CONSIGLIO D'EUROPA - COMITATO DEI MINISTRI

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Il Comitato dei Ministri, in virtù dell'articolo 15 (b) dello Statuto del Consiglio d'Europa,

Considerando che scopo del Consiglio d'Europa è di realizzare una unione più stretta fra i suoi membri;

Tenendo conto delle disposizioni della Convenzione per la protezione delle persone riguardo al trattamento automatizzato di dati a carattere personale del 28 gennaio 1981;

Cosciente della necessità di proteggere la vita privata di ogni individuo di fronte al crescente utilizzo dell'informatica nel campo della "sicurezza sociale";

Constatando la quantità significativa di popolazione degli Stati membri interessata al sistema di sicurezza sociale e, quindi, il volume di informazioni, di cui parte sono sensibili, a disposizione delle istituzioni della sicurezza sociale;

Tenendo conto del fatto che l'incremento della mobilità della manodopera esige una cooperazione tra le istituzioni della sicurezza sociale dei differenti Stati membri e, dunque, uno scambio di informazioni in materia di sicurezza sociale tra le diverse frontiere nazionali;

Cosciente che l'utilizzo di dati a carattere personale è indispensabile per una buona gestione del sistema di sicurezza sociale;

Considerando che deve essere trovato un punto di equilibrio, da un lato, tra la necessità di utilizzare dati a carattere personale nel campo della sicurezza sociale e, dall'altro, la necessità di assicurare la protezione di ciascun individuo, in particolare, quando tali dati vengono fatti oggetto di trattamento automatizzato,

(1) Al momento dell'adozione di questa Raccomandazione e, in applicazione dell'articolo 10.2.c del Regolamento interno della riunione dei Delegati dei Ministri:
- Il Delegato della Francia ha sollevato riserva circa il diritto del suo Governo di adeguarsi o meno al paragrafo 8.1 dell'allegato alla Raccomandazione, nel senso che tale paragrafo non sarà applicato dal suo paese, salvo per quanto riguarda la misura o le garanzie addizionali che saranno predisposte in applicazione al paragrafo 8.2.
- il Delegato del Regno Unito ha sollevato riserva circa il diritto del suo Governo di adeguarsi o meno alla seconda linea del paragrafo 1.2, alla seconda frase del paragrafo 3.3 e al paragrafo 5 dell'allegato alla Raccomandazione.

Raccomanda ai Governi degli Stati membri:

1. Campo di applicazione e definizioni

1.1. I principi e le linee direttive contenuti nel presente allegato si applicano all'utilizzo di dati a carattere personale a fini di sicurezza sociale, ai sensi del paragrafo 1.2, ai settori pubblico e privato, quando tali dati siano oggetto di trattamento automatizzato.

1.2. Ai fini della presente Raccomandazione:
- l'espressione "dati personali", riguarda ogni informazione concernente una persona fisica identificata o identificabile. Una persona fisica non deve essere considerata come "identificabile" se questa identificazione necessita di lunghi tempi, di costi e attività non ragionevoli.

- l'espressione "a fini di sicurezza sociale", riguarda il complesso dei compiti che spettano alle istituzioni della sicurezza sociale nei riguardi delle seguenti categorie di prestazioni: indennità di malattia e di maternità; indennità d'invalidità; indennità di vecchiaia; indennità dei superstiti; indennità in caso di incidente sul lavoro e di malattie professionali; sussidio di decesso; indennità di disoccupazione; indennità alle famiglie.

1.3. Gli Stati membri possono estendere la presente Raccomandazione ad altre categorie di indennità gestite su una base contributiva o meno, così come ai dati fatti oggetto di trattamento manuale.


2. Rispetto della vita privata

2.1. Il rispetto della vita privata delle persone deve essere garantito al momento della raccolta, della registrazione, dell'utilizzo, del trasferimento e della conservazione dei dati a carattere personale utilizzati a fini di sicurezza sociale.

2.2. Ogni istituzione di sicurezza sociale dovrà prevedere misure di controllo adeguate per garantire la protezione di tali dati.


3. Raccolta e registrazione dei dati

3.1. La raccolta e la registrazione di dati a carattere personale a fini di sicurezza sociale non dovrà eccedere quanto è necessario alle istituzioni della sicurezza sociale interessate per svolgere i loro compiti.
La raccolta e la registrazione di dati sensibili non dovranno essere fatti, se non nei limiti previsti dal diritto interno. Inoltre, la raccolta e la registrazione di dati a carattere personale relativi a l'origine razziale, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o altre convinzioni sono vietate, a meno che non siano assolutamente necessari per il servizio di una specifica prestazione.

