti o a organizzazioni che non sono vietate. La raccolta di dati riguardanti questi fattori non può essere effettuata se non sia assolutamente necessario per le necessità di una determinata inchiesta.


Principio n. 3 - Registrazione dei dati

3.1. Nella misura del possibile, la registrazione di dati a carattere personale a fini di polizia non dovrà riguardare che alcuni dati specifici e dovrà limitarsi ai dati necessari per consentire agli organi di polizia di svolgere i loro compiti legali in un quadro di diritto interno e di obbligazioni derivanti dal diritto internazionale.

3.2. Per quanto possibile, dovranno essere differenziate le differenti categorie di dati registrati, in funzione del loro grado di esattezza o di affidabilità ed, in particolare, i dati fondati su fatti dovranno essere differenziati da quelli fondati su opinioni o valutazioni personali.

3.3. Quando alcuni dati che sono stati registrati per fini amministrativi vengono destinati ad una registrazione permanente, essi dovranno essere registrati in un archivio separato. In ogni caso, dovranno essere prese adeguate misure perchè dati amministrativi non siano mai sottomessi alle regole applicabili ai dati di polizia.


Principio n. 4 - Utilizzo dei dati

4.1. Fatta riserva a quanto previsto dal principio 5, i dati a carattere personale raccolti e registrati dalla polizia a fini di polizia, dovranno servire esclusivamente a quei fini.


Principio n. 5 - Comunicazione di dati

5.1. Comunicazione in seno alla polizia

La comunicazione di dati tra i servizi di polizia in vista di un successivo utilizzo per fini di polizia non dovrà essere permesso se non esiste un interesse legittimo a questa comunicazione nel quadro delle legali attribuzioni di quei servizi.

5.2.i. Comunicazione ad altri organi pubblici

Non dovrà essere permessa la comunicazione di dati ad altri organi pubblici, se non in determinati casi:

a. esiste una obbligazione o autorizzazione legale o un'autorizzazione dell'autorità di controllo, o

b. questi dati sono indispensabili al destinatario per svolgere i loro propri compiti legali e per quanto lo scopo della raccolta o del trattamento eseguito per il destinatario non sia incompatibile con quello previsto all'origine e per quanto non vi si oppongano le obbligazioni legali dell'organo che li ha comunicati.

5.2.ii. Una comunicazione è, inoltre, eccezionalmente permessa se, in un caso specifico:

a. la comunicazione è, senza alcun dubbio, nell'interesse della persona interessata e se, sia che egli abbia acconsentito, sia se le circostanze consentono di ritenere, senza alcuna possibilità di equivoco, un tale consenso, o se

b. la comunicazione è necessaria per evitare un pericolo grave ed imminente.

5.3.i. Comunicazione a persone private

Non dovrà essere permessa la comunicazione di dati ad altri organi pubblici, se non in un caso ben definito, esiste una obbligazione o autorizzazione legale o un'autorizzazione dell'autorità di controllo.

5.3.ii. Una comunicazione a persone private è eccezionalmente permessa se, in un caso specifico:

a. la comunicazione è, senza alcun dubbio, nell'interesse della persona interessata e se, sia che egli abbia acconsentito, sia se le circostanze consentono di ritenere, senza alcuna possibilità di equivoco, un tale consenso, o se

b. la comunicazione è necessaria per evitare un pericolo grave ed imminente.

5.4. Comunicazione internazionale

La comunicazione di dati ad autorità straniere dovrà essere limitata a servizi di polizia. Essa non dovrà essere permessa che:

a. se esiste una disposizione legale chiara che derivi dal diritto interno o internazionale,

b. se, in mancanza di una tale disposizione, la comunicazione sia necessaria per la prevenzione di un pericolo grave ed imminente o la repressione di una grave infrazione penale di diritto comune,

e nella misura in cui non sia in contrasto con la regolamentazione interna relativa alla protezione della persona interessata.

5.5.i. Domande di comunicazione

Con riserva di specifiche disposizioni della legislazione nazionale o di accordi internazionali, le domande di comunicazione di dati dovranno contenere indicazioni sull'organo o la persona da cui provengono, così come del loro oggetto e della loro motivazione.

5.5.ii. Condizioni della comunicazione

La qualità dei dati dovrà, per quanto possibile, essere verificata al più tardi prima della loro comunicazione. In tutte le comunicazioni di dati e, nei limiti del possibile, le decisioni di tipo giurisdizionale, così come le decisioni di non proseguire dovranno essere evidenziate e i dati fondati su opinioni o valutazioni personali essere verificati alla sorgente prima di essere comunicati; dovrà essere indicato il loro degrado di affidabilità o di esattezza.

Se avvenisse che i dati nonsiano più esatti ed aggiornati, essi non dovranno essere comunicati; se fossero comunicati dati obsoleti o inesatti, l'organo che li ha spediti dovrà, nei limiti del possibile, informare tutti gli organi destinatari ai quali i dati sono stati trasmessi, circa la loro non-conformità.