3.2. Le istituzioni della sicurezza sociale dovranno fare tutto il possibile per raccogliere dati a carattere personale direttamente dalla persona interessata.

3.3. Le istituzioni della sicurezza sociale possono, all'occorrenza, consultare altre fonti, conformemente al diritto interno. Tuttavia, i dati sensibili a carattere personale non possono essere ottenuti da altre fonti che, con il consenso chiaro ed esplicito della persona interessata o conformemente alle altre garanzie previste dal diritto interno.

3.4. Ogni istituzione di sicurezza sociale dovrà fare una lista, a cui verrà data la dovuta pubblicità, con tutte le categorie di dati conservati così come tutte le categorie di persone interessate da questi dati, i fini per i quali tali dati sono necessari, le autorità alle quali trasmettono regolarmente tali dati ed ancora, le categorie di dati che vengono trasmesse.


4. Utilizzo dei dati

4.1. I dati a carattere personale raccolti per una istituzione di sicurezza sociale per svolgere uno specifico compito possono essere utilizzati ad altri fini rilevanti di sicurezza sociale di competenza della stessa istituzione.

4.2. Lo scambio di dati a carattere personale tra istituzioni di sicurezza sociale dovrà essere ammesso nei limiti del compimento dei loro compiti.

4.3. I dati a carattere personale non dovranno essere trasmessi, al di fuori del campo della sicurezza sociale e per fini diversi dalla sicurezza sociale, se non avendo il consenso esplicito della persona interessata o conformemente alle altre garanzie previste dal diritto interno.


5. Codice numerico di sicurezza sociale

5.1. L'introduzione o l'utilizzo di un codice numerico di sicurezza sociale uniforme ed unico rispetto a tutti gli altri mezzi di identificazione dovrà essere accompagnato da adeguate garanzie previste dal diritto interno.


6. Accesso ai dati da parte della persona interessata

6.1. Con riserva di eventuali disposizioni di diritto interno relative a dati sanitari o alla ricerca scientifica o alle statistiche, il diritto della persona interessata di ottenere e di rettificare i dati che la riguardano non deve essere fatta oggetto di restrizioni, a meno che ciò non sia necessario per la repressione di frodi o di abusi collegati con il sistema della sicurezza sociale o per la protezione dei diritti e delle libertà altrui.

6.2. Queste diverse modalità di esercizio del diritto devono essere oggetto di adeguata pubblicità.


7. Sicurezza dei dati

7.1. Ogni istituzione di sicurezza sociale dovrà mettere in opera tutte le adeguate misure tecniche e organizzative atte a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati a carattere personale utilizzati a fini di sicurezza sociale..

7.2. Il personale delle istituzioni di sicurezza sociale e tutte le altre persone che intervengono nel trattamento dei dati dovranno essere tenuti informati di queste misure e della necessità del loro rispetto.


8. Flusso trasfrontaliero di dati a carattere personale utilizzati a fini di sicurezza sociale

8.1. La trasmissione transfrontaliera tra istituzioni di sicurezza sociale di dati a carattere personale dovrà essere permessa, conformemente agli strumenti giuridici internazionali relativi al campo della sicurezza sociale, nella misura necessaria al compimento dei loro compiti.

8.2. Le disposizioni dei paragrafi 4.1, 4.2 e 4.3, sono applicabili ai dati a carattere personale oggetto di flussi transfrontalieri. Se necessario, dovranno essere previste garanzie addizionali al fine di garantire il rispetto della vita privata della persona interessata da parte dello Stato di destinazione, ove vengono trasferiti i dati a carattere personale.


9. Conservazione dei dati

9.1. I dati a carattere personale non dovranno essere conservati da una istituzione di sicurezza sociale più a lungo del tempo necessario a completare i loro compiti o l'interesse della persona interessata.

9.2. I periodi di conservazione dovranno essere fissati in funzione di ciascuna categoria di prestazioni o rispetto a particolari caratteristiche di una qualche prestazione, o di dati che siano necessari per la determinazione di altro tipo di prestazioni, a meno che non intervenga la natura sensibile di dati a carattere personale.

9.3. Tuttavia, quando nell'interesse della ricerca storica, scientifica o statistica, sia auspicabile conservare dati a carattere personale che non sono più utilizzati a fini di sicurezza sociale, questi dati, nella misura del possibile, dovranno essere resi anonimi. Se si rendesse necessario conservare i dati sotto una forma identificabile , dovranno essere prese misure di sicurezza appropriate in seno agli organismi che, per ultimi, avranno la disponibilità di questi dati.