5.5.iii. Garanzie circa la comunicazione

I dati comunicati ad altri organi pubblici, a persone private o ad autorità straniere non dovranno essere utilizzati per altri fini che quelli specificati nella richiesta di comunicazione.

Ogni utilizzo per fini diversi dovrà essere subordinato all'accordo dell'organo che li ha spediti, senza pregiudizio delle disposizioni di cui ai paragrafi da 5.2 a 5.4.


5.6. Messa in relazione di archivi ed accesso diretto (accesso on line)

La messa in relazione di archivi con altri archivi utilizzati per fini diversi è sottoposta ad una delle seguenti condizioni:

a. la concessione di una autorizzazione dell'organo di controllo ai fini di una inchiesta su un delitto particolare, o

b. conformemente ad una disposizione legale chiara.

L'accesso diretto (acceso on line) ad un archivio non dovrà essere permesso se non in conformità con la legislazione interna che dovrà tener conto dei principi da 3 a 6 della presente Raccomandazione.


Principio n. 6 - Pubblicità, diritto d'accesso agli archivi di polizia,
diritto di rettifica e diritto di ricorso

L'autorità di controllo dovrà prendere una serie di misure al fine di assicurare che il pubblico sia informato dell'esistenza degli archivi che sono oggetto di una notifica, così come dei loro diritti nei riguardi di tali archivi. L'operatività di questo principio dovrà tener conto della specificità degli archivi ad hoc, in particolare, della necessità di evitare che sia intralciato pesantemente lo svolgimento di un compito legale da parte di organi della polizia.

6.2. La persona interessata dovrà poter ottenere l'accesso ad un archivio di polizia ad intervalli ragionevoli e senza ritardi eccessivi, in conformità con quanto previsto dal diritto interno.

6.3. La persona interessata dovrà poter ottenere, all'occorrenza, la rettifica dei dati contenuti in un archivio che la riguardano.

I dati a carattere personale che l'esercizio del diritto d'accesso ha rilevato come inesatti o che sono ritenuti ridondanti, inesatti o non pertinenti, in applicazione di uno degli altri principi contenuti in questa Raccomandazione, dovranno essere cancellati o corretti o essere oggetto di una manifestazione di rettifica aggiunta all'archivio.

Tali misure di cancellazione o di rettifica si dovranno estendere, nei limiti del possibile, a tutti i documenti allegati all'archivio di polizia e, se non eseguite immediatamente, esse dovranno essere, al più tardi, oggetto della successiva registrazione o di comunicazione di dati.

6.4. L'esercizio del diritto di accesso, di rettifica o di cancellazione non sarà oggetto di una restrizione, se non nei limiti in cui una tale restrizione sia indispensabile per lo svolgimento di un compito legale della polizia o necessaria per la protezione della persona interessata o dei diritti e libertà altrui.

Nel caso in specie e nell'interesse della persona interessata, può essere esclusa per legge, una comunicazione scritta.

6.5. Un rifiuto o una restrizione di tali diritti dovrà essere motivata per iscritto. La comunicazione della motivazione non potrà essere rifiutata che nel limite in cui sia indispensabile per lo svolgimento di un compito legale della polizia o necessaria per la protezione della persona interessata o dei diritti e libertà altrui.

6.6. Nel caso in cui fosse rifiutato l'accesso, la persona interessata dovrà disporre di una possibilità di ricorso presso l'autorità di controllo o di altro organo indipendente che si assicurerà che il rifiuto abbia il giusto fondamento.


Principio 7 - Durata della conservazione e aggiornamento dei dati

7.1. Dovranno essere prese adeguate misure perchè dati a carattere personale conservati a fini di polizia vengano cancellati quando non sono più necessari per i fini per i quali sono stati precedentemente registratI.

A questo fine, si conviene, in particolare, di prendere in considerazione i seguenti criteri: necessità di conservare i dati alla luce delle conclusioni di un'inchiesta per un certo caso; pronuncia di una decisione definitiva e, in particolare, assoluzione; riabilitazione; prescrizione; amministia; età della persona interessata; categoria particolare di dati.

7.2. Dovranno essere stabilite, in accordo con l'autorità di controllo o in conformità al diritto interno, una serie di regole tese a stabilire i periodi di conservazione per le differenti categorie di dati a carattere personale,così come i controlli periodici sulla loro qualità.


Principio 8 - Sicurezza dei dati

8. L'organo responsabile dovrà prendere tutte le misure necessarie per garantire ai dati l'adeguata sicurezza fisica e logica , e per impedire l'accesso o la comunicazione non autorizzata o l'alterazione.

A questo fine, dovrà tener conto dei diversi contenuti e caratteristiche dei dati